ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■複数施設の管理方法別
- 複数施設やチェーン運営に対応するタイプ：GLOVIAsmartホテル、WASIMIL
- 顧客情報や宿泊履歴を分析・活用できるタイプ：aipass、DYNA PMS
- 予約・顧客・販売情報を一元管理し、データ活用を支援するタイプ：陣屋コネクト
- ■外部連携別
- 会計システムとの連携に対応するタイプ：aipass、陣屋コネクト
- APIや各種システムとの連携機能を備えるタイプ：株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム、aipass、陣屋コネクト
大企業が宿泊施設向けPMSに求める条件
1施設で使うPMSと、複数施設を束ねるPMSでは、確認すべき内容が変わります。まず、大企業ならではの前提を整理しましょう。
1施設の運用と複数施設の運用の違い
1施設であれば、現場の使いやすさや費用が中心の判断材料です。複数施設になると、施設ごとの運用の違いを許しながら、グループ全体として数字や顧客情報を管理できるかが課題です。
本部の担当者が全施設の予約状況や売上を確認できるか、施設ごとの設定を本部が管理できるかなど、管理の視点が加わります。製品の資料でも、複数施設への対応の有無を確認しましょう。1施設向けの機能しか想定していない製品では、あとから運用が難しくなる場合があります。
施設の種類が混在する場合の対応
グループにシティホテル、リゾートホテル、旅館、ビジネスホテルなどが混在する場合、客室の売り方や料金の仕組み、必要な機能が施設で異なります。食事つきの宿泊や、大浴場の運営などもその一例です。
すべての施設を1つのPMSでまとめる方法と、施設の種類ごとにPMSを分ける方法があります。現場の運用に無理がないかを、各施設の担当者に確認したうえで判断しましょう。分ける場合でも、データを集約できるかは別途確認が必要です。
導入の目的と評価基準の設定
大企業の導入では、現場の業務効率だけでなく、グループ全体のデータ統合、情報管理の強化、システムの運用コストの削減など、複数の目的が重なります。目的の優先順位が不明確だと、製品の比較がまとまりません。
導入の目的を文章にし、評価の項目と重みづけを決めておくと、社内の合意がとりやすくなります。経営層、各施設、情報システム部門の意見を集めましょう。評価の結果は、資料として残しておくと、のちの見直しにも役立ちます。
宿泊施設向けPMSの本部と施設の権限設計
複数施設の管理では、どこまでを本部で統一し、どこからを施設に任せるかの線引きが運用を左右します。
共通のマスタと施設別のマスタ
マスタとは、客室や料金、税などの基本情報です。グループで共通にしたい項目は、プランの名称や会計の科目、客層の区分などで、統一すると集計がしやすくなります。
一方、客室の種類や周辺の観光地にあわせた料金は、施設ごとに異なります。共通の項目と施設別の項目をどう分けられるか、製品のマスタの構造を確認しましょう。
本部、エリア、施設の権限設計
本部、エリアの責任者、各施設の支配人やフロントなど、階層ごとに操作や閲覧の範囲を設定できるかが重要です。例えば、料金の変更は本部のみ、予約の入力は施設のみといった分け方です。
人事異動が多い企業では、アカウントの追加や権限の変更が頻繁に発生します。大量の変更を、本部でまとめて行えるかも確認しましょう。権限の変更の履歴が残るかも、監査の面で見ておきたい項目です。
料金やプランの一斉配信
グループ共通のキャンペーンや、繁忙期の料金改定を、複数の施設へ同時に反映できると、本部の作業が軽くなります。反映後に、施設側で個別に調整できるかも確認が必要です。
予約サイトへの反映まで一括で行えるかは、製品とサイトコントローラーの組み合わせで異なります。反映の誤りを防ぐために、承認の手順を設けられるかも見ておきましょう。反映の予定日を指定できるかも、運用の確認項目です。
グループ全体で活用する顧客と予約のデータ
複数施設のデータを横断して見られると、販売の強化や顧客対応の改善に役立ちます。データの持ち方を確認しましょう。
顧客情報の名寄せと共有
名寄せとは、同じ人物の情報を1つにまとめる作業です。グループ内の複数の施設に宿泊した顧客を同一人物として把握できると、好みや過去の滞在の履歴を、別の施設でも活かせます。
一方、個人情報の共有には、利用目的の明示など個人情報保護法にもとづく配慮が必要です。共有する範囲と、施設の担当者が閲覧できる範囲を、社内のルールとして整理しましょう。
なお、グループ内の別法人と個人データを共同利用する場合は、共同利用する情報の項目や利用目的、管理責任者などを、あらかじめ本人に通知するか、本人が容易に知り得る状態に置く必要があります。
参考：個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）｜個人情報保護委員会
会員制度やポイントとの連携
グループ共通の会員制度やポイントがある場合、PMSと会員システムの連携が必要です。宿泊の実績を会員のポイントに反映し、チェックイン時に会員の情報を呼び出す流れを整えます。
連携の方式には、既存の会員システムとPMSをつなぐ方法と、PMS側の会員機能を使う方法があります。現在のシステムの仕様を整理し、提供会社に相談しましょう。
施設横断の集計とレポート
稼働率や客室単価などの指標を、施設別、エリア別、グループ全体で集計できると、経営会議の資料づくりが効率的です。集計の定義が施設で異なると比較できないため、基準の統一も必要です。
集計結果をPMSの画面で見る方法に加えて、データを出力して社内の分析ツールに取り込む方法もあります。出力できる項目と形式を確認しましょう。データの更新の頻度によって、見られる数字の鮮度も変わります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でホテル・宿泊施設向けシステム（PMS）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
宿泊施設向けPMSと基幹システムの整合
大企業では、PMS単体の機能だけでなく、社内のシステム環境や情報管理の基準にあうかどうかが選定の条件です。
会計システムやERPとの連携
ERPは、会計や人事、購買などの基幹業務を統合して管理するシステムです。PMSで確定した売上を会計システムやERPへ渡す際は、勘定科目や部門の区分、税区分の対応を整理します。
連携の頻度や、連携が失敗した際の通知と再実行の方法も確認が必要です。経理部門と情報システム部門に早い段階で相談し、必要な連携の仕様を提供会社へ伝えましょう。
認証基盤とアカウント管理の整合
社内で統合認証やシングルサインオンを使っている場合、PMSが対応しているかを確認します。対応していれば、入退社に伴うアカウントの管理を、社内の仕組みにあわせて行えます。
対応していない場合は、PMS側で別途アカウントを管理する運用です。多要素認証の有無や、ログインの履歴を確認できるかも、あわせて見ておきましょう。
個人情報の管理と監査への対応
宿泊者の氏名や住所、連絡先などの個人情報を、複数の施設で扱うため、アクセスの記録や、データの保管場所、バックアップの方法が重要です。社内の情報セキュリティの基準と照らして確認しましょう。
取引先の審査やグループ内の監査で、提供会社のセキュリティ体制の説明が求められる場合があります。提供会社が開示できる資料や認証の取得状況を、事前に問い合わせておくと安心です。
複数施設へ展開する際の進め方
大企業の導入は、施設数が多いほど、段階的な進め方が重要です。計画の立て方と、提供会社への確認事項を整理します。
パイロット施設での検証
最初に、運用がグループの標準的な施設を1つ選び、導入して課題を洗い出す方法があります。ここで得た設定や手順を、ほかの施設に展開すると、全体の手戻りを減らせます。
パイロットの結果は、設定の標準版や研修資料にまとめましょう。特殊な運用が必要な施設は、あとから個別に検討するほうが、全体の進行が安定します。
施設ごとに異なる周辺機器の確認
施設によって、使っている自動精算機、電子錠、レジ、予約サイトとの連携先は異なります。PMSを切り替える際は、各施設の周辺機器と、新しいPMSの接続の可否を一覧にして確認しましょう。
接続できない機器がある場合は、機器の入れ替えや、接続方法の変更が必要です。費用と日程に影響するため、見積もりの段階で洗い出しましょう。
提供会社の対応体制の確認
複数の施設を同時に導入や運用する場合、提供会社の体制も確認が必要です。導入の支援を担当する人員、問い合わせ窓口の受付時間、障害時の連絡の流れなどが、確認項目として挙げられます。
契約では、利用料の体系、施設を追加する際の費用、サービスの水準に関する取り決めを確認しましょう。長期の利用を前提に、条件を比較することが大切です。
複数施設の運営で比べるPMS一覧
複数施設の管理や顧客データの活用、会計・他システムとの連携のしやすさがわかるよう、6つの宿泊施設向けPMSを一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| aipass | 顧客管理・分析、会計システム連携に対応。APIも提供 |
| 株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム | OTA連携や決済を備えるクラウド型。APIとカスタマイズに対応 |
| GLOVIAsmartホテル | 小規模からチェーンまで対応。クラウドとパッケージを選択可 |
| WASIMIL | PMSと予約エンジンを統合。複数施設間のデータ共有が容易 |
| DYNA PMS | 事前チェックイン、清掃状況の共有、顧客のRFM分析に対応 |
| 陣屋コネクト | 予約・顧客・販売情報を一元管理し、各種システムと連携 |
グループ運営を想定したPMS
大企業が宿泊施設向けPMSを選ぶ際は、複数施設の管理方法と、会計や他システムとの連携が判断の軸です。ここでは、複数施設への対応や連携機能の違いから製品を取り上げています。
aipass
- PMSと宿泊ゲスト専用アプリの一体型
- 豊富な省人化・無人化機能や外部連携
- 分かりやすい画面で教育コストを削減
aipass株式会社が提供する「aipass」は、複数の宿泊施設の管理や、分散したデータを使ったマーケティングといった課題の解決を掲げるホテル管理システムです。宿泊管理システム、スマートチェックイン、宿泊ゲスト専用アプリを組み合わせて利用します。顧客管理やリピーター管理、顧客分析、会計システム連携、権限・操作ログ、IPアドレス制限の機能があり、aipass APIも用意されています。
株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム
- 宿泊施設がスマートに管理でき、運営コスト削減・効率化
- 指紋認証や暗証番号解錠など無人化設備で省人化を促進
- 次世代SNSを活用したインバウンド集客の強化が可能
「株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム」は、複数チャネルの料金を一括で設定でき、チャネルメッセージもまとめて管理できるクラウド型の宿泊管理システムです。国内のOTA連携や予約管理、清掃管理、決済の機能に加え、API連携やカスタマイズ（導入規模など諸条件あり）にも対応しています。日本国内のAWSクラウドを利用しており、セキュリティ認証のPCI DSSに準拠しています。基幹システムとの接続を相談したい企業の候補です。
GLOVIAsmartホテル （富士通株式会社）
- 全国1,000施設以上で導入実績があり、運用実績が豊富
- ホテル業務の効率化とコスト削減を一元管理で支援。
- クラウド/パッケージ選択可、クラウドは月額利用
WASIMIL （株式会社AZOO）
- 業務自動化で作業時間を短縮し、運営を効率化。
- 高度なツールで収益を最大化する
- クラウドで場所を問わず複数施設間のデータ共有が容易になる。
DYNA PMS （バリューコマース株式会社）
- チェックイン事前手続きや自動チェックインで、混雑軽減
- 清掃状況のリアルタイム共有やタブレット清掃システムで効率化
- 顧客データと宿泊履歴によるRFM分析／CRM機能
陣屋コネクト （株式会社 陣屋コネクト）
- 予約・顧客・販売情報をクラウド上で一元管理。
- PMSを中心に各種システムとの連携機能を提供。
- 宿泊施設運営に必要な業務データの活用を支援。
まとめ
大企業が宿泊施設向けPMSを選ぶ際は、本部と施設の権限、マスタの分け方、グループ横断のデータ活用、基幹システムやセキュリティ基準との整合を確認しましょう。展開は、パイロット施設で検証してから広げると、手戻りを減らせます。複数のPMSを比較し、グループにあう製品を検討してみてください。
