年末調整で起こりやすい課題を整理する
年末調整は年に一度の業務のため、手順が定着しにくく、担当者の経験に頼りがちです。アウトソーシングを検討する前に、自社の課題がどこにあるのかを整理しておくと、委託範囲を決めやすくなります。代表的な課題を３つ紹介します。
記入漏れと控除計算の誤り
扶養控除等申告書や保険料控除申告書は記入欄が多く、従業員が書き方を誤るケースがあります。生命保険料控除の新旧制度の区分や、配偶者の所得の見積もりは、特に判断に迷いやすい項目です。
担当者が記載内容と控除証明書を突き合わせて点検する作業には時間がかかり、見落としが税額の誤りにつながる可能性もあります。点検に必要な知識が税制改正で変わることや、提出期限間際に書類が集中することも、ミスが起こる要因です。
紙とExcelでの管理の限界
紙の申告書を配布して回収し、Excelで集計する方法は、少人数であれば運用できる場合があります。しかし従業員数が増えると、未提出者の把握や転記作業に時間がかかり、転記ミスの可能性も高まります。
紙の書類は保管場所の確保や、閲覧できる人の管理も必要です。Excelのファイルが複数の版に分かれ、どれが最新かわからなくなるといった管理上の問題が生じるケースもあります。担当者のパソコンにファイルが残り続けると、情報管理の面でも注意が必要です。
特定の担当者への業務の集中
年末調整に詳しい担当者が１人しかいない会社では、その人が不在になると業務が止まるおそれがあります。手順や判断基準が担当者の頭の中にしかない状態を、属人化と呼びます。
属人化が進むと、担当者の退職や異動のたびに引き継ぎに苦労し、ミスの発生にもつながります。年に一度しか発生しない業務だからこそ、手順を記録して共有する仕組みが求められます。前年の判断例を残しておくことも、翌年の担当者の助けとなります。
課題別に選びたい年末調整アウトソーシングの形
年末調整アウトソーシングには、点検だけを任せる形から、回収から源泉徴収票の作成までを任せる形まで幅があります。前の章で整理した課題ごとに、どのような委託の形が選択肢となるかを解説します。
記入ミスが気になる場合は点検と差し戻しの代行を選ぶ
記入漏れや控除計算のミスを減らしたい場合は、申告書の点検と従業員への差し戻しを代行する委託先が選択肢です。専門のスタッフが控除証明書と記載内容を照合するため、社内の確認作業を減らすことが期待できます。
ただし、点検の範囲は委託先によって異なります。証明書の金額との照合まで行うのか、記入欄の空欄確認にとどまるのかを契約前に確認しましょう。差し戻しの回数に上限があるかや、従業員へ直接連絡してもらえるかも、比較のポイントです。
紙の管理に限界を感じたらWeb申告型を選ぶ
紙とExcelの管理から抜け出したい場合は、従業員がWebで申告できる仕組みを備えた委託先が選択肢です。入力内容がそのままデータとして集計されるため、転記の手間と転記ミスを減らせます。
Webでの入力に慣れていない従業員がいる場合に備え、紙の提出も受け付けるかを確認しておきましょう。紙の提出分をデータ化する作業を委託先が代行するかどうかで、社内に残る作業量が変わります。導入初年度は、紙とWebの併用を前提に計画を立てると混乱を抑えられます。
属人化を解消したいなら手順を共有できる委託先を選ぶ
属人化の解消を目指す場合は、委託先が作業手順やスケジュールを文書で提示してくれるかを重視しましょう。社内に残る作業も手順として整理されるため、担当者が替わっても同じ流れで業務を進めやすくなります。前年との違いを委託先から説明してもらえるかも確認したい点です。
委託先とのやり取りを管理画面や共有の記録に残せると、複数の社員で状況を把握できます。委託しただけで属人化が解消するわけではないため、社内側の手順書づくりもあわせて進めることが大切です。
個人情報の不安を減らすための委託先の確認点
年末調整では、従業員本人と家族の氏名や住所、マイナンバー、所得の情報を扱います。外部への委託に不安を感じる場合は、委託先の管理体制を具体的な項目で確認しましょう。そのうえで、自社の管理ルールもあわせて整えることが大切です。
マイナンバーの管理方法を確認する
マイナンバーを含む個人情報を委託する場合、委託元の企業には委託先を適切に監督する義務があります。委託先がどのような安全管理措置を講じているかを、契約前に確認しておく必要があります。
ISMSとは、情報セキュリティの管理体制に関する国際規格の認証です。この認証やプライバシーマークの取得状況に加え、作業場所の入退室管理やデータへのアクセス権限の設定も確認したい項目です。再委託を行うかどうかと、その条件も確認しましょう。確認した内容は記録に残し、毎年見直すと監督の証跡としても役立ちます。
書類とデータの受け渡し方法を決める
紙の申告書を郵送する場合は、追跡できる送付方法を使うことや、送付状で枚数を記録することが有効です。データで受け渡す場合は、暗号化された通信や専用の受け渡し画面を利用できるかを確認しましょう。
あわせて、委託期間が終わった後の書類やデータの返却と廃棄の方法も取り決めておく必要があります。申告書には法令で定められた保存期間があるため、保管を委託先と自社のどちらが担うかも明確にしておきましょう。
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ペーパーレス化で回収と点検の工数を減らす方法
申告書の回収と内容チェックにかかる工数を減らすには、ペーパーレス化が有効な手段の一つです。扶養控除等申告書などの申告書と、保険料の控除証明書のそれぞれについて、電子化の進め方と注意点を紹介します。
申告書を電子で受け付ける
扶養控除等申告書や保険料控除申告書は、一定の要件のもとで、税務署長の承認を受けずに電子で提出を受けることが認められています。Web申告に対応した委託先を利用すれば、従業員はパソコンやスマートフォンから申告でき、紙の配布と回収が不要です。提出状況もデータで把握できるため、未提出者への催促も効率よく進められます。
電子化を進める際は、従業員への案内を早めに行い、操作方法を説明する資料を用意しましょう。入力内容に不足があると画面上で注意を表示する機能があるかも、点検の工数を左右するポイントです。
控除証明書を電子データで集める
生命保険料や地震保険料の控除証明書は、保険会社から電子データで受け取れる場合があります。マイナポータルと連携して控除証明書のデータを取得し、申告書に反映できる仕組みも国税庁が案内しています。
電子データを使うと、証明書の金額を手入力する手間や入力ミスを減らせます。ただし、紙の証明書で提出する従業員も残るため、紙と電子の両方を受け付けられるかを委託先に確認しましょう。電子データの読み込みに対応した入力画面があるかも、比較の材料です。
年末調整は内製と外部委託のどちらを選ぶべきか
年末調整を社内で行うか外部に委託するかは、従業員数や担当者の経験、予算によって判断が分かれます。どちらかが常に優れているわけではないため、それぞれの特徴を比べたうえで自社の状況にあう方法を選びましょう。
| 比較項目 | 内製 | 外部委託 |
|---|---|---|
| 費用 | 委託費はかからないが人件費がかかる | 委託費がかかるが社内の作業時間を減らせる |
| ノウハウ | 社内に知識が蓄積される | 税制改正への対応を委託先の知見で補える |
| 柔軟性 | 社内の都合で手順を変えやすい | 契約で定めた範囲とスケジュールに沿って進む |
| 情報管理 | 社内の管理ルールで完結する | 委託先の監督と受け渡しの管理が必要 |
内製が向いているケース
従業員数が少なく、年末調整に詳しい担当者が複数いる会社では、内製でも運用を続けられる場合があります。国税庁が無償で提供している年末調整の申告書作成用ソフトウェアを従業員に使ってもらう方法もあります。
内製を続ける場合も、手順書の整備や複数の担当者での確認を行い、属人化を防ぐことが重要です。給与計算ソフトの年末調整機能を活用すると、計算にかかる手間を減らせる場合があります。制度の確認には、国税庁の「年末調整がよくわかるページ」が参考です。
外部委託が向いているケース
記入ミスの点検に時間がかかっている会社や、担当者の退職で知識が失われるおそれがある会社では、外部委託が有効な選択肢です。繁忙期の残業を減らし、担当者がほかの業務に時間を使えるようになることも期待できます。
外部委託を選ぶ場合は、委託範囲と費用、情報管理の体制を複数社で比較しましょう。一部の工程だけを委託し、社内にノウハウを残す方法もあります。初年度は範囲を絞って委託し、効果を見ながら広げる進め方も考えられます。
記入ミスや紙管理の課題に対応する年末調整の代行先
記入ミスの確認や書類の回収・保管など、社内で抱えがちな課題にあわせて委託先を検討できるよう、点検工程まで任せられるサービスを選びました。
株式会社InfoDeliverのAI年末調整
- 全件AI解析とダブルチェックで確認作業を代行
- 入力ミスや漏れを検知し従業員への修正依頼まで対応
- 回収リマインドと進捗管理を自動化し追いかけ負担を削減
株式会社InfoDeliverが提供する「AI年末調整」は、AIと専門スタッフが書類解析から電子申告までを代行するサービスです。全件をAIで解析したうえでダブルチェックを行うため、担当者が一枚ずつ内容を確かめる作業を任せられます。入力ミスや漏れを検知した場合は、従業員への修正依頼まで対応します。回収リマインドと進捗管理も自動化されており、未提出者を追いかける負担を軽減できます。
ラクラス年末調整BPOサービス
- 証明書は入力不要、チェックもラクラスで対応
- 人事労務のプロが作り上げた「システム」と「業務」を一括で提供
- どんな従業員構成でも運用できる年末調整体制
ラクラス株式会社が提供する「ラクラス年末調整BPOサービス」は、システムと業務プロセス、問い合わせ対応までを一体で設計するアウトソーシングサービスです。証明書は入力不要で、内容のチェックも代行されるため、紙の証明書の転記や照合にかかる作業を減らせます。申告書の配布・回収、従業員からの問い合わせ対応、未提出者への督促、申告書や証明書の確認、ファイリングまで対応し、特定の担当者に作業が偏る状態を見直す際の選択肢となります。
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まとめ
年末調整アウトソーシングは、自社の課題にあわせて委託の形を選ぶことで効果が期待できます。記入ミスには点検と差し戻しの代行、紙とExcelの限界にはWeb申告、属人化には手順を共有できる委託先が選択肢です。個人情報の管理体制も確認したうえで、内製と外部委託を比べ、資料請求で複数の委託先を比較してみてください。
