ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■操作の習得支援別
- 導入前に初期設定や操作方法の案内を受けられる：aipass
- 電話やチャットで相談できる：株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム、aipass
- ■利用する担当者別
- フロントや予約担当の操作を重視：株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム、DYNA PMS
- 経理や売上集計の機能を重視：aipass、GLOVIAsmartホテル
予約を受けてから到着前までのPMSの使い方
PMSの業務は、予約を登録するところから始まります。到着前に行う操作をそろえておくと、当日のフロント対応がスムーズです。ここでは、予約から到着前までの基本の使い方を見ていきます。
予約の登録と変更の操作
電話や公式サイト、OTA（オンライン旅行予約サイト）から入った予約は、PMSに登録します。サイトコントローラーと連携していれば自動で取り込まれ、電話の予約などは手入力で登録します。
宿泊日や人数、部屋タイプ、料金プランを入力し、日程の変更やキャンセルも同じ画面で行います。変更したときは、予約サイト側の在庫にも反映されているかを確認しましょう。
客室の割り当てと空室の確認
予約に対して客室を割り当てる作業を、PMSの画面で行います。客室の空き状況は、カレンダーや一覧の形式で確認でき、予約を移動して調整できる製品もあります。
連泊や団体の予約では、部屋の配置を考える必要があります。同じグループの部屋を近くにまとめるか、階を分けるかなど、状況に応じた判断が求められます。到着前に、禁煙や階数などの希望がある予約を確認し、割り当てに反映しておくと当日の対応を円滑に進められます。
宿泊者情報と特記事項の準備
到着前に、宿泊者の氏名や連絡先、アレルギーや記念日などの特記事項を確認します。事前チェックインの仕組みがあれば、宿泊者の入力した情報をPMSで確認できます。
特記事項は、担当者の引き継ぎで漏れやすい項目です。PMSのメモ欄や備考欄に記録し、当日のスタッフ全員が見られる状態にしておきましょう。
チェックインからステイ中のPMSの操作
到着当日は、チェックインの受付が中心の業務です。滞在中も、追加の利用料金や客室の状態を記録していくため、PMSの操作は続きます。手順をそろえておくと、ミスを防げます。
チェックインの受付と宿泊者名簿
お客様が到着したら、PMSで予約を呼び出し、宿泊者の情報を確認してチェックインの処理を行います。宿泊者名簿への記入や、必要な場合の本人確認も、この場面で行う業務です。
名簿の記載事項や保存の取り扱いは、旅館業法や自治体の案内に従います。日本国内に住所を有しない外国人のお客様の場合は、国籍や旅券番号の記録が必要になるため、入力欄の有無も確認しておきましょう。PMSの名簿機能が、自館の運用にあう項目を備えているかは、導入時に確認しましょう。
追加料金や部屋移動の登録
滞在中に発生した、レストランの利用や追加の飲み物、延泊の料金は、PMSの客室の請求に登録します。館内のPOSレジと連携していれば、利用料金が自動で反映される場合もあります。
部屋の移動や、宿泊人数の変更が発生した場合も、PMSで処理します。変更の内容が清掃や会計に正しく反映されるか、操作後の画面で確認する習慣をつけましょう。
客室の状態と清掃の連絡
客室の状態は、清掃前、清掃済み、使用中などの区分で管理します。清掃の担当者が作業を終えたら、状態を更新し、フロントがすぐに確認できるようにします。
状態の更新が遅れると、客室がすでに使える状態でも案内できず、チェックインの案内が遅れる要因となります。更新の担当者と、入力するタイミングを決めておくと、運用が安定します。
チェックアウトと会計のPMSの操作
チェックアウトの会計は、金額に関わるため、特に慎重な操作が求められます。基本の流れと、イレギュラーな場面の対応を押さえておきましょう。
精算と領収書の発行
チェックアウト時には、PMSで宿泊料金と追加料金の合計を確認し、精算の処理を行います。現金やクレジットカード、事前決済など、支払い方法を選んで記録します。
領収書は、宛名や但し書きを入力して発行します。税や入湯税、宿泊税のような項目が正しく分かれて表示されているか、発行前に画面で確認しましょう。
団体や分割払いの会計処理
団体の宿泊では、部屋ごとの支払いと、代表者の一括払いに分けて会計する場面があります。PMSでは、請求の宛先を分けて処理する機能で対応できる製品があります。
どの料金を誰が支払うかは、到着前に確認しておくと、当日の会計が円滑に進みます。分割の操作は手順が複雑になりやすいため、事前に練習しておきましょう。
誤入力の修正と取消の手順
料金の入力を誤った場合や、支払いを取り消す場合の手順は、製品ごとに異なります。修正したときに履歴が残る仕組みがあると、後から確認ができて安心です。
会計の訂正は、権限を持つ担当者だけが行えるように設定する運用もあります。誰がいつ修正したかを確認できる機能の有無も、確認しておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でホテル・宿泊施設向けシステム（PMS）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
日次の締め処理とPMSデータの活用
一日の業務の終わりには、売上の確認と締めの処理を行います。PMSに蓄積されたデータは、日々の締めだけでなく、経営の判断にも使えます。
日次の締め処理と売上の確認
日次の締め処理では、その日の売上や入金、未精算の予約を確認し、データを確定させます。現金の実績と画面の金額に差がないかを照合する作業も、あわせて行います。
締めの処理後に修正が必要になると、手間が増えます。月次の集計にも影響するため、日々の確認が欠かせません。締めの前に、チェックアウト漏れや、会計の未処理がないかを一覧で確認する習慣をつけましょう。
稼働率や売上のレポートの見方
PMSでは、稼働率や客室単価、売上の推移などのレポートを出力できます。曜日別や月別の傾向を見ると、料金の調整や販売の方針を考える材料として使えます。
レポートの項目名や計算方法は、製品ごとに異なることがあります。例えば客室単価は、サービス料や税を含むかどうかで数字が変わります。数字の意味を理解したうえで、複数の月を同じ基準で比べるようにしましょう。
会計ソフトへのデータ出力
日次や月次の売上を、会計ソフトに取り込める形式で出力できる製品があります。手入力が減ることで、経理担当者の作業の時間を短縮できる可能性があります。
出力できる形式や、勘定科目の対応づけの設定は、製品や会計ソフトによって異なります。経理の担当者と相談しながら、運用の手順を決めましょう。
PMSの使い方を現場に定着させる方法
PMSは、使い方を覚えて習慣になって初めて効果を発揮します。導入時の説明だけで終わらせず、日々の業務のなかで繰り返し確認する機会をつくりましょう。担当者ごとの役割にあわせた学び方を整えると、定着までの時間を短縮できます。
担当者別のマニュアルの整備
フロント、予約、清掃、経理など、担当によって使う操作は異なります。担当ごとに必要な操作だけをまとめたマニュアルを用意すると、覚える量を減らせます。
ベンダーが提供する資料に、自館のルールを書き足す方法も有効です。更新があったときに、どの資料を直すかも決めておくと、内容が古くなりません。画面の写真と手順を組み合わせ、新しいスタッフが一人でも確認できる内容にしましょう。
テスト環境での練習と研修
実際の予約データに触れずに試せる練習用の環境があると、新しいスタッフの研修に役立ちます。会計や予約の変更など、誤ると影響が大きい操作を安全に練習できます。
練習用の環境の有無や、導入時の操作研修の内容は、製品や契約ごとに異なります。導入前に、研修の回数や方法を確認しておきましょう。
よくある操作ミスと確認の習慣
予約の日付の入力誤りや、料金プランの選択ミス、チェックアウト処理の漏れは、現場で起こり得る操作ミスです。入力後に画面で内容を確認する習慣が、ミスを減らします。
ミスが起きたときは、個人を責めず、仕組みで防ぐ方法を話し合いましょう。確認の手順を共有し、ミスの事例を蓄積して、全員の注意点として生かします。
宿泊の流れで比べるPMSの一覧
予約の受付からチェックアウト、日次の締めまでの操作を想定して、比較しやすい製品を一覧にしました。担当者ごとに使う機能の違いも確認してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| aipass | 客室と清掃の状況把握から、会計、売上管理までを一元的に操作 |
| 株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム | 予約はカレンダーで確認し、チェックイン・チェックアウトはワンクリック |
| DYNA PMS | 予約管理・フロント会計・顧客管理を統合して運用 |
| GLOVIAsmartホテル | 宿泊予約から会計、顧客・売掛管理までを一括で提供するPMS |
操作の流れと担当別に選ぶPMS
フロントの受付から会計処理までの操作を、製品ごとの特徴とあわせて紹介します。実際の操作感はデモで確かめるのがおすすめです。
aipass
- PMSと宿泊ゲスト専用アプリの一体型
- 豊富な省人化・無人化機能や外部連携
- 分かりやすい画面で教育コストを削減
aipass株式会社が提供する「aipass」は、予約連携から客室管理、清掃管理、売上管理までを一つのシステムで扱える宿泊管理システムです。事前チェックインを使えば、到着前にゲストが宿泊者情報を登録でき、当日の宿泊者名簿への記入を省けます。精算では領収書や請求書の発行、会計システムへの連携も可能です。導入前は営業担当が初期設定や操作方法を案内し、導入後はメールと電話で相談できます。
株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム
- 宿泊施設がスマートに管理でき、運営コスト削減・効率化
- 指紋認証や暗証番号解錠など無人化設備で省人化を促進
- 次世代SNSを活用したインバウンド集客の強化が可能
予約の受付からチェックアウトまでの操作をまとめて覚えたい施設では、「株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム」が候補です。予約と空室状況はカレンダーで確認でき、チェックインとチェックアウトはワンクリックで完了します。オフライン予約の入力も簡単で、清掃の割り振りはアプリで確認できます。電話、チャット、メールで相談でき、サポートの対応時間は平日10時から19時です。
DYNA PMS （バリューコマース株式会社）
- チェックイン事前手続きや自動チェックインで、混雑軽減
- 清掃状況のリアルタイム共有やタブレット清掃システムで効率化
- 顧客データと宿泊履歴によるRFM分析／CRM機能
GLOVIAsmartホテル （富士通株式会社）
- 全国1,000施設以上で導入実績があり、運用実績が豊富
- ホテル業務の効率化とコスト削減を一元管理で支援。
- クラウド/パッケージ選択可、クラウドは月額利用
まとめ
PMSの使い方は、予約の登録、到着前の準備、チェックインと滞在中の操作、チェックアウトの会計、日次の締めという宿泊の流れにそって整理できます。担当者別のマニュアルや練習環境を用意すると、現場に定着しやすくなります。操作の習得支援も、製品を比べる際の確認項目です。気になる製品は、資料請求で比較してみてください。
