Pro-Signとは
多店舗展開する企業向けの店舗管理システムです。店舗ごとに紐づいた賃貸借契約やリース契約などの「契約情報」をはじめ、責任者や管理者のような担当者情報、さらには店舗の図面や写真などの情報まで一元管理できます。紙やExcelを使った非効率的な店舗管理業務から脱却しつつ、担当の属人化を解消可能です。
Pro-Signでできること
【店舗情報の管理】
下記のようなさまざまな情報を、店舗ごとに紐付けして管理できます。
・賃貸借契約
・駐車場契約
・業務委託契約
・リース契約
・フランチャイズ契約
・物件図面および写真
・物件のメンテナンス情報
・貸主の名刺 など
任意で項目を追加し、企業独自のデータ入力・集計も可能です。賃料などの固定コストを一括で把握できるのはもちろん、必要な情報をすぐに取り出せるので利便性が大幅に向上します。「この件はあの人しか知らない」といった状態も解消できるでしょう。
【アラート機能】
契約満了の期限などが近づいた際にアラートを表示して知らせます。取引先との契約に関するトラブルを防止可能です。担当者だけでなく上長など関係者にまとめて通知できるため、スムーズに情報共有しつつ業務の抜け漏れも防止します。
【バージョン管理】
過去の契約情報は上書きせず、それぞれのバージョンを残しておけます。契約が長い店舗の場合も過去の経緯を確認できるようになるため、担当者が変更になってもスムーズな運営が可能です。「トラブルが起きたけどこの件の担当者がみんな辞めてしまって、誰も知らないから取引先に聞くしかない」という最悪の事態も回避できます。
【協議履歴の蓄積】
契約情報以外に取引先との協議・交渉履歴も蓄積できるため、経緯を確認すれば「言った、言わない」のトラブルを防止できます。
Pro-Signで解決する課題
【必要な情報がすぐ見つからない】
紙やExcelで店舗の情報を管理していると、契約書の所在や担当者の情報がすぐ見つからないケースがよく発生します。本ツールを使えば、店舗ごとに何の契約があるか、最新の契約書がどれか、担当者が誰かなどの情報を瞬時に確認可能です。資料をファイリングする手間も、ファイリングされた資料を探す手間もなくなります。
【重要な情報を安心して共有できない】
勝手にデータの削除や更新をされたり、普段見ない人が契約書を読み違えて取引先とトラブルになったりするのが不安で、店舗情報を特定の担当者にしか持たせていないケースは多いです。本ツールがあればIDごと・物件ごとに権限設定ができるため、データの操作によるトラブルはなくなります。またテンプレートに沿った管理になるため、契約書の読み違えも起きづらくなるでしょう。安心でスムーズな情報共有を実現し、業務のスピードを加速させます。
【店舗情報の属人化が激しい】
特定の担当者しか情報を持っていなかったり、その担当者が過去に何人も辞めてしまったりして、取引先との円滑なやり取りに支障が出ているケースは少なくないでしょう。本ツールなら契約内容の変遷や、過去の取引先との協議内容を一目で確認できます。詳細な共有事項まで記録できるため「あの人じゃないと取引先とやり取りできない」という属人化の解消を実現可能です。