レポーティングツールの機能を徹底解説！３つの基本機能とは？

レポーティングツールとは、各種データを取り込んで、抽出、分類、並べ替え、グラフ化などにより、ビジネスに活用できるレポートを提供するデータ可視化（データビジュアライゼーション）ツールです。

その主な機能にはレポートを作成する「レポート作成」、他システムからデータを取り込んだり出力したりする「データ入出力」、さらに権限設定などの「その他、管理機能」があります。ここではこれら基本機能を紹介します。

レポーティングツールの基本機能

ここからレポーティングツールの機能について紹介していきます。

■レポート作成機能
■データ入出力機能
■その他、管理機能

レポート作成機能

レポート作成機能は、レポーティングツールのメインとなる機能です。さまざまな形にデータを加工して、分析できます。ダッシュボードを作成できる製品もあります。

●グラフ化/分析機能: 取り込んだデータから必要な項目を抽出し、マウス操作で自在にグラフ化します。さまざまな方向から確認し、問題を浮き彫りにしたり、その解決策や、新たな発見が可能となります。ドリルダウン分析や集計軸の入れ替え、様々な分析でき、得られたデータのグラフ化も可能です。作成できるグラフの種類やデザインの種類が特長の製品もあります。
●自動加工機能: 特定の並べ替え、集計、グラフ化などを登録しておき、ワンクリックでデータを加工します。複数の操作を連携することも可能です。
●定型レポート作成機能: 毎日、毎週、毎月必要になるレポートを自動作成します。役員、担当者、会員などへ定期的に送信できます。会社名ロゴなどの画像貼付など、多様な表現が可能で、作成後の変更や流用もすばやくできるようになっています。
●自動集計機能: 複数あるさまざまなExcelの帳票を自動で集約します。追加や更新された新しいデータは元のファイルにフィードバックできます。
●最新データ更新: 既存レポートのデータを最新データに更新します。常に最新データを参照できます。
●ダッシュボード作成機能: 必要なレポートを複数並べて、ダッシュボードを作成/変更します。マネージャ用や担当者用などに、ダッシュボードを別々に作成し、提供することもできます。予実の比較分析、予測シミュレーションが可能です。

データ入出力機能

Excel、CSV、PDFなど、さまざまな形式のデータの取り込みや、出力ができます。レポーティングツールには確実に用意されている基本的な機能です。

●Excel連携機能: Excelで作成したレポートを取り込んで、データ分析できます。定型帳票のレイアウトもExcelに出力できます。
●複数ファイルのマージ: 複数のファイル（表、テーブル、データベース）を連携させ、必要なデータを抽出します。マージのステップを登録し、瞬時に取り出すこともできます。
●マルチデータアクセス: 幅広いデータソースに同時に接続できます。ExcelやCSVはもちろん、XML、CSV、Access、各種データベースからデータを収集できます。JDBC、ODBC、OLEDB、ADOなどの接続形式、HTTP、HTTPS、SOAPなどの通信方式をサポートしている製品もあります。
●データ検索機能: データの条件を指定して、さまざまなソースからデータを検索・抽出します。定型化することで、専門知識のないユーザでもデータ収集が可能となります。
●自動配信機能: 作成したレポートを「毎日」「週に一度」「毎日の就業時間後」など、スケジュールにあわせて自動生成し配信します。
●メール連携機能: 作成したレポートをメールに添付して送信できます。作成から送信までのステップを自動化することもできます。

その他、管理機能

アクセス権限管理やセキュリティなどの機能も用意されています。

●アクセス権限管理機能: 作成したレポートに、職位・部門単位のアクセス制御、他部門・他ユーザへの参照権限付与などが可能です。登録・編集・削除の制限をかけることもできます。
●セキュリティ機能: 機密情報を含むレポートのダウンロードを禁止し、クライアント端末にデータを残さないようにします。また、印刷制限、コピー制限、メールへの添付制限ができる製品もあります。
●グローバル対応（多言語表示）: 多言語表示に対応している製品もあります。作成したレポートを英語表示への切り替えができます。
●アクセス・ログ管理機能: 利用状況や検索実行履歴など、管理に必要な各種ログを蓄積管理します。