ITトレンド編集部厳選！クラウド型報告書作成ツール比較
まずはITトレンド編集部が厳選するクラウド型報告書作成ツールを比較していきましょう。
インターメッセのWeb報告書クラウド （株式会社インターメッセ）
- CSVやPDFから報告書を自動作成・発行。
- マイページで報告書の即時公開と多様な送信に対応
- 報告書をWebで一元管理。検索や過去履歴の参照も容易に
Smart Attack （株式会社G-Smart）
- 現場作業をリアルタイムで報告し、効率的に共有・管理
- 簡単に報告書が作成でき、内容の正確性が向上。
- 報告書のデータ化で、管理・分析を効率化。
SmartBee （京セラコミュニケーションシステム株式会社）
- 現場の報告・承認をデバイスで完結し、業務を効率化。
- 作業項目設定で漏れ防止と確認の統一が可能
- 要件定義や暗号化、実装の徹底により情報漏洩を防ぐ
FieldPlus
株式会社エス・ケイが提供する「FieldPlus」は、スマホやタブレット端末から業務報告ができるクラウド型の業務報告システムです。報告書シートのテンプレートは無制限に作成ができ、部署やプロジェクトごとに進捗報告や日報報告として幅広く活用できます。報告者は報告シートを呼び出し、必要事項を入力したらそのまま送信。管理者は報告内容をリアルタイムで確認でき、CSV形式や指定したエクセルフォーマットにて一括出力も可能です。なお、iPhone、iPad、Android、PCなどのマルチデバイスに対応しています。
報告書作成ツールの選び方は？
報告書作成ツールはどのように選べばよいのでしょうか。
導入目的に合っているか
一口に報告書作成ツールといっても、その機能は製品によってさまざまです。
たとえば、単に報告書を作成するだけでなく、従業員の行動を監視する機能を備えたものもあります。このような機能は内部統制を図るうえで有効ですが、報告書の作成さえできればよいのであれば蛇足となるでしょう。
つまり、どのような製品が適しているかは、その導入目的によって異なります。したがって、導入前にはまず目的を洗い出さなければなりません。「必ず欲しい機能」と「可能であれば欲しい機能」に分けて考えることで、理想に近いものを見つけやすくなります。
作成画面は使いやすいか
報告書作成ツールは多くの従業員が使うことになります。そのため、ITに長けた一部のユーザーにしか使えない複雑なツールでは意味がありません。
大切なのは、直感的に操作できることです。マニュアルを見なくても理解でき、一度慣れれば気軽に使えるようなものを選びましょう。使うのが億劫になるようなツールだと、正確な報告が得られなくなる恐れがあります。
クラウドと紙の報告書は何が違う？
紙で行っていた報告をクラウド化することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。報告書をクラウド化した場合のメリットを解説します。
書類作成・管理の簡便性
紙の報告書で大変なのは、作成・送付・保管の３つです。クラウド化すれば、これらをすべてシステム上で完結させられます。
作成する際には、プリントアウトする必要はありません。記入ミスや重複も防ぎやすくなるでしょう。また、インターネットを介してつながっているため、書類の受け渡しの手間もありません。
管理においては、ペーパーレス化できるだけでなく、検索しやすくなるのも特徴です。保管するスペースを圧迫せず、目的の報告書がどこに行ったのかわからなくなることもありません。
電子上であればバックアップデータを保存するのも簡単なため、災害対策としても有効です。
書類作成・管理にかかるコスト
クラウドサービスはコストが低いのが特徴です。一般的にユーザー数に応じた月額料金で利用できるため、スモールスタートも可能です。
一方、紙の報告書を扱う場合は、プリントアウトする用紙とインク代に加え、郵送するのにも費用がかかります。保管にはスペースを要するため、そのスペース分のコストがかかっていることになります。
つまり、クラウド型報告書作成ツールも紙も、一定のコストはかかるということです。それならば、業務を大幅に効率化できるクラウドサービスを使ったほうがよいでしょう。
クラウド型報告書作成ツールに関するFAQ
- ■Q1：クラウド型報告書作成ツールを導入するメリットは何ですか？
- 紙やExcelでの報告書作成・管理の手間を削減できます。場所や時間を問わずアクセス可能なため、テレワーク環境での報告業務にも対応でき、複数人での同時編集や過去レポートの検索・管理も効率化されます。
- ■Q2：報告書作成ツールの選び方のポイントは何ですか？
- 既存業務フローへの適合性、テンプレートの豊富さと柔軟なカスタマイズ性、承認ワークフロー機能の有無、他システム（CRM・SFAなど）との連携可否、操作のしやすさとサポート体制を確認することが重要です。
- ■Q3：クラウド型と紙の報告書の主な違いは何ですか？
- クラウド型は作成・提出・承認・保管がシステム上で完結し、リアルタイムでの情報共有が可能です。検索性が高く過去データの参照も容易です。紙は初期コストが低い一方、管理の手間や情報共有のタイムラグ、保管スペースが課題になります。
- ■Q4：報告書作成ツールの費用相場はどのくらいですか？
- クラウド型SaaSであれば月額数千円〜数万円が一般的です。ユーザー数やストレージ容量によって料金が変わるプランが多く、小規模チームが使える無料プランを提供している製品もあります。
クラウド型報告書作成ツールの導入で、業務を効率化！
クラウド型報告書作成ツールには多くの種類があり、ツールによって機能が異なります。したがって、ツールを選定する際には自社で必要な機能を洗い出すことが大切です。また、多くの従業員が使うため操作性に優れていることも重要でしょう。
紙の報告書をクラウド化することで、作成や管理の手間を削減できます。一定の費用はかかりますが、業務効率化にもつながるためトータルに見た導入メリットは大きいと言えるでしょう。以上のことを踏まえ、自社に適した報告書作成ツールの導入をぜひ検討してみてください。
