ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■運用の負担を減らす機能別
- 清掃状況をスタッフ間で共有できるタイプ：株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム、aipass、DYNA PMS
- 複数チャネルの料金を一括で設定できるタイプ：株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム
- 複数の予約サイトの在庫を一元管理できるタイプ：かくさん
- 権限や操作ログを管理できるタイプ：aipass
- ■運用サポート別
- 電話・チャット・メールで問い合わせできるタイプ：株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム、aipass
宿泊施設向けPMSの運用で毎日行う作業
PMSの運用は、フロントから経理、清掃まで、複数の担当者がかかわります。日々の作業を整理し、誰が何を行うかを明確にしましょう。
予約と客室の状況の更新
予約の登録や変更、キャンセル、客室の割り当ては、気づいた時点でPMSに反映するのが基本です。紙のメモや口頭の連絡だけで済ませると、台帳との間にずれが生じます。ずれた情報をもとに客室を案内すると、宿泊者を待たせる原因にもなります。
電話で受けた予約や当日の変更も、すべてPMSに入力するルールを決めましょう。入力担当者が不在の際の代行者も、あらかじめ決めておくと漏れを減らせます。
日次の締めと売上の確定
日次の締めとは、その日の宿泊料金や館内利用の売上を確定し、翌日に切り替える作業です。宿泊業では夜間に行われることが多く、夜勤の担当者が手順を理解している必要があります。
締めの前に、未精算の宿泊や入力漏れがないかを確認します。確定後にどこまで修正できるかは製品ごとに異なるため、修正の手順も確認しておきましょう。
清掃担当との客室状況の共有
清掃が終わった客室を、フロントがすぐ把握できるかどうかは、チェックインの待ち時間に影響します。PMSの客室の状態を、清掃の進み具合にあわせて更新する運用が必要です。
更新の方法には、清掃担当が端末で入力する方法や、フロントが報告を受けて入力する方法があります。現場の人数や端末の配置にあわせて選びましょう。
予約サイトとの在庫をあわせる運用
複数の予約サイトで客室を販売していると、在庫の情報にずれが生じることがあります。ずれを早く見つける習慣が、予約トラブルの防止に役立ちます。
在庫のずれが生じる主な要因
在庫のずれは、通信の遅延、連携の設定の誤り、PMSを介さない手作業の変更など、複数の要因で起こり得ます。予約サイトの管理画面で直接在庫を変更した場合に、PMSへ反映されないケースもあります。連携が一時的に止まった間に入った予約が、取り込まれない場合もあります。
原因はPMS、サイトコントローラー、予約サイトのいずれにもある可能性があるため、1つに決めつけず、順に確認しましょう。
ずれを早く見つける確認の習慣
日次や週次で、PMSの予約件数と、予約サイトの管理画面の件数を照らし合わせる運用が有効です。特に、繁忙期の前や、料金や在庫を大きく変更した直後は、確認の回数を増やしましょう。
二重予約が起きた場合の対応手順も、事前に決めておきます。代替の客室を案内する基準や、宿泊者への連絡の方法を、支配人と共有しておきましょう。
連携が止まったときの対応手順
連携が止まると、新しい予約が取り込まれず、在庫も更新されません。エラーの通知が管理者に届くか、停止した期間の予約を確認できるかを、製品ごとに確認しておきましょう。
停止が分かった時点で、予約サイトの管理画面を直接確認し、必要なら販売を一時的に止める判断も必要です。復旧後は、止まっていた間の予約が正しく反映されたかを照合します。照合の結果は記録に残し、原因の調査と再発防止に役立てましょう。
宿泊施設向けPMSの設定変更と権限の管理
運用が長くなるほど、設定の変更や担当者の入れ替わりが増えます。変更の手順と権限の持たせ方を整えておくと、誤操作を防ぎやすくなります。
料金改定やプラン追加の手順
料金やプランの変更は、PMSだけでなく、予約サイト側の設定にも影響します。変更の担当者、承認者、反映の日付を決め、変更の内容を記録に残しましょう。
変更後は、実際の予約画面で料金が正しく表示されるかを確認します。繁忙期の料金を一括で設定する場合は、設定の誤りが多くの予約に影響するため、特に慎重に行いましょう。
アカウントと権限の定期的な見直し
入社や退職、異動のたびに、PMSのアカウントと権限を更新しましょう。退職者のアカウントが残ったままだと、個人情報を閲覧できる状態が続くおそれがあります。
数か月に1回など、決まった間隔でアカウントの一覧を点検すると、見落としを減らせます。共用のアカウントを使っている場合は、操作した人を特定できなくなるため、個人ごとの発行を検討しましょう。
操作履歴の確認と記録
料金の変更や予約の取消は、誰がいつ行ったのかを後から確認できる状態が望ましいです。PMSに操作履歴の機能があるか、履歴をどのくらいの期間保管できるかは、製品によって異なります。
履歴は、誤操作の原因を調べる場面で役立ちます。確認する担当者と頻度も決めておくと、運用が定着しやすくなります。責任の追及ではなく、手順の見直しに使う姿勢を、スタッフと共有しておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でホテル・宿泊施設向けシステム（PMS）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
PMSの運用データを経営の判断に使う
PMSには、予約や売上のデータが蓄積されます。運用の中でデータを見る習慣をつくると、料金や販売の見直しに役立ちます。
稼働率や客室単価の見方
稼働率は、販売可能な客室数に対する販売した客室数の割合です。客室単価は、客室売上を販売した客室数で割った値で、単価と稼働率を組み合わせた指標もあります。
ただし、施設によって、除外する客室や集計の方法が異なる場合があります。PMSの帳票の定義を確認し、社内で同じ基準を使うようにしましょう。
予約経路別の傾向の把握
予約が、自社サイト、予約サイト、電話のどこから入っているかを集計すると、販売の傾向が見えてきます。経路ごとの手数料の違いも、収益を考える材料です。同じ売上でも、手数料を差し引いた手元に残る金額は経路によって変わります。
集計の結果から、直接予約を増やす施策や、在庫の配分の見直しを検討できます。数字は月次でまとめ、会議で共有する仕組みをつくりましょう。
運用ルールの文書化と共有
運用が特定の担当者の経験に頼っていると、休暇や退職のたびに作業が止まるおそれがあります。日次の締めや在庫の確認、アカウントの管理などの手順は、文書にして残しましょう。
文書は、作成して終わりにせず、設定を変更した際や新しい機能を使い始めた際に更新します。新しく入ったスタッフの研修にも使えるため、フロントの全員が閲覧できる場所に置いておきましょう。
障害や制度変更に備えるPMSの運用
システムの障害や法令の変更は、運用の中で避けられない出来事です。事前の備えが、現場の混乱を小さくします。
障害時に現場を止めない備え
PMSが使えなくなった場合に備え、当日の到着予定や客室の割り当てを、定期的に紙やファイルに出力しておきます。出力の頻度と保管場所を決め、夜勤の担当者も取り出せるようにしましょう。
提供会社の問い合わせ窓口の受付時間や、緊急時の連絡先も、見やすい場所に掲示します。障害を想定した訓練を、年に1回程度行うのも有効です。訓練の結果は、手順書の見直しに反映しましょう。
法令や税制の変更への対応
宿泊者名簿の記載事項は、2023年12月の旅館業法施行規則の改正で、職業が外れ連絡先が加わっています。このように、宿泊業に関する決まりは見直されることがあります。
変更の情報は、厚生労働省や自治体の案内、PMSの提供会社の通知で確認しましょう。名簿の項目や税の設定をPMSで変更できるかも、あらかじめ確認が必要です。変更の際は、提供会社に対応の時期を問い合わせておくと安心です。
問い合わせの前に整理する情報
障害や不具合を提供会社へ問い合わせる際は、発生した日時、操作していた画面、表示されたエラーの内容、影響を受けた予約の件数を伝えると、原因の調査が進みやすくなります。
画面の写真や、操作の手順をメモしておくと、説明の手間も減ります。担当者が替わっても同じ内容を伝えられるよう、問い合わせ用の記入シートを用意しておきましょう。
日々の運用機能をまとめたPMS一覧
清掃状況の共有や予約サイトとの在庫調整、権限管理など、日々の運用を支える機能の違いがわかるよう、5つの宿泊施設向けPMSを一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| aipass | 清掃担当の自動アサインと、権限・操作ログの管理に対応 |
| 株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム | 複数チャネルの料金を一括で同期。清掃の割り振りはアプリで確認 |
| DYNA PMS | 事前チェックイン、清掃状況の共有、顧客のRFM分析に対応 |
| かくさん | 複数の予約サイトの在庫を一元管理し、自動で調整 |
| 陣屋コネクト | 予約・顧客・販売情報を一元管理し、各種システムと連携 |
日々の運用を支えるPMS
PMSの運用では、清掃や在庫、権限の管理を毎日続けられるかが負担の分かれ目です。ここでは、現場の作業を軽くする機能と、問い合わせ先の違いに着目して製品を取り上げています。
aipass
- PMSと宿泊ゲスト専用アプリの一体型
- 豊富な省人化・無人化機能や外部連携
- 分かりやすい画面で教育コストを削減
aipass株式会社が提供する「aipass」は、客室の清掃状況を客室インジケーターで把握でき、ルールにもとづく自動アサインで清掃担当の割り当て作業を減らせるホテル管理システムです。権限の設定や操作ログ、レポート、顧客分析の機能があり、日々の運用の記録や振り返りに使えます。朝食・夕食の時間枠の在庫を管理できる機能もあります。サポートは電話、チャット、メールなどで受けられます。
株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム
- 宿泊施設がスマートに管理でき、運営コスト削減・効率化
- 指紋認証や暗証番号解錠など無人化設備で省人化を促進
- 次世代SNSを活用したインバウンド集客の強化が可能
「株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム」は、予約状況のカレンダー管理やチェックイン・チェックアウト、清掃の割り振りをまとめて行えるクラウド型の宿泊管理システムです。複数チャネルの料金を一括で設定して同期でき、チャネルからのメッセージもまとめて管理できるため、日々の料金設定や連絡の運用を進めやすくなります。清掃の担当割り振りは、アプリでも確認できます。電話、チャット、メールで問い合わせができ、受付時間は平日の10時から19時です。
DYNA PMS （バリューコマース株式会社）
- チェックイン事前手続きや自動チェックインで、混雑軽減
- 清掃状況のリアルタイム共有やタブレット清掃システムで効率化
- 顧客データと宿泊履歴によるRFM分析／CRM機能
かくさん （株式会社リバティー）
- 予約サイト管理を一元化
- 自動在庫調整でダブルブッキング・機会ロスを防止
- 管理時間をサービス向上に充当し、顧客満足度を向上。
陣屋コネクト （株式会社 陣屋コネクト）
- 予約・顧客・販売情報をクラウド上で一元管理。
- PMSを中心に各種システムとの連携機能を提供。
- 宿泊施設運営に必要な業務データの活用を支援。
まとめ
宿泊施設向けPMSの運用は、日次の締め、在庫の確認、設定と権限の管理、データの活用、障害への備えで成り立ちます。担当者が替わっても回るよう、手順を文書にして共有しましょう。運用のしやすさは製品によって異なるため、サポート体制や履歴の機能もあわせて、PMSを比較してみてください。
