レポーティングとは
企業で使われる「レポーティング」には大きく３種類の意味や使い方があります。
- レポート
- １つめは、最も利用頻度が高い「レポート」です。言葉の意味は「報告書」で、１日の業務報告や企業の業績報告といったシーンで使う書類を指します。特にITの分野におけるレポートは、システムによって蓄積された情報をグラフや図を使って可視化したものを意味します。
- レポーティング
- ２つめは、システムからレポートを自動出力する機能を意味する「レポーティング」です。データを自動でまとめてレポートを作成することで業務効率化を図ります。
- ビジネスレポーティング
- ３つめは「ビジネスレポーティング」です。企業は財政状況を把握して適切に経営しなければなりません。最適な意思決定をするために必要な情報を提供したり、事業内容や財務状況を公開・報告したりすることを意味します。
ビジネスレポーティングを効率化する方法
企業にとってビジネスレポーティングは健全な経営のために必要なものです。しかし、データを収集・分析・集計する業務の負担は大きいため、どのようにすれば効率化できるか見ていきましょう。
所定のテンプレートを使う
毎回ゼロからレポート作成業務を開始すると工数が増えるため、所定のテンプレートを用意しましょう。ビジネスレポーティングの内容は企業によって異なるため、自社にあったテンプレートを使用しましょう。レポート用のフリーのテンプレートを活用すれば、新規で作成する手間が省けます。
また、レポートに必要なデータはあらかじめマクロを組んだExcelを利用し、自動で集計できるようにしましょう。もし今まで手動で計算していた場合は、大幅な時間の削減が実現できます。毎回同じ作業を行っているのであれば、今ある環境で自動化できないか工夫してみましょう。
レポーティングツールを使う
データ量が膨大で複雑な場合はレポーティングツールを使いましょう。レポーティングツールは企業内のデータを自動で収集・集計し、指定された条件にあわせてレポートを出力します。人手では時間がかかっていた作業を効率化できるだけでなく、人的ミスがなくなるため、正確なデータを可視化できます。
現在ではビジネスを構成する要素が多く、データの総量は膨大です。ビッグデータの分析は難しいですが、企業の財産となるため活用が求められています。レポーティングツールはビッグデータの活用が可能なため、需要が高まっています。
レポーティングツールの機能
レポーティングツールを使いこなせるように、どのような機能があるのか見ていきましょう。
レポートを自動作成する
レポーティングツールのメインとなる機能は、あらかじめ設定したとおりのレポートを自動作成することです。この機能により今まで作成に時間がかかっていたレポートも、一瞬で完成します。
レポーティングツールの種類にもよりますが、BIツールに組み込まれていることが多いです。データを集計するだけでなく、複数パターンのグラフや表を自動作成し、見やすいレポートに加工します。
また、元になるデータはリアルタイムに更新されるため、データ管理の負担も軽減できるでしょう。中にはAIを活用し、現状の報告だけでなく未来の予測もレポートとして出力できるツールもあります。
データを入出力する
企業では業務ごとに別々のシステムを利用しており、それぞれのフォーマットが異なる場合も少なくありません。レポーティングツールであればExcelやCSVだけでなく、連携したシステムのデータを自動で収集できます。
社内データの一元管理によって、検索をかけやすくなり、有効活用できるでしょう。また、データの入力だけでなく、集計したデータを登録したメールアドレスへ自動送信もできます。
このようにデータのインプットからアウトプットまでを自動で行えるため、業務効率を上げられます。
セキュリティを管理する
レポーティングツールは企業にとって重要なデータを扱うため、セキュリティ機能が充実しています。
機密データの持ち出しや、担当者以外がデータを閲覧・操作できないようにアクセス権限・操作権限の付与も可能です。アクセス記録やログ管理機能もあり、誰がどのような操作を行ったかも追跡できます。
もし、情報漏えいが起きた場合でも原因を迅速に追究できるでしょう。
レポーティングツールを比較
最後に、ITトレンド編集部おすすめのレポーティングツールを見ていきましょう。
レポーティングツールの機能をおさえて業務を効率化しよう！
レポーティング業務は負荷が高いため効率化が求められます。そのためには社内のデータを自動収集・分析・出力できるレポーティングツールの利用が有効でしょう。ぜひ自社に最適なレポーティングツールを導入し、効率化を実現しましょう。
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