ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■構築の支援範囲別
- 導入前に初期設定や操作方法、必要機器の案内を受けられるタイプ：aipass
- ■接続する機器やシステム別
- サイトコントローラーの機能や連携があるタイプ：株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム、Staysee、CheckInn
- スマートロックやカードキーなどの電子錠と連携できるタイプ：株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム、aipass
- 決済端末や会計、レジとの連携に対応するタイプ：aipass
宿泊施設向けPMSの構築で最初に決める前提
構築は、設定画面を触る前の整理で進めやすさが変わります。誰が何を決めるのか、いつまでに稼働させるのかを先に固めましょう。
構築を担う役割の分担
PMSの構築では、提供会社、施設の担当者、周辺機器の事業者が、それぞれ作業を受け持ちます。提供会社が設定を代行する範囲と、施設側が用意するデータや決定事項は、製品や契約によって異なります。
見積もりの段階で、初期設定、データ移行、研修のうち、どこまでが含まれるかを確認しましょう。施設側の窓口を1人に限らず、フロントと経理など複数の担当者を決めておくと、判断が滞りにくくなります。
現行業務の流れの洗い出し
設定の前に、予約の受付からチェックアウト、日次の売上確認までの流れを、現行業務の進め方として書き出します。紙の台帳や表計算ソフトで管理している項目は、PMSのどの機能に置き換えるのかも対応づけましょう。
この作業で、現場だけが知っている例外の運用が見つかることがあります。団体の部屋割りや、長期滞在の請求方法などです。例外の扱いを事前に把握しておくと、設定の漏れを減らせます。現場の担当者に実際の画面や帳票を見せてもらい、運用の細部まで確認しましょう。
稼働日と繁忙期の調整
稼働の開始日は、予約の多い時期を避けて決める考え方があります。新規開業の場合は、開業日から逆算して、設定やテスト、研修の期間を確保しましょう。
既存の施設では、稼働の切り替え日に、すでに入っている先の日付の予約をどう移すかも検討が必要です。余裕のある日程を組み、遅れが出た場合の見直しの基準も決めておきましょう。提供会社と進捗を確認する定例の打ち合わせを設けると、課題の早期発見につながります。
宿泊施設向けPMSで設計する客室と料金のマスタ
マスタとは、PMSが参照する基本情報のことです。客室や料金の定義が実態とずれると、予約や請求の誤りにつながるため、丁寧に設計しましょう。
客室タイプと部屋番号の定義
客室は、シングルやツインなどのタイプ、定員、設備、階数、部屋番号で登録します。予約サイトに出している客室名と、PMS上の客室タイプの対応も、この段階で整理が必要です。
喫煙の可否や、連結できる部屋、バリアフリー対応の部屋など、割り当ての際に区別したい条件も登録しておきましょう。後から項目を足せるかどうかは、製品ごとに確認が必要です。部屋の追加や改装による変更が、どの画面から行えるかも見ておきましょう。
料金プランと税の設定
料金は、基本料金、曜日や季節による変動、食事の有無、連泊の割引、子どもの料金などの組み合わせで決まります。これらを料金プランとして登録し、予約サイトのプランとも対応させます。
消費税や入湯税、宿泊税などの扱いも設定の対象です。宿泊税は自治体によって制度が異なるため、施設のある自治体の案内を確認し、請求書への表示方法も決めておきましょう。
在庫の持ち方の決定
在庫とは、販売できる客室数のことです。自社サイト、予約サイト、電話や窓口など、複数の経路で販売する場合、どの経路にどれだけ客室を割り当てるかの方針が必要です。
全経路で在庫を共有する方法もあれば、経路ごとに枠を設ける方法もあります。施設の販売戦略にあわせて選び、変更したいときの手順も、あらかじめ確認しておきましょう。繁忙期だけ設定を変えるような運用が可能かも、事前に確認が必要です。
予約経路と館内機器の接続の構築
PMSは、予約や会計、館内の機器とつながって、はじめて業務全体を支えます。接続先ごとに必要な手続きと確認事項があります。
予約サイトとの接続の確認
予約サイトの予約をPMSへ取り込む方法として、サイトコントローラーを介する方式や、予約サイトと直接つなぐ方式があります。利用中の予約サイトが、検討中のPMSとつなげられるかは、構築の前に確認が必要です。
接続には、予約サイト側での申請や設定が必要な場合があります。手続きに時間がかかる可能性もあるため、稼働日から逆算して早めに着手しましょう。
会計やレジとの売上データの連携
宿泊料金に加えて、館内のレストランや売店の利用分も請求する場合、レジとPMSの接続が必要です。会計ソフトに売上を渡す場合は、勘定科目や税区分の対応表を作ります。
連携の方式は、データを自動で送る方法と、ファイルを出力して取り込む方法に分かれます。経理の担当者に、日次の確認や月末の締めに必要な手順を聞いたうえで、方式を選びましょう。
自動精算機や電子錠の接続
自動チェックイン機、自動精算機、電子錠を導入する場合、機器の提供会社とPMSの提供会社の双方が関わります。接続の可否や必要な追加の費用は、製品の組み合わせによって異なります。
設置工事や回線の整備が必要な場合もあります。機器の納期とPMSの設定日程がずれないよう、関係する事業者を集めた打ち合わせを開き、作業の順序を共有しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でホテル・宿泊施設向けシステム（PMS）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
データの投入とテストの進め方
設定が終わったら、実際のデータを入れて動作を確かめます。ここで見つかった誤りは、稼働前に直しておくことが大切です。
顧客情報と予約データの投入
既存のシステムから移す情報には、顧客の情報、すでに入っている先の日付の予約、宿泊の履歴があります。データの形式をPMSの取り込み仕様にあわせて整え、重複や表記のゆれを事前に整理しましょう。
顧客情報は個人情報にあたるため、受け渡しの方法や保管場所にも注意が必要です。移行後は、件数や金額が元のデータと一致しているかを確認しましょう。
なお、宿泊者の個人データを移行する際は、個人情報保護法に基づく安全管理措置も必要です。外部事業者に移行作業を委託する場合は、データの受け渡し方法や委託先の管理体制も確認しましょう。
参考：個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）｜個人情報保護委員会
業務のシナリオにもとづくテスト
テストでは、予約の登録から、チェックイン、連泊中の部屋移動、追加料金の登録、チェックアウト、日次の締めまで、現場の流れ通りに操作します。画面を触るだけでなく、帳票の出力や請求額の計算も確認します。
予約のキャンセルや変更、団体、同じ日に複数の客室を使う場合など、例外の運用も試しましょう。結果は記録に残し、修正が必要な点を提供会社へ伝えます。修正後は、同じシナリオで再度テストを行い、問題が解消したかを確認しましょう。
権限とバックアップの設定
フロント、支配人、経理、清掃など、役割ごとに操作できる範囲を設定します。料金の変更や取消などの操作は、権限を持つ人に限定し、操作の履歴が残る状態にしておきましょう。
バックアップの取得方法と、障害時にデータを戻す手順も確認が必要です。クラウド型の場合は、提供会社が行う範囲と、施設側で行う範囲を契約の内容で確かめましょう。
稼働前のリハーサルと切り替え当日の備え
構築の最後は、現場が迷わず動ける状態をつくる段階です。研修と切り替えの手順を整え、当日の不安を減らしましょう。
スタッフ研修と操作手順書の整備
研修は、フロント、清掃、経理など、役割ごとに必要な操作を絞って行うと、短い時間でも身につきます。夜勤や短時間勤務の担当者も、同じ内容を学べるよう、複数回に分けて開催しましょう。
よく使う操作の手順書や、困ったときの連絡先をまとめた資料も用意します。提供会社が用意するマニュアルに加え、施設独自の運用を記した資料があると便利です。画面の写真を入れると、新しい担当者にも伝わりやすくなります。
切り替え当日の手順と代替運用
切り替え当日は、旧システムの最終データを取り込み、予約の件数や客室の状態を照合したうえで、新しいPMSの利用を始めます。作業の担当者と時刻を、時系列の表にまとめておきましょう。
万一PMSを使えない場合に備え、予約の一覧を紙で出力しておくと、現場の対応を続けられます。稼働後の数日間は、提供会社に連絡しやすい体制を確認しておきましょう。
接続先と構築支援の違いがわかるPMS一覧
サイトコントローラーや電子錠、決済、会計との接続のしやすさがわかるよう、5つの宿泊施設向けPMSを一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| aipass | 4つのチェックイン方法を組み合わせ、機器・会計と連携可能 |
| Staysee | 無料で導入できるPMS。サイトコントローラー連携と公開APIに対応 |
| 株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム | クラウド型PMS。OTA連携・清掃管理・セルフチェックインを搭載 |
| CheckInn | サイトコントローラー・PMS・自社予約システムのオールインワン |
| HOTEL SMART | クラウド型。PMS・セルフチェックイン・自社予約システムを提供 |
構築時の接続先で選ぶPMS
宿泊施設向けPMSの構築では、予約サイトや館内機器、会計との接続を最初に洗い出すことが欠かせません。ここでは、接続できる機器やシステム、導入前の支援の違いから製品を取り上げています。
aipass
- PMSと宿泊ゲスト専用アプリの一体型
- 豊富な省人化・無人化機能や外部連携
- 分かりやすい画面で教育コストを削減
aipass株式会社が提供する「aipass」は、タブレット、自動チェックイン機、事前チェックイン、電子レジカードの4つのチェックイン方法を組み合わせられるホテル管理システムです。宿泊管理システムと宿泊ゲスト専用アプリもあわせて使え、スマートキーやカードキー、決済端末、スマレジ、会計システムとの連携機能もあります。導入前には施設運営の経験をもつ営業担当が、初期設定や操作方法、必要な機器について案内します。
株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム
- 宿泊施設がスマートに管理でき、運営コスト削減・効率化
- 指紋認証や暗証番号解錠など無人化設備で省人化を促進
- 次世代SNSを活用したインバウンド集客の強化が可能
「株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム」は、客室管理から売上決済、清掃管理までをまとめて扱うクラウド型の予約基幹システムです。スマートチェックイン機やカードロック、キーボックス、遠隔操作ができるスマートロックなどのハードウェアを導入できます。サイトコントローラーやOTAとの連携もあるため、構築時の接続先を相談しやすい構成です。旅館業法と住宅宿泊事業法に対応しています。月額5,000円からの低価格プランがあり、料金は部屋数に応じて調整されます。
Staysee （ステイシー株式会社）
- 予約・客室・売上管理など基本機能を搭載。
- サイトコントローラー連携や公開APIに対応。
- セルフチェックインや清掃アプリなどの追加機能を完備。
CheckInn （Check Inn 株式会社）
- ポップアップ自社予約でHP離脱率低下に貢献
- Googleホテル広告掲載で自社予約率を向上
- 初期費用無料で月額18,000円から利用可能
HOTEL SMART （xxx株式会社）
- PMSとチェックイン機能で宿泊業務の効率化を支援。
- セルフチェックインに対応
- 自社予約システムの提供により予約管理を効率化。
まとめ
宿泊施設向けPMSの構築は、運用の前提の整理、客室と料金のマスタ設計、予約経路や館内機器との接続、データ投入とテスト、リハーサルの順で進みます。提供会社が担う範囲と施設が準備する範囲を確認し、余裕のある日程を組みましょう。構築の支援内容は製品で異なるため、複数のPMSを比較してみてください。
