ITトレンド編集部厳選！クラウド型報告書作成ツール比較
まずはITトレンド編集部が厳選するクラウド型報告書作成ツールを比較していきましょう。
Web報告書クラウド
「Web報告書クラウド」は株式会社インターメッセが提供するクラウド型報告書作成ツールです。CSV形式のデータをアップロードするだけで報告書を発行できるのが特徴です。アップロードした報告書は内部IDを発行して識別・管理が可能。送信日や顧客でソートして、目的の報告書に即座にアクセスできます。なお、作成した報告書はマイページからダウンロードできるほか、メール添付や専用URLの発行にも対応しています。請求書や明細書の管理機能を備えている点も魅力でしょう。
Aipo
TOWN株式会社が提供する「Aipo」は、「報告書」機能がついたスケジュール管理グループウェアです。報告書作成のほかに、スケジュール共有や営業日程調整、オンライン会議など、業務を円滑化する機能が豊富です。クラウド上で報告書を作成・閲覧できるほか、報告書ごとにリンクを生成し、メンバー間で共有も可能。そのほか既読機能により、メンバーが報告書を確認したかの管理もできます。直感的に使えるインターフェースのため、社内に浸透させやすいのも魅力の一つ。導入から運用まで手厚いサポートも受けられます。
スマートアタック
「スマートアタック」は株式会社G-Smartが提供するクラウド型報告書作成ツールです。地図と連携する専用アプリで作業場所を確認し、データや写真を使用して報告書を簡単作成。電波が届かない場所でもGPSや各種センサーを活用した報告が可能です。使用中のExcelデータを「スマートアタック」で簡単にテンプレート化できるため、アプリに入力するだけで報告書がリアルタイムで生成されます。これまでエクセルで報告書を作成してきた企業であれば、スタイルを大きく変えずに業務の効率化が可能です。また、ほかのシステムとの連携性に優れているのも特徴です。
SmartBee
KCCSモバイルエンジニアリング株式会社が提供する「SmartBee」は、作業項目や現場状況を一括管理できるクラウドサービスです。Webシステムで実装しているため、バージョンアップや障害対応時の再配布も不要。デバイスの紛失リスクもありません。主に点検・修理・工事などのフィールド業務に用いられ、現場へのお知らせ機能や現場の緯度経度を確認する機能により、安全で正常な業務を支援します。
報告書作成ツールの選び方は？
報告書作成ツールはどのように選べばよいのでしょうか。
導入目的に合っているか
一口に報告書作成ツールといっても、その機能は製品によってさまざまです。
たとえば、単に報告書を作成するだけでなく、従業員の行動を監視する機能を備えたものもあります。このような機能は内部統制を図るうえで有効ですが、報告書の作成さえできればよいのであれば蛇足となるでしょう。
つまり、どのような製品が適しているかは、その導入目的によって異なります。したがって、導入前にはまず目的を洗い出さなければなりません。「必ず欲しい機能」と「可能であれば欲しい機能」に分けて考えることで、理想に近いものを見つけやすくなります。
作成画面は使いやすいか
報告書作成ツールは多くの従業員が使うことになります。そのため、ITに長けた一部のユーザーにしか使えない複雑なツールでは意味がありません。
大切なのは、直感的に操作できることです。マニュアルを見なくても理解でき、一度慣れれば気軽に使えるようなものを選びましょう。使うのが億劫になるようなツールだと、正確な報告が得られなくなる恐れがあります。
クラウドと紙の報告書は何が違う？
紙で行っていた報告をクラウド化することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。報告書をクラウド化した場合のメリットを解説します。
書類作成・管理の簡便性
紙の報告書で大変なのは、作成・送付・保管の３つです。クラウド化すれば、これらをすべてシステム上で完結させられます。
作成する際には、プリントアウトする必要はありません。記入ミスや重複も防ぎやすくなるでしょう。また、インターネットを介してつながっているため、書類の受け渡しの手間もありません。
管理においては、ペーパーレス化できるだけでなく、検索しやすくなるのも特徴です。保管するスペースを圧迫せず、目的の報告書がどこに行ったのかわからなくなることもありません。
電子上であればバックアップデータを保存するのも簡単なため、災害対策としても有効です。
書類作成・管理にかかるコスト
クラウドサービスはコストが低いのが特徴です。一般的にユーザー数に応じた月額料金で利用できるため、スモールスタートも可能です。
一方、紙の報告書を扱う場合は、プリントアウトする用紙とインク代に加え、郵送するのにも費用がかかります。保管にはスペースを要するため、そのスペース分のコストがかかっていることになります。
つまり、クラウド型報告書作成ツールも紙も、一定のコストはかかるということです。それならば、業務を大幅に効率化できるクラウドサービスを使ったほうがよいでしょう。
クラウド型報告書作成ツールの導入で、業務を効率化！
クラウド型報告書作成ツールには多くの種類があり、ツールによって機能が異なります。したがって、ツールを選定する際には自社で必要な機能を洗い出すことが大切です。また、多くの従業員が使うため操作性に優れていることも重要でしょう。
紙の報告書をクラウド化することで、作成や管理の手間を削減できます。一定の費用はかかりますが、業務効率化にもつながるためトータルに見た導入メリットは大きいと言えるでしょう。以上のことを踏まえ、自社に適した報告書作成ツールの導入をぜひ検討してみてください。
