月額料金だけで判断すると見落としやすい追加コスト
「月額数千円から」といった価格表示は、あくまで最小構成での料金である場合があります。ここでは従量課金の仕組みと、想定外の費用が発生する背景を紹介します。
扉数・カード枚数による従量課金
アクセスコントロールの料金は、管理する扉の数やカードの枚数に応じて変動する従量課金型の製品が一定数あります。表示されている料金が最小構成を前提にしている場合、実際に必要な扉数やカード枚数で見積もると金額が変わることがあります。
見積もりを依頼する際は、自社で管理したい扉数やカード枚数を具体的に伝え、その条件での金額を確認しましょう。将来的に扉数が増える見込みがある場合は、増設時の料金体系もあわせて確認しておくと、後から想定外の費用に気づく状況を避けやすくなります。オフィス移転や増床の計画がある企業は、その時点で必要になる扉数を見込んで見積もりを取ると、契約後の再交渉を減らしやすくなります。
想定外の費用が発生する仕組み
従量課金の仕組みが複雑な製品では、どの操作にどの費用がかかるかがわかりにくく、契約後に想定と異なる請求が発生する場合があります。料金体系の説明を受けた際は、具体的な利用シーンに当てはめて確認することが有効です。
例えば、来訪者用の一時カードを頻繁に発行する運用を想定している場合、その発行にも料金がかかるのかどうかは見落とされやすいポイントです。見積もり時に、想定される運用パターンを複数提示して確認しておくと安心です。契約後にオプション機能を追加したくなった場合の料金体系についても、あらかじめ確認しておくと、後から想定外の追加費用に気づく状況を避けやすくなります。
導入時にかかる工事・設置費用
アクセスコントロール自体の利用料が抑えられていても、初期の設置工事にかかる費用が大きくなる場合があります。ここでは機器設置の費用と、設置環境による費用差を紹介します。
機器設置にかかる費用
扉に認証機器を取り付ける工事や、配線工事にかかる費用は、利用料とは別に発生する場合があります。工事費用が高額になる隠れたコストとして見落とされやすいため、見積もりの段階で工事費が含まれているかを確認しましょう。
既存の扉の構造や配線状況によって、追加工事が必要になるケースもあります。現地調査を経たうえで正式な見積もりを提示してもらうと、契約後に想定外の追加費用が発生する状況を避けやすくなります。古い建物では配線の引き直しが必要になる場合もあるため、設備担当者にも同席してもらい、現状を確認したうえで見積もりを依頼するとよいでしょう。
設置環境による費用差
設置する扉の数や建物の構造、配線を新設する必要があるかどうかによって、工事費用は大きく変わる場合があります。複数拠点に導入する場合は、拠点ごとに条件が異なるため、拠点単位での見積もりを確認しておきましょう。
賃貸物件の場合は、原状回復に関する取り決めも確認が必要です。退去時に設備を撤去する費用が発生するかどうかも、契約前にビルの管理会社やベンダーへ確認しておくと安心です。テナントによっては、外壁や共用部への工事に管理会社の許可が必要な場合もあるため、工事内容を事前に共有しておくと手続きが円滑に進みやすくなります。工事の日程調整にも時間がかかる場合があるため、余裕を持ったスケジュールで導入計画を立てておくとよいでしょう。
カード・ユーザー追加時の料金体系
導入後に社員数が増えた際、カードやユーザーの追加が別料金になっている場合があります。ここでは追加時に発生する費用と、料金体系の確認ポイントを紹介します。
追加時に発生する費用
初期契約時の人数を超えてカードやユーザーを追加する場合、1件あたりの追加費用が設定されている製品があります。採用活動が活発な企業では、こうした追加費用が積み重なり、想定より総コストが膨らむ場合があります。
追加費用の単価だけでなく、まとめて追加する場合の割引があるかどうかも確認しておきたい項目です。年間の採用計画にあわせて、どの程度の追加が見込まれるかを事前に試算しておくと、契約時の判断材料になります。繁忙期に一時的なスタッフを増やす業種では、短期的な追加・削除が発生した場合の料金の扱いもあわせて確認しておくと安心です。
料金体系の確認ポイント
カードやユーザーの追加費用は、契約書や見積書に明記されていないと後から気づきにくい項目です。契約前に、追加時の料金表を書面で提示してもらい、想定する人数の変動に対してどの程度の費用がかかるかを確認しましょう。口頭での説明だけに頼ると、契約後に認識の違いが判明する場合があるため、書面での確認が有効です。
退職者が出た場合にカードを再利用できるか、それとも新規発行として扱われるかも確認しておくとよいでしょう。運用ルール次第で、追加コストの発生頻度を抑えられる場合があります。カードの破損や汚損による再発行についても、無償対応の範囲があるかどうかを契約時に確認しておくと、日常的な追加費用を見積もりやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でアクセスコントロールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
契約期間・解約時の費用
他社への乗り換えを検討する際、契約期間や解約時の費用が想定外の負担になる場合があります。ここでは最低契約期間の縛りと、解約・乗り換え時の違約金を紹介します。
最低契約期間の縛り
最低契約期間が設定されている製品では、期間内に解約すると違約金が発生する場合があります。契約時に提示される割引が、最低利用期間とセットになっているケースもあるため、条件を確認しておきましょう。
契約期間中に運用体制や拠点数が変わる可能性がある場合は、契約内容が柔軟に見直せるかもあわせて確認しておくと安心です。長期契約による割引と、途中解約時のリスクを比較して判断することが大切です。契約更新のタイミングで自動更新になる条項が含まれていないかも、更新前に確認しておくとよいでしょう。
解約・乗り換え時の違約金
他社製品への乗り換えを検討した際、最低契約期間の縛りにより違約金を請求されるケースがあります。契約書に記載された解約条件を、契約前の段階で確認しておくことが有効です。
設置した機器の扱いについても確認が必要です。解約時に機器を撤去する費用が別途発生するのか、それとも撤去は不要なのかによって、乗り換え時の総費用が変わってきます。乗り換え先の製品が既存の配線や機器を流用できる場合は、切り替えにかかる費用を抑えられる場合もあるため、あわせて確認しておくとよいでしょう。
中長期の総コストを見積もる
単年度の料金だけで比較すると、中長期での費用感を見誤る場合があります。ここでは3年間利用した総コストに含めるべき項目と、比較時の確認方法を紹介します。
総コストに含めるべき項目
3年間の総コストを見積もる際は、月額利用料に加えて、初期の設置工事費、カードやユーザーの追加費用、保守費用、解約時の費用まで含めて計算することが望まれます。月額料金だけで比較すると、総額で見た際の差が見えにくくなります。
保守費用についても、標準の対応範囲と追加費用が発生する対応範囲を分けて確認しておくと、想定外の出費を防ぎやすくなります。複数社から同じ条件で見積もりを取得し、総額で比較することが有効です。機器の故障時に部品交換費用が別途かかるかどうかも、保守契約の範囲として確認しておくと安心です。
比較時の確認方法
見積書を比較する際は、記載されている項目が各社で同じ範囲を指しているかを確認することが重要です。ある会社では基本料金に含まれる項目が、別の会社ではオプション扱いになっている場合もあります。
想定する扉数やカード枚数、拠点数などの条件をそろえたうえで、各社に同一条件での見積もりを依頼すると、比較の精度が高まります。将来の拡張予定も伝えたうえで見積もりを取ると、長期的な費用感を把握しやすくなります。担当者が複数の候補製品を横並びで比較できるよう、条件をそろえた一覧表を作成しておくと、社内での稟議もスムーズに進めやすくなります。
料金体系を確認して比較したいアクセスコントロール製品の例
ここまで紹介したコストの観点をふまえ、料金体系や設置方法が異なる製品を紹介します。見積もり時に確認したい項目と照らし合わせながら比較する際の参考にしてください。
ALLIGATE（アリゲイト）
- いろいろな扉・既存システムからのリプレイスに対応
- 設置工事から24時間365日の保守窓口まで、一気通貫のサービス
- 社内ネットワークの構築不要で導入コストを軽減
株式会社アートが提供する「ALLIGATE（アリゲイト）」は、クラウド型の入退室管理システムです。管理画面上で権限やユーザー情報を扱うため、社員数の増減にあわせた運用がしやすい設計になっています。見積もりを依頼する際は、想定する扉数やユーザー数を具体的に伝えることで、自社の運用規模に合った料金体系を確認しやすくなります。
株式会社日立ビルシステムの入退室管理システム
- サーバー不要（クラウドによる導入コスト低減、維持管理不要）
- オフィス等の物理的安全対策に有効
- １拠点から複数拠点まで拡張可能
株式会社日立ビルシステムが提供する「株式会社日立ビルシステムの入退室管理システム」は、オフィスビルや複数拠点での運用を想定した入退室管理システムです。設置工事や保守を含めた導入計画をベンダーと相談しながら進められるため、初期費用と運用費用をあわせた総コストを見積もりたい企業に向いています。拠点ごとの条件が異なる場合の見積もり比較にも対応しやすい製品です。
Akerun （株式会社フォトシンス）
- 世界初の後付け型スマートロックで、7つの特許を保有・出願。
- 20社以上のサービスと連携可能な業界最大級のAPI連携数。
- オフィス、ジム、病院など多様な場所・用途に対応。
カギカン （Qrio株式会社）
- 国内80%以上のドアに対応
- 合カギの即時発行・削除に対応。
- ドアの開閉を検知し自動施錠
まとめ
アクセスコントロールは、月額料金だけでなく設置工事費やカード追加費用、契約期間の条件まで含めて確認することで、想定外の追加コストを防ぎやすくなります。3年間の総コストを見積もったうえで、複数の製品を比較しながら検討を進めましょう。見積もりの段階で不明な点を残さないよう、担当者に確認しながら進めることが後々のトラブルを防ぐことにつながります。契約内容を社内の関係者と共有し、認識をそろえたうえで導入を決定することも大切です。
