クラウド型報告書作成ツール比較！導入に失敗しない選び方も解説！

ITトレンド編集部厳選クラウド型報告書作成ツール比較

まずはITトレンド編集部が厳選するクラウド型報告書作成ツールを比較していきましょう。

iFUSION

株式会社インプレス

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iFUSION の比較ポイント

• 予算作成/予実管理/売上着地見込/在庫管理等、幅広く対応可能！
• Excelのままの”使いやすさ”、”応用が利きやすい”と好評！
• 全世界80,000ユーザー以上の豊富な実績！

「iFUSION」は株式会社インプレスが提供するクラウド型レポーティングツールです。Excelをそのままシステム化することで新しいシステムの使い方を習得する必要がないため、気軽に導入できるでしょう。

iFUSIONの価格・評判は？製品詳細ページはこちら

「exDirector」は株式会社NSDが提供するクラウド型レポーティングツールです。データのコピー＆ペーストなど、時間が取られていた業務を自動化し、コストの削減に大きく貢献します。

「OZ e-Form」はINTERLINE株式会社が提供するクラウド型レポーティングツールです。写真や録音などのさまざまな入力形態に対応しています。また、スマートフォンにも対応しているため、どこにいてもデータ入力やレポーティングが可能です。

まだまだある！人気のクラウド型報告書作成ツール比較！

実はクラウド型の報告書作成ツールはまだまだあります。ここでは人気のクラウド型報告書作成ツールを紹介します。

フィールドプラス

管理者は業務内容に合わせて報告書のシートを作成し、報告者はそれを取得して必要事項を記入します。報告者は専用アプリからその入力を行えるため、どこからでも気軽に報告できます。独自の報告シートを作ることができ、幅広い業種で使えるツールです。

Web報告書クラウド

CSV形式のデータをアップロードするだけで報告書を発行できるのが特徴です。この報告書はマイページからダウンロードできるほか、メール添付や専用URLの発行にも対応しています。また、請求書や明細書の管理機能を備えているのも魅力です。

Aipo

報告書作成のほかに、スケジュール共有や営業日程調整、オンライン会議など、業務を円滑化する機能が豊富です。直感的に使えるインターフェースのため、社内に浸透させやすいのも魅力です。さらに、導入から運用まで手厚いサポートを受けられます。

スマートアタック

管理画面で報告書のテンプレートを作成し、それをエクセルに出力できます。これまでエクセルで報告書を作成してきた企業であれば、スタイルを大きく変えずに業務の効率化が可能です。また、ほかのシステムとの連携性に優れているのも特徴です。

SmartBee

Web上で完結するため、新たにデバイスやアプリを導入する必要はありません。すでに利用している端末で報告できます。また、現場へのお知らせ機能や、現場の緯度経度を確認する機能により、安全で正常な業務を支援します。

報告書作成ツールの選び方は？

報告書作成ツールはどのように選べばよいのでしょうか。

導入目的に合っているか

一口に報告書作成ツールといっても、その機能は製品によってさまざまです。

たとえば、単に報告書を作成するだけでなく、従業員の行動を監視する機能を備えたものもあります。このような機能は内部統制を図るうえで有効ですが、報告書の作成さえできればよいのであれば蛇足となるでしょう。

つまり、どのような製品が適しているかは、その導入目的によって異なるということです。したがって、導入前にはまず目的を洗い出さなければなりません。必ず欲しい機能と、可能であれば欲しい機能に分けて考えることで、理想に近いものを見つけやすくなります。

作成画面は使いやすいか

報告書作成ツールは多くの従業員が使うことになります。そのため、ITに長けた一部のユーザーにしか使えない複雑なツールでは意味がありません。

大切なのは、直感的に操作できることです。マニュアルを見なくても理解でき、一度慣れれば気軽に使えるようなものを選びましょう。使うのが億劫になるようなツールだと、正確な報告が得られなくなる恐れがあります。

クラウドと紙の報告書は何が違う？

紙で行っていた報告をクラウド化することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。両者の違いを見ていきましょう。

書類作成・管理の簡便性

紙の報告書で大変なのは、作成・送付・保管の３つです。クラウド化すれば、これらをすべてシステム上で完結させられます。

作成する際には、紙にプリントアウトする必要はありません。記入ミスや重複も防ぎやすくなるでしょう。また、インターネットを介してつながっているため、送付の手間もありません。

管理においては、ペーパーレス化できるだけでなく、検索しやすくなるのも特徴です。保管するスペースを圧迫せず、目的の報告書がどこに行ったのか分からなくなることもありません。

電子上のデータであればバックアップを保存するのも簡単なため、災害対策としても有効です。

書類作成・管理にかかるコスト

クラウドサービスはコストが低いのが特徴です。一般的にユーザー数に応じた月額料金で利用できるため、スモールスタートも可能です。

一方、紙の報告書を扱う場合は、プリントアウトする用紙とインク代に加え、それを郵送するのにも費用がかかります。保管にはスペースを要するため、そのスペース分のコストがかかっていることになります。

つまり、クラウド型報告書作成ツールも紙も、一定のコストはかかるということです。それならば、業務を大幅に効率化できるクラウドサービスを使ったほうがよいでしょう。

クラウド型報告書作成ツールの導入で、業務を効率化！

クラウド型報告書作成ツールには多くの種類があり、ツールによって機能が異なります。したがって、ツールを選定する際には自社で必要な機能を洗い出すことが大切です。また、多くの従業員が使うため操作性に優れていることも重要です。

紙の報告書をクラウド化することで、作成や管理の手間を削減できます。一定の費用はかかりますが、それは紙の場合も同じです。以上のことを踏まえ、自社に適した報告書作成ツールを導入しましょう。