レポーティングツールとは？業務効率化に最適な選び方も解説！

レポーティングツールとは

レポーティングツールとはどのようなものなのでしょうか。

データを可視化するツール

データを有効活用するためには、まずそれを分かりやすい形で表現しなければなりません。そのためのツールがレポーティングツールです。具体的には、以下の機能を備えています。

レポート作成

レポーティングツールの基本となる機能です。並び替えやグラフ化などにより、視覚的に分かりやすい形でデータを表示します。

データ入出力

レポートを作成するためのデータを入出力する機能です。入力には、ExcelやPDFなどが用いられます。出力機能では、レポートを作成する日時や送信方法を設定できます。

管理・セキュリティ機能

アクセス権限設定やログ管理などが該当します。

BIツールの中でDWH機能がないもの

レポーティングツールとBIツールは、どちらもデータを分析するためのツールです。しかし、BIツールにはDWH機能があるのに対し、レポーティングツールにはそれがありません。

DWHとは、社内に多数あるシステムのデータを集約し、必要な項目を抽出するツールです。社内に膨大なデータがあり、それを管理するために導入されます。そのため、大企業での導入が中心で、利用するには専門知識が求められます。

一方、レポーティングツールはBI・DWHほど複雑なツールではありません。必要なデータを取り込み、それを可視化するシンプルなツールです。したがって、専門知識がなくても扱いやすく、中小企業でも広く利用されています。

レポーティングツールでできること

レポーティングツールでは、どのようなことが実現するのでしょうか。

レポート自動作成による業務効率化

会議資料の作成や対外的な説明会など、データの可視化が必要な場面は多いです。Excelなどでもデータの可視化は可能ですが、多くの労力を要します。

レポーティングツールがあれば、それらの手間は不要です。データを入力すれば、自動でレポートを作成してくれます。さらに、Excelで作るより高度な表現が可能です。より説得力のあるプレゼンや報告が実現するでしょう。

自社のデータ共有による業務の俯瞰

レポーティングツールには、社内でデータを共有するための機能も備わっています。製品によってはリアルタイムで情報を収集・共有できるものもあり、社内の状態をタイムリーに把握可能です。

経営者やマネージャなどは、現場の状況を俯瞰するのに活用できるでしょう。そして、業務に異常や滞りがあれば、それをすぐに見つけられます。実際、レポーティングツールのおかげで、リスクを早期発見したという事例もあります。

レポーティングツールを導入する際の注意点

レポーティングツールにはメリットがありますが、必ずしもそれを活かせるとは限りません。有効活用するためには、導入時に以下の点に注意しましょう。

本当に必要か考える

レポーティングツールは、データをビジネスに活かすためのツールです。しかし、ビジネスを加速させるうえで有効な手段は、レポーティングツールに限りません。

自社が目的を達成するための手段としてレポーティングツールが本当に有効か、よく検討しましょう。

目的を明確化する

一口にビジネスに活かすといっても、達成したい目的は企業により異なるはずです。社内のどの部門で活用し、どのような問題点や改善策を見出したいのか、具体的な導入目的を洗い出しましょう。

活用する体制が必要

データはそのままでは意味を持ちません。そこから意味を見出すことで、初めて活用できるようになります。したがって、データをどのようにアクションに繋げるのか考えたうえで導入を検討しましょう。

最適なレポーティングツールの選定ポイント

レポーティングツールの選定ポイントを見ていきましょう。

自社の業種や業務内容に合っているか

一口にレポーティングツールといっても、必要な機能は業種により変わります。たとえば、製造業では原価やリードタイム、接客業では購買情報など、分析する情報が異なります。それらのデータを可視化するための最適な方法も、また変わってくるでしょう。

したがって、レポーティングツールの選定時には、自社の業務に適した製品を選ばなければなりません。搭載されているグラフのテンプレートなどを確認し、使いやすいものを選定しましょう。

また、同じ業種であっても、目的によって必要な機能は異なります。現状把握でリスクを回避したい、正確に売上を予測したいなど、目的に合った機能を備えた製品を選びましょう。

操作性が良いか

レポーティングツールは、BIツールと比較して操作しやすいのが特徴です。しかし、すべてのレポーティングツールが誰でも簡単に操作できるとは限りません。うまく使いこなせなければ余計な手間がかかり、かえって業務の効率性が低下するでしょう。

機能が豊富なほど分かりやすさは損なわれるため、バランスを見極める必要があります。初心者が使うのであれば分かりやすいもの、ある程度知識がある人が使うのであれば少し複雑な製品でもよいでしょう。

導入前に、実際に使う人がツールの操作性を確認するのが理想的です。

自社に合ったレポーティングツールで業務を効率化しよう！

レポーティングツールとは、データを可視化するためのツールです。レポート自動作成による業務効率化やデータ共有による業務の俯瞰がしたいときに活用すると効果的です。

最適な製品を選ぶためには自社の業務で改善したいことを意識することが重要です。導入時に迷ったら自社の業務にはどんな機能が必要なのか考え直してみてください。

自社に合ったレポーティングツールを導入し、業務を効率化し生産性を高めましょう。