ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■内製との組み合わせ方別
- 導入企業へのカスタマイズに対応するタイプ：株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム
- APIで外部と連携できるタイプ：株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム、aipass、Staysee
- ■提供形態別
- クラウドで利用するタイプ：株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム、aipass、陣屋コネクト
- パッケージソフトとして導入できるタイプ：GLOVIAsmartホテル
宿泊施設向けPMSを内製する前の確認事項
内製は費用を抑える手段に見えますが、開発後の運用まで含めて判断する必要があります。まず、何を内製と呼ぶのかを整理しましょう。
PMSの内製が指す範囲の整理
PMS（宿泊管理システム）の内製とは、予約、客室、料金、宿泊者情報を扱うシステムを自社で設計し、開発する取り組みです。表計算ソフトやデータベースで台帳を作る方法も、広い意味では内製に含まれます。
一方、市販のPMSに自社の項目を追加する程度であれば、内製というよりカスタマイズです。どこまで自社で作るのかを最初に決めると、必要な人員や期間を見積もりやすくなります。
内製が成り立ちやすい施設の条件
内製が成り立つのは、自社に開発の担当者がいて、施設の運用が独自性の高い仕組みで動いている場合です。例えば、客室や料金の考え方が一般的なPMSでは設定できず、運用を変えることもむずかしいケースが挙げられます。
反対に、客室数が少なく、予約の経路も限られる施設では、既存の台帳で足りることもあります。内製を決める前に、今の運用で困っている点を書き出しておきましょう。
内製以外の選択肢の洗い出し
PMSには、月額制のクラウド型や、設定の自由度が高いものなど、複数のタイプがあります。内製を検討する場合も、これらと費用や期間を比べておくと、判断の材料がそろいます。
比較の際は、初期費用だけでなく、数年間にわたる保守の人件費も含めて考えましょう。内製の見積もりは、開発費に目が向きがちです。運用に必要な工数を入れたうえで、パッケージと比較することが大切です。繁忙期や設備更新の時期に、改修の依頼が重なる点も見込んでおきましょう。
PMSの内製で作る機能の範囲
宿泊業務の中心となる機能は、予約、客室、料金、宿泊者情報です。内製ではこれらを一から作るため、それぞれの難しさを把握しておきましょう。
予約台帳と客室ステータスの管理
予約台帳は、いつ、どの客室に、誰が泊まるかを管理する中心の機能です。内製では、同じ客室への二重予約を防ぐ仕組みや、清掃中や利用不可などの客室の状態を、フロントと清掃担当で共有する画面が必要です。
連泊中の部屋移動や、団体予約の客室割り当てなど、現場で起こる例外の処理も作り込む必要があります。現場の担当者に実際の運用を確認しながら、設計を進めましょう。画面の操作手順も、フロントの担当者が迷わない形に整える必要があります。
料金計算と締め処理の仕組み
宿泊料金は、人数、季節、プラン、連泊割引、各種の税や追加料金などで変わります。内製では、これらの計算ルールをプログラムとして定義し、料金改定のたびに修正する必要があります。
日次の売上を確定する締め処理も、会計への連携を考えると重要です。計算ミスは請求の誤りに直結するため、過去の請求と照合するテストを複数回行いましょう。端数処理や税の扱いは、経理の担当者とも確認しておくと安心です。
宿泊者名簿の記録と保管
宿泊者名簿は、旅館業法にもとづき宿泊施設が作成する書類です。厚生労働省や自治体の案内では、記載事項は氏名、住所、連絡先で、日本国内に住所を有しない外国人の場合は、国籍と旅券番号も記載します。
旅館業法施行規則では、作成の日から3年間の保存が定められています。保管方法や追加で求められる項目は自治体で異なる場合があるため、内製の前に管轄の保健所へ確認しましょう。
内製PMSと外部サービスの連携の負担
宿泊施設のシステムは、単独では完結しません。予約サイトや決済、客室設備とつなぐ部分が、内製で負担の大きい領域です。
OTAやサイトコントローラーとの連携
OTA（オンライン旅行会社）の予約や在庫を一括で管理するサイトコントローラーとの連携は、宿泊施設のPMSで重視される領域です。連携の方式や仕様は提供会社ごとに異なり、接続には提供会社との契約や審査が必要な場合があります。
仕様が更新されると、内製側の改修も必要です。連携の停止は在庫のずれにつながるため、更新の案内を受け取る窓口と、改修を担当する人を決めておきましょう。
決済とカード情報の取り扱い
宿泊料金をクレジットカードで受け取る場合、カード情報の扱いが課題です。自社のシステムでカード情報を保持すると、クレジットカード業界のセキュリティ基準であるPCI DSSへの対応が求められる場合があります。
そのため、カード情報を自社で持たず、決済代行会社のサービスを経由する設計が一般的に検討されます。どの方式が自社の運用にあうかは、決済代行会社や情報システム部門に相談して決めましょう。
自動精算機や客室設備との接続
自動チェックイン機、自動精算機、電子錠、POSレジなどの機器とつなぐ場合、機器ごとに通信の方式や接続の条件が異なります。内製では、この接続部分を機器の提供会社と確認しながら個別に作る必要があります。
機器の入れ替えや新規導入のたびに、接続の見直しが発生します。将来の設備更新の予定も、内製の範囲を決める際の判断材料としましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でホテル・宿泊施設向けシステム（PMS）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
内製した宿泊施設向けPMSの保守体制
PMSは完成後も、法令や連携先の変更、障害への対応が続きます。保守を誰がどう担うかが、内製の継続を左右します。
特定の開発者に依存しない体制づくり
内製したシステムは、開発した担当者しか仕組みを理解していない状態になりがちです。担当者が異動や退職をすると、不具合の原因を調べられず、改修も止まるおそれがあります。
仕様書や設計の記録を残し、複数人で内容を把握できる状態を保ちましょう。引き継ぎの手順や、外部の開発会社に相談できる窓口も、あらかじめ決めておくと安心です。開発を外部に委託する場合も、ソースコードや設計書の扱いを契約で確認しましょう。
宿泊業の稼働時間にあわせた障害対応
宿泊施設は夜間や早朝もチェックインやチェックアウトがあり、システムが止まると現場の業務に影響します。内製では、深夜に障害が起きたときの連絡先や対応の担当を決めておく必要があります。
障害時に紙の台帳で運用を続けられるよう、予約や客室の情報を定期的に出力しておくことも有効です。復旧までの手順を、現場の担当者が確認できる形にしましょう。
個人情報を守る管理の仕組み
PMSには、宿泊者の氏名、住所、連絡先など個人情報が蓄積されます。個人情報保護法にもとづく安全管理措置が必要で、アクセス権限の設定や操作履歴の記録、バックアップの取得などが対策の例です。
パッケージ製品では提供会社が一部のセキュリティ対策を担う場合がありますが、内製では自社で設計・実施する範囲が広くなります。対策の範囲や点検の頻度を決め、定期的に見直す運用を整えましょう。
参考：個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）｜個人情報保護委員会
内製かパッケージ導入かの判断の進め方
内製を決める前に、費用、期間、体制を同じ基準で比べましょう。判断の流れを整理しておくと、社内でも合意しやすくなります。
数年間の総費用の比較
内製の費用は、開発費に加えて、保守の人件費、連携先の改修、サーバーや決済に関わる費用で構成されます。パッケージは、初期費用、月額の利用料、オプションの費用が中心です。
数年間を単位に、両者の総額を同じ条件で試算しましょう。見積もりの前提が異なると比較できないため、客室数や利用する機能をそろえて依頼することが大切です。
一部の機能だけを内製する選択
基幹の機能はパッケージを使い、自社に特有の集計や帳票だけを内製する方法もあります。この場合、パッケージ側がデータを外部に出力できるか、APIで連携できるかの確認が必要です。
内製の範囲が小さければ、保守の負担も抑えられます。PMSを選ぶ際は、データの出力方法や連携の仕様も、確認項目に加えましょう。
内製と比べて選ぶPMSの提供形態・連携一覧
内製とパッケージ導入を比べやすいよう、カスタマイズやAPI連携の有無、提供形態の違いに着目して、5つの宿泊施設向けPMSを一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| aipass | PMS・スマートチェックイン・宿泊ゲスト専用アプリの一体型 |
| 株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム | クラウド型PMS。カスタマイズとAPI連携に対応 |
| Staysee | 無料で導入できるPMS。サイトコントローラー連携と公開APIに対応 |
| 陣屋コネクト | 予約・顧客・販売情報を一元管理し、各種システムと連携 |
| GLOVIAsmartホテル | 小規模からチェーンまで対応。クラウドとパッケージを選択可 |
内製前に比べたいパッケージ型PMS
宿泊施設向けPMSを自社で開発する前に、市販の製品でどこまで賄えるかを確かめておくと判断しやすくなります。ここでは、調整やAPI連携の余地がある製品と、提供形態が異なる製品を取り上げています。
aipass
- PMSと宿泊ゲスト専用アプリの一体型
- 豊富な省人化・無人化機能や外部連携
- 分かりやすい画面で教育コストを削減
aipass株式会社が提供する「aipass」は、外部連携用のAPIを用意しているホテル管理システムです。宿泊管理システム、スマートチェックイン、宿泊ゲスト専用アプリを組み合わせて使え、スマレジや会計システムなどとの連携機能もあります。周辺の機能を別に用意する場合でも、接続を検討できます。導入前には施設運営の経験をもつ営業担当によるヒアリングがあり、導入後はメールや電話でのサポートを受けられます。内製の範囲を絞りたい施設の選択肢です。
株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム
- 宿泊施設がスマートに管理でき、運営コスト削減・効率化
- 指紋認証や暗証番号解錠など無人化設備で省人化を促進
- 次世代SNSを活用したインバウンド集客の強化が可能
株式会社スマートオーダーが提供する「株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム」は、国内のOTA連携とセルフチェックインを備えたクラウド型の宿泊管理システムです。予約管理や清掃管理、決済の機能もあり、導入企業へのカスタマイズに対応しています（導入規模など諸条件あり）。API連携も可能です。自社にあわせた調整や周辺システムとのつなぎ込みを、市販のPMSをベースに進められます。日本国内のAWSクラウドを利用し、専属のサポートチームによる運営支援も行います。内製とパッケージ導入を比べる際の候補です。
Staysee （ステイシー株式会社）
- 予約・客室・売上管理など基本機能を搭載。
- サイトコントローラー連携や公開APIに対応。
- セルフチェックインや清掃アプリなどの追加機能を完備。
陣屋コネクト （株式会社 陣屋コネクト）
- 予約・顧客・販売情報をクラウド上で一元管理。
- PMSを中心に各種システムとの連携機能を提供。
- 宿泊施設運営に必要な業務データの活用を支援。
GLOVIAsmartホテル （富士通株式会社）
- 全国1,000施設以上で導入実績があり、運用実績が豊富
- ホテル業務の効率化とコスト削減を一元管理で支援。
- クラウド/パッケージ選択可、クラウドは月額利用
まとめ
宿泊施設向けPMSの内製は、予約や料金の機能に加え、外部連携、法令対応、保守まで自社で担う取り組みです。開発者への依存や夜間の障害対応を含めて、継続できる体制があるかを確認しましょう。基幹はパッケージを使い、周辺だけ内製する方法もあります。PMSの製品を比較したうえで、自社にあう進め方を検討してみてください。
