AIコンサルティングの運用体制で決めておく役割分担
AIコンサルティングを活用するには、支援を受ける側の運用体制も重要です。経営層、推進担当、現場の役割を決めておくと、依頼後の進行が安定します。ここでは、役割分担の基本を三つの観点から整理します。
経営層、推進担当、現場の役割の整理
経営層は、AI活用の目的と投資の範囲を決め、最終的な責任を持ちます。推進担当は、計画の管理や依頼先との調整を担い、進捗を経営層に報告します。現場の担当者は、業務の実態を伝え、実際に結果を確認して改善点を伝える役割です。
三者の役割を文書にしておくと、担当者が替わっても運用が止まりにくくなります。小さな会社では兼務になる場合もありますが、役割そのものは区別しておきましょう。承認者の名前まで書いておくと、判断が滞らず、責任の所在も明確にできます。
外部の支援と社内で担う作業の線引き
AIコンサルティングでは、課題の整理や技術の選定、PoCの実施などを外部の支援に任せられます。一方で、業務の判断や最終的な意思決定は、社内が担う必要があります。線引きが曖昧だと、責任の所在が分からなくなり、問題の対応が遅れる場合があります。
依頼の前に、作業ごとに社内と外部のどちらが担当するかを一覧にしましょう。特に、運用開始後の日常的な確認作業を誰が行うかは、見落としやすい点です。支援が終了した後も社内で無理なく続けられるかを基準に決めましょう。
運用開始後の意思決定と報告の流れ
運用が始まると、AIの出力に誤りが見つかる、利用部門から改善の要望が出るなど、判断が必要な場面が増えます。誰が判断し、誰に報告するかを、あらかじめ決めておきましょう。判断の場面を想定しておくと、慌てずに対応できます。
定例の会議を月に一度設け、利用状況と課題を共有する方法があります。支援サービスの担当者にも参加してもらうと、改善の提案を受けやすくなります。会議の記録は、担当者が替わった際の引き継ぎにも、次の改善の検討にも役立ちます。
担当者が少ない会社でも回せる運用の工夫
DX推進の担当が1人の会社や、情報システム部門がない会社でも、運用を工夫すれば進められます。無理のない範囲に絞ることが大切です。少人数の体制で意識したい工夫を、表で整理します。
| 状況 | 工夫の方向性 | 支援側に確認する点 |
|---|---|---|
| 推進担当が1人 | 対象業務を絞る | 初期の設定や教育を代行できるか |
| 情報システム部門がいない | 支援側の窓口を活用する | 問い合わせの受付時間と範囲 |
| 属人化の懸念 | 手順と記録を残す | 運用の手順書を成果物に含めるか |
DX推進担当が1人でも回るよう業務を絞る
推進担当が1人の場合、対象の業務を一つか二つに絞ると、運用の負担を抑えられます。最初から複数の部門に広げると、問い合わせ対応だけで手一杯になる場合があります。担当者の負担が重いと、運用の質が下がる場合があります。
支援サービスには、初期設定や利用者向けの教育を代行してもらう方法があります。担当者本人が不在のときに備えて、代役も決めておくと、運用が止まる事態を防げます。無理のない範囲を、費用や期間とあわせて、運用開始前に依頼先と相談しましょう。
情報システム部門がいない場合は支援側の窓口を活用する
情報システム部門がない会社では、障害や設定の相談先がなくなりやすい点が課題です。依頼先が、運用開始後の問い合わせを受け付けているかを確認しましょう。受付の時間帯や対応の範囲も、書面で確認します。
社内では、利用者からの質問を取りまとめる担当を一人決めておくと、依頼先とのやり取りが整理されます。簡単な設定の変更を自社で行えるよう、操作の説明を受けておくのも有効です。対応できる範囲が限られる場合は、別の窓口を用意しておきます。
属人化を避けるため手順と記録を残す
特定の担当者だけが運用の方法を知っている状態は、異動や退職で運用が止まる原因となる場合があります。運用の知識が失われると、再び一から説明する手間が生じます。設定の内容や判断の理由を、文書に残しておきましょう。
依頼先に、手順書や運用の記録を成果物として作成してもらう方法があります。作成物の更新を誰がどの頻度で行うかも決めておくと、内容が古くなるのを防げます。複数の担当者で内容を確認し合う習慣も、属人化を防ぐ助けとなります。
多拠点のAI活用を本社で一括管理する運用体制
多拠点で事業を営む企業では、拠点ごとにAIの使い方がばらつく場合があります。本社で状況を把握し、共通のルールを定める運用体制を整えることが重要です。ここでは三つの工夫を見ていきます。
拠点ごとの活用状況を把握する報告の仕組み
本社で一括管理するには、各拠点の利用状況を定期的に把握する仕組みが必要です。利用者数や対象の業務、困りごとを、同じ様式で報告してもらう方法があります。同じ様式にそろえると、拠点間の比較がしやすくなり、課題の共通点も見えてきます。
報告の頻度は、月に一度など負担にならない範囲で、拠点の担当者と相談して決めましょう。報告の様式づくりや集計の方法は、支援サービスに相談できます。集計した結果を拠点にも共有すると、他拠点の工夫を参考にしやすくなります。
本社が定める共通ルールと拠点の裁量の範囲
入力してよい情報の範囲や、生成結果の確認方法といった重要なルールは、本社で統一します。一方で、拠点ごとの業務の違いに応じた使い方は、拠点が判断できる余地を残すと現実的です。共通ルールが明確だと、拠点の担当者も判断に迷いません。
どこまでが共通で、どこからが拠点の判断かを文書で示しましょう。例外を認める場合の申請の手順も決めておくと、運用が混乱しません。ルールは、運用で見つかった課題をもとに、定期的に見直す前提で作りましょう。
利用状況を可視化する管理項目の設計
一元管理のためには、何を見れば全体の状況が分かるかを決めておく必要があります。利用者数、対象業務、見つかった誤りの件数、拠点からの要望などが、管理項目の候補です。管理項目は、経営層への報告にも使える内容にしておくと便利です。
項目が多すぎると、集計の負担が大きくなり、続かなくなります。最初は数項目に絞り、運用しながら増減させましょう。可視化に使うツールの選び方や、集計の自動化の可否は、依頼先に相談するとよいでしょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でAIコンサルティングの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
グループ会社で計画と学習データを統合管理する考え方
グループ会社でAIを活用する場合は、活用の計画と学習に使うデータを、グループとして管理する考え方が必要です。法人ごとの違いにも注意しながら、統合管理の要点を整理します。
グループ共通のAI活用計画を年度単位で立てる
グループ各社が個別にAIを導入すると、同じ課題に対して別々の費用をかける場合があります。年度ごとにグループ共通の活用計画を立て、優先する業務と予算を調整しましょう。同じ課題への重複した投資を避けることが、計画づくりの目的の一つです。
計画には、各社の取り組み、担当者、支援サービスの利用範囲を記載します。計画の進み具合は、四半期ごとなどに確認すると、遅れに早く気づき、見直しも進めやすくなります。計画づくりの支援を、依頼先に頼むことも可能です。
学習に使うデータの所在と権限を管理する
AIの学習や検証に使うデータは、どの会社のシステムにあり、誰が使えるのかを一覧にしておきます。所在が分からないデータは、使ってよいかの判断もできません。データの所在は、定期的に更新して最新の状態を保ちましょう。
データの種類ごとに、閲覧や持ち出しができる担当者を限定しましょう。個人情報や機密情報を含むデータは、特に厳格に管理します。依頼先の担当者に渡すデータも、必要な範囲に絞り、提供の記録を残し、返却や削除の時期も決めておきましょう。
子会社間でデータを共有する際の条件を定める
グループ会社であっても、法人が異なれば、個人データのやり取りは第三者への提供にあたる場合があります。個人情報保護法には、一定の条件で共同して利用できる仕組みもあるため、自社の場合にあてはまるかを確認しましょう。
共有する場合は、対象のデータの項目、利用する会社の範囲、利用目的、管理の責任者を整理します。判断に迷うときは、法務部門や専門家に相談しましょう。共有の範囲や期間は、書面に残しておくと、後から確認できます。
経営企画と情報システム部門が分業する運用体制
経営企画部門が活用の方針を決め、情報システム部門が技術面を担う分業は、AI活用で採られる形の一つです。分担をあいまいにしないための確認点を、次の三つにまとめます。
- ■部門間の分担
- 方針の決定と技術面の確認を、どちらが担うか
- ■契約上の責任範囲
- 運用上の作業と責任を、依頼先とどう分けるか
- ■ガイドラインの活用
- 運用ルールを考えるときの参考にできる公的な資料
部門間の分担と承認の流れ
経営企画部門は、活用の目的や優先順位、予算の管理を担います。情報システム部門は、システムの接続や情報の安全管理を確認する役割です。それぞれの承認が必要な場面を、あらかじめ決めておきましょう。
両部門の意見が分かれたときの調整役を決めておくことも重要です。調整役がいないと、検討が止まって導入の時期が遅れる場合があります。依頼先には、両部門が参加する打ち合わせの進行や議事録の作成を、支援してもらう方法もあります。
委託契約で定める運用上の責任範囲
委託契約では、作業の範囲、成果物、運用開始後の対応の範囲を明確にします。経済産業省の「AI・データの利用に関する契約ガイドライン」は、AIの開発や利用に関する契約で検討したい事項を整理した資料です。
個人データの取扱いを委託する場合、個人情報保護法は、委託先に対する必要かつ適切な監督を求めています。委託先の管理体制の確認や、再委託の扱いの取り決めも、契約の段階で整理しましょう。契約書に、監督の方法を具体的に記載しておくと安心です。
AI事業者ガイドラインを運用ルールに生かす方法
経済産業省と総務省のAI事業者ガイドラインは、AIの開発者、提供者、利用者のそれぞれに求められる取り組みを示しています。法的な拘束力はありませんが、社内の運用ルールを作る際の参考にできます。ガイドラインは更新される場合があるため、最新の内容を確認してください。
例えば、安全性や透明性、プライバシー保護といった指針を、自社の確認項目に置き換える方法があります。支援サービスに、項目への置き換えを手伝ってもらうとよいでしょう。見直しの時期も決めておきましょう。
運用を任せる体制から選ぶ支援サービス
運用や社内体制づくりへの支援が掲載されているサービスを、掲載情報の範囲で紹介します。
pluszeroのAI開発
- AI開発だけでなく、上流から下流までワンストップで対応可能
- 企業規模・分野を問わず、様々な事業課題の相談が可能
- 自然言語処理に注力し、研究開発を通して技術の進展を牽引
株式会社pluszeroが提供する「pluszeroのAI開発」は、専任のタスクフォースを組成し、社内の情報システム部門と同じように利用できるアウトソーシングサービスです。課題発見からAI開発・保守までをワンストップで提供し、提供エリアは全国です。データ分析・モデリングやAIソリューションの開発・実装を支援する内容で、担当者が少なく運用まで外部に任せたい場合に検討できます。運用の範囲は、個別に確認しましょう。
AIDX顧問
- AI・DXのプロがヒアリングから構築、内製化まで一気通貫で支援
- AIを活用した理想の社内体制を構築し、貴社の資産を増やせる
- 貴社の業務・環境に応じた最新AIの活用方法を月1でアドバイス
株式会社LOGが提供する「AIDX顧問」は、AI・DXの専門家が伴走して社内業務の仕組みづくりを継続的に進めるAI顧問サービスです。製品ページでは、毎月の打ち合わせで課題と解決策を提案し、社員が使える仕組みの構築を進めるとされています。ヒアリングから構築、内製化まで一気通貫で支援する点が特徴です。担当者が少ない会社が、AI活用の仕組みづくりや社内の体制づくりを相談しながら進めたい場合に検討できます。
neoAI Chat/Work
- 安心して社内データを活用できる高セキュリティ環境
- RAGと豊富なAIエージェントで高精度なアウトプットを出力
- 調査・分析・資料作成など、幅広い業務が入れるだけで完結
株式会社neoAIが提供する「neoAI Chat/Work」は、企業の業務で使う法人向け生成AIプラットフォームです。製品ページでは、利用状況を管理画面で確認でき、活用が進んでいない部署には研修やハンズオンで対応するとされています。目的に応じたAIエージェントを搭載し、RAG（社内データなどを参照して回答する仕組み）も備えています。全社で利用を広げる際の管理の体制や、部署ごとの定着の進め方を考える場面で確認できます。
Liaro生成AI導入支援サービス （株式会社Liaro）
- 商品・業務特性にあった、貴社にカスタマイズした生成AIを開発
- 医薬品、アパレル、食品、不動産など幅広い分野での成功事例あり
- 本稼働後もサポート！AIモデルの精度やUXを継続的改善
ChatGPT活用コンサルティング （株式会社HappyCreate）
- AIチャットボットランキング第1位
- 中小企業向けAIチャットボット導入サービス
- 従業員向けのChatGPT活用トレーニングも提供
AIコンサルティングに関するよくある質問
AIコンサルティングの運用体制についてよくある質問と回答をまとめました。
- ■Q1：AI活用の担当者が不在になっても、運用を続けるにはどうすればよいですか？
- A：手順書や設定の記録を残し、代役を決めておく方法があります。依頼先の問い合わせ窓口を活用できるかも確認しましょう。特定の担当者だけが分かる状態を避けることが大切です。
- ■Q2：支援が終わった後は、社内だけでAIの運用を続けられますか？
- A：続けられるかどうかは、引き継ぎの内容と社内の体制によります。手順書や研修が成果物に含まれるか、運用に必要な担当者を確保できるかを、依頼の前に確認しましょう。
- ■Q3：多拠点の利用状況を把握するには、どのような情報を集めればよいですか？
- A：利用者数、対象の業務、見つかった誤りの件数、拠点からの要望などが候補です。拠点が負担に感じない範囲で、同じ様式で定期的に報告してもらう方法があります。
- ■Q4：経営企画部門と情報システム部門の意見が分かれたときは、どう調整しますか？
- A：調整役と最終的な決裁者を、あらかじめ決めておきましょう。優先順位を決める基準を共有しておくと、判断が進みやすくなります。依頼先に打ち合わせの進行を支援してもらう方法もあります。
まとめ
AIコンサルティングの運用体制は、役割分担を決め、社内と外部の作業の線引きを明確にすることから始まります。担当者が少ない場合は対象を絞って手順を残し、多拠点では報告の仕組みと共通ルール、グループ会社ではデータの所在と共有条件の管理が重要です。契約では責任範囲も確認しましょう。複数の支援サービスの資料を請求し、自社の運用体制にあう依頼先を比べてみてください。
