レポート作成を自動化するメリットは？より効率化するポイントも解説

レポート作成を自動化するメリット

レポート作成を自動化することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

人為的なミスが減る

レポート作成に限らず、人の手で作業を行う場合、ミスを完全になくすことはできません。減らすことはできますが、そのために厳重なチェック体制を築かなければならないなど、業務の負担が増大します。

どうしても人の手で行わなければならない作業も存在しますが、機械でもこなせる定型的な作業は自動化しましょう。レポート作成においては、以下の作業を自動化できます。

• ■入力されたデータのグラフ化
• ■定型的な計算

逆に、データから意味を見出したり、それを経営判断に活かしたりできるのは人間だけです。自動化が可能な作業をツールに任せることで、それらの分析や判断に注力できると同時に、ミスと負担を減らせます。

重要業務にリソース配分できる

レポート作成に必要な時間や労力が減るということは、それ以外の業務にリソースを配分できるということです。具体的には、営業や会議などに割り当てられるリソースが増えるでしょう。社内全体で生産性向上が期待できます。

また、レポート作成の自動化で生じた時間を、スキルアップに使うのも有効です。残念ながら、定型的な作業を繰り返して得られるスキルは多くありません。スキルがなくても、機械で自動化できるためです。

したがって、単純作業は機械に任せ、空いた時間を人間にしかできないスキルの習得に割いたほうがよいでしょう。レポート作成に時間をかけるよりも、社内に蓄積される知識やノウハウが多くなります。

レポート作成を自動化する方法

レポート作成を自動化するにはどうすればよいのでしょうか。

表計算ソフトで自動化ツールを使う

GoogleのスプレッドシートやExcelには、レポートを自動作成する機能が備わっています。例として、Google スプレッドシートでの使い方を見ていきましょう。

1. １．「アドオン」メニューから「Google アナリティクス」をインストール
2. ２．「アドオン」から「Create new report」をクリック
3. ３．指標やディメンションを選び、データを取得

これにより、Googleアナリティクスのデータを自動でスプレッドシートに取り込めます。上手く活用することで、レポート作成に必要な時間を大幅に削減できるでしょう。ただし、このような機能を有効活用するには、ある程度の知識が必要です。

レポーティングツールを使う

レポーティングツールであれば、専門知識がなくても簡単にレポート作成を自動化できます。エクセルのように、作成する人によって結果が左右されづらいため、属人化されません。担当者が変わる際の引継ぎも容易になるでしょう。

また、社内にある複数のシステムのデータをまとめやすいのも特徴です。人の手でデータを統合するとミスが生じやすいですが、ツールであればそれを回避できます。

さらに、データをセキュアに管理できるという長所もあります。アクセス権限などを設定することで、データを扱う利便性と安全性が両立するでしょう。

レポート作成を自動化する際のポイント

レポート作成を自動化する際に留意すべきポイントを見ていきましょう。

自動化できる部分を明確にする

レポート作成においては、自動化できる部分とそうでない部分が存在します。計算やグラフ化は自動化できますが、考察や分析は不可能です。

近年はAIを搭載し、従来は人でなければできなかったことを可能にするツールもあります。それでも、まだ完全に自動化することは難しいでしょう。

したがって、レポート作成自動化の際には、まず何を自動化するのか明らかにしましょう。機械でもできる単純作業はほとんど自動化してしまうのが理想的です。

KPIを設定する

KPIとは「Key Performance Indicator」の略で、日本語に訳すと「重要業績評価指標」となります。

これは、企業が目標を達成するうえで、その達成度を示す指標となる数値のことです。たとえば、ECサイトの売上を伸ばしたい場合、「Web広告クリック率をX％以上にする」などがKPIとなるでしょう。

KPIを設定することで、レポート作成に必要なデータが浮き彫りになります。上記の例でいえば、広告のクリック数や表示回数は重要なデータとなるでしょう。一方、サイト滞在時間やお問い合わせ件数は、このKPIとはほぼ関係ありません。

必要な情報とそうでないものを明確に区分することで、データ分析が効率化します。

レポート作成を自動化して、業務効率を向上！

レポート作成を自動化すると、人為的ミスが減らせる、重要業務に割くリソースを増やせるというメリットがあります。レポート作成の自動化は表計算ソフトの自動化ツールでもできますが、より自動化のメリットを活かしたいならレポーティングツールの導入をおすすめします。

レポーティングツール導入の際には、自社のどの業務を自動化するのか、どこをゴールにするのかをはっきりさせてからツールを選びましょう。レポーティングツールでレポート作成を自動化し、業務を効率化することで自社の生産性を高めましょう。