Q. 『BtoBプラットフォーム 請求書』の「郵送代行機能」とは？

請求書や支払通知書、納品書などの帳票データをアップロードしていただくだけで、紙の帳票としてお取引先様へ自動で郵送する機能です。

貴社の販売管理システムなどからデータを取り込むことで帳票が自動作成され、電子請求書を未利用のお取引先様へはそのまま紙で発送されます。

Q. 郵送代行機能の特徴は？

◆ 特徴1：データアップロードのみでの作業完了

販売管理システム等からデータを取り込んでいただくだけで、帳票の作成から発送までの工程が完了するため、手作業によるご負担を軽減していただけます。

◆ 特徴2：1通から低コストでの郵送代行

1通206円からご依頼が可能となっており、こちらの料金には郵送費や印刷費、封筒代、作業工数などのすべてが含まれています。

◆ 特徴3：ご要望に応じた2種類の郵送タイプ

明細書ありの封筒タイプと、明細書なしの圧着はがきタイプから、お取引先様の状況に合わせて最適な形式をご選択いただけます。

◆ 特徴4：電子化への移行を促すご案内文の記載

郵送される帳票には電子化へのご案内が記載されており、お取引先様のタイミングで無理なくデジタル化への切り替えをご検討いただけるよう工夫されています。

Q. 他社と比べて郵送代行機能の強みは？

◆ 強み1：高速デジタルフルカラー印刷機による運用体制

国内有数の印刷機を活用しており、両面印刷による紙の使用量削減やコストの適正化を実現しています。

◆ 強み2：第三者認証を取得した安心のセキュリティ体制

国際基準に準じた品質マネジメントシステムのもとで運用されており、大切な帳票データを安全にお取り扱いする体制を整えています。

◆ 強み3：請求書以外のPDFファイルの同封

支払通知書のほかに、システム上へ添付いただいたPDFファイルも一緒に同封できるため、柔軟な郵送対応が可能となっています。

Q. 郵送代行機能の導入によって得られるメリットは？

◆ メリット1：すべての請求書の電子データ一元管理

お取引先様のシステム利用状況に関わらず、貴社の発行業務は稼働直後からすべてデジタルデータとして一元管理していただけるようになります。

◆ メリット2：控え保管の不要による省スペース化

電子帳簿保存法に適合しているため、郵送代行を利用して紙で送付された場合でも、自社での控えの保管は不要となります。

◆ メリット3：いずれかの形での送付による発行漏れ防止

すべてのお取引先様に対して電子または紙のいずれかでお届けできる仕組みとなっており、発行漏れを防ぐことができます。

◆ メリット4：お取引先様に負担をかけない自社デジタル化

未利用のお取引先様には従来どおりの方法で発行されるため、先方のご状況を気にかけることなく、自社の業務効率化をスムーズにスタートしていただけます。

＜おわりに＞

『BtoBプラットフォーム 請求書』の郵送代行機能は、紙での受け取りをご希望されるお取引先様へのご対応を維持しながら、自社のペーパーレス化を推進できるサービスです。

電子化と郵送代行を併用していただくことで、請求書発行業務のさらなる効率化とコスト削減のお手伝いができれば幸いです。