AIコンサルティングが使いやすいか見極める基準と依頼の進め方

AIコンサルティングが使いやすいと感じる条件

AIコンサルティングは、専門家の支援を受ける外部サービスです。ソフトウェアのような操作画面があるわけではないため、依頼から成果物の受け取りまでの進めやすさで、使いやすさを考えます。ここでは、使いやすさの測り方と、基準の決め方を整理します。

■窓口の分かりやすさ

相談先が一本化され、質問への返答が速やかか

■説明の平易さ

専門用語を言い換え、図や例で説明してもらえるか

■自社の作業量

資料やデータの準備、会議への参加が過大にならないか

■サポート体制

定例の報告や、随時の相談を受けられるか

操作ではなく進めやすさで使いやすさを測る

AIコンサルティングで使いやすさを考えるときは、画面の操作性よりも、依頼してから成果を受け取るまでの負担を見ます。相談のしやすさ、説明の分かりやすさ、成果物の受け取りやすさ、自社に求められる作業の量が主な観点です。

「使いやすい」という評価は、人によって基準が異なります。AIの知識が少ない担当者なら説明の平易さを、多忙な担当者なら作業量の少なさを重視するでしょう。自社が何を重視するかを、依頼先を探す前に決めておくことが大切です。

評価基準を自社の言葉で決めておく

依頼先を比較する際は、上記のような四つの基準を自社で決め、同じ質問を各社にします。回答を点数で採点するなど、比較の方法をそろえると、印象や担当者の話しぶりだけで選ぶことを避けられます。

基準は、実際に窓口を担当する人と、決裁をする人の双方で確認しましょう。担当者は進行の負担を、決裁者は成果と費用を見る傾向があるため、認識がずれると選定が長引く場合があります。事前に社内ですり合わせておくと、あとからの手戻りを防げます。

範囲を絞ったシンプルな依頼から始める

最初から全社的な構想を依頼すると、関わる部署が増え、調整の負担が大きくなります。まずは一つの業務に絞り、小さな範囲で効果を確かめる進め方なら、関係者も少なく、シンプルに進められます。関係部署が限られるため、会議の調整や資料の準備にかかる手間も抑えられます。

範囲を絞ると、費用の見通しも立てやすくなります。成果が確認できた段階で対象を広げれば、うまくいかなかった場合の見直しも容易です。課題を絞る支援をしてもらえるかを、確認しましょう。

初心者でも進めやすい依頼の進め方

AIの知識が少なくても、AIコンサルティングを依頼できる場合があります。専門知識がないことは、依頼の妨げになるとは限りません。初めて依頼する場合も、基本の流れは変わりません。ここでは、相談の始め方、資料の見方、社内の巻き込み方を順に見ていきます。

AIの知識がなくても課題から相談する

相談の際に、AIで何ができるかを理解している必要はありません。現場で困っている作業や、時間のかかっている業務を、そのまま伝えることから始められます。AIで解決すべきかどうかの判断も、支援の範囲に含まれます。

伝える内容は、作業の流れ、かかっている時間、担当者の人数など、日々の業務で把握していることで十分です。数字が手元にない場合は、概算でも構いません。最初の相談で、課題の整理を手伝ってもらえるかを確認しましょう。

専門用語の説明と資料の分かりやすさを確認する

提案書や報告書に専門用語が並ぶと、社内での共有や決裁が進みにくくなります。初回の打ち合わせや提案の場で、用語の説明が平易かどうかを確かめておきましょう。質問したときに、例を交えて答えてくれるかも、判断材料の一つです。

サンプルとして、過去の報告書の形式を見せてもらえる場合もあります。図や表が使われ、結論が先に書かれているかを確認します。経営層への報告にそのまま使える形式であれば、社内の説明資料を作る手間を減らせる場合があります。

社内の関係者を早めに巻き込む

依頼先が支援しても、実際に業務を変えるのは社内の担当者です。現場の担当者や情報システム部門に、依頼の目的と進め方を早めに共有しておくと、協力を得やすくなります。依頼の目的が共有されていないと、現場の協力が得られにくくなります。

説明の場に依頼先の担当者を同席させ、専門的な質問に答えてもらう方法もあります。現場の不安や疑問を早い段階で拾えれば、導入後の混乱を防げます。社内への説明を支援してもらえるかも、依頼先を選ぶ際の確認点です。

立ち上げ準備で自社が担う作業の確認

ソフトウェアの初期設定にあたるのが、AIコンサルティングでは立ち上げ時の準備です。簡単に始められるかは、この段階で自社に求められる作業の量で判断できます。ここでは、キックオフ、資料とデータの準備、手続きの順に確認します。

キックオフで決める事項を把握する

支援の開始時には、キックオフの打ち合わせを行い、目的、範囲、体制、スケジュールを確認します。この打ち合わせで決める内容が明確な依頼先は、その後の進行も整理されている場合があります。自社側の役割と、確認が必要な事項も、この場で明確にします。

自社側からは、決裁者、窓口の担当者、現場の協力者を決めて出席してもらいます。事前に議題を共有してもらえると、準備の負担が軽くなります。キックオフで決めた内容は、議事録として書面に残してもらいましょう。

提供する資料とデータの準備量を見積もる

支援の開始にあたり、業務の資料、システムの仕様、分析用のデータなどの提供を求められます。何を、いつまでに、どの形式で用意するのかを、一覧で示してもらうと準備を進めやすくなります。用意するのが難しい資料があれば、早めに伝えておきましょう。

データの抽出に手間がかかる場合は、その作業を誰が担うかも確認が必要です。自社で用意するのが難しければ、抽出を支援してもらえるかを相談しましょう。準備に想定以上の時間がかかると、支援全体の期間も延びる場合があります。

機密保持と個人情報の取り扱いを手続きとして確認する

資料やデータを渡す前に、機密保持契約の締結が、事前に求められる場合があります。契約書の内容は、社内の法務部門にも確認してもらいます。個人情報を含むデータを渡す場合は、委託先の管理や、利用目的の範囲に関する確認も必要です。

個人情報保護委員会は、生成AIサービスへ個人情報を入力する際に、利用目的の達成に必要な範囲内かを確認するよう注意喚起しています。手続きの案内や必要な書式を、依頼先が用意してくれるかを確認すると、自社の負担を減らせます。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でAIコンサルティングの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

使いやすい支援を支えるサポート体制

サポートが手厚いかどうかは、使いやすさに関わります。窓口、定例の報告、支援が終わったあとの相談という三つの場面で、どのような対応を受けられるかを確認します。手厚さは、返答の速さ、対応できる範囲、支援後の継続性で判断できます。

相談の窓口と連絡手段を確認する

窓口が一人に決まっているか、複数名の体制なのかで、連絡のしやすさは変わります。担当者が不在のときの代理や、問い合わせへの返答の目安も、あらかじめ聞いておきたい点です。緊急時の連絡先も教えてもらいましょう。

連絡の手段は、メール、チャット、電話、オンライン会議などから選べると便利です。自社が普段使っている連絡手段に対応しているかを確認しましょう。連絡が滞ると進行が遅れるため、返答にかかる日数の目安を契約書に示してもらうと安心です。

定例会と報告の頻度と内容を確かめる

支援の期間中は、週に1回、月に1回など、定例の打ち合わせで進捗を共有する形があります。頻度が低すぎると状況が見えず、高すぎると自社の負担が増えるため、適切な頻度を相談して決めます。議事録を共有してもらえるかも、あわせて確認しておきます。

報告の内容は、進捗、課題、次の作業の三つが明記されているかを見ましょう。報告書が毎回同じ形式であれば、社内への共有も容易です。結論が一目で分かる形になっているかも、確認したい点といえます。

支援終了後の相談と引き継ぎを確認する

支援の期間が終わったあとも、運用中に疑問が出る場合があります。終了後の問い合わせに対応してもらえるか、有償か無償かを、契約前に確認しておきましょう。運用中の不具合や改善の相談が、支援の対象かも明らかにします。

自社の担当者だけで運用を続けられるように、手順書や設計書を整備してもらうことも大切です。担当者が異動した場合でも、資料があれば引き継ぎができます。研修や勉強会を通じて、知識を社内に残す支援があるかも、あわせて見ておきましょう。

AIコンサルティングを使いやすく保つ契約の確認点

進め方が分かりやすくても、契約の内容があいまいだと、あとから負担が増えることがあります。成果物の扱い、追加費用、責任の分担について、事前に確認しておきたい点をまとめます。契約の段階で整理しておくと、安心して進められます。

成果物の形式と権利を確かめる

委託契約では、納品される成果物の形式と、その権利が誰に帰属するかを確認します。成果物が自社で編集できる形式であれば、社内で再利用しやすく、使いやすさにつながります。納品後の修正に、期限や回数の定めがあるかも見ておきましょう。

経済産業省は、AIの利用や開発に関する契約チェックリストを公開しており、入力と出力の双方で確認すべき点を整理しています。生成AIを使った成果物の著作権の扱いも、契約書で確認しておきましょう。条項が不明確な場合は、契約前に書面で確認します。

範囲外の依頼と追加費用の扱いを決める

支援の途中で、依頼の内容を変えたくなる場合があります。範囲外の作業が発生したときに、追加の費用がかかるのか、どのような手続きで合意するのかを、契約前に取り決めておきましょう。変更の連絡方法も決めておくと、行き違いを避けられます。

見積書に含まれる作業と、含まれない作業を一覧にしてもらうと分かりやすくなります。変更の依頼が簡単にできるかどうかも、使いやすさの一つです。費用の見通しが立つ契約であれば、社内の稟議も進めやすくなります。

AI事業者ガイドラインで責任の分担を整理する

経済産業省と総務省のAI事業者ガイドラインは、AI開発者、AI提供者、AI利用者の三つの主体ごとに、取り組む事項を示しています。依頼先と自社が、それぞれどの役割を担うのかを整理する手がかりです。ガイドラインは指針であり、個別の契約内容は別途の取り決めが必要です。

役割が整理されていれば、AIの出力に誤りがあった場合の確認や対応を、誰がどこまで行うかが明確です。判断に迷ったときの相談先も定めておくと、現場の担当者は安心して進められます。

進めやすさに配慮したAI支援サービス

相談のしやすさや、導入後の定着への支援といった観点から、依頼の負担を確認しやすいサービスを取り上げます。

AIDX顧問

株式会社LOG

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《AIDX顧問》のPOINT

1. AI・DXのプロがヒアリングから構築、内製化まで一気通貫で支援
2. AIを活用した理想の社内体制を構築し、貴社の資産を増やせる
3. 貴社の業務・環境に応じた最新AIの活用方法を月1でアドバイス

neoAI Chat/Work

株式会社neoAI

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《neoAI Chat/Work》のPOINT

1. 安心して社内データを活用できる高セキュリティ環境
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AIコンサルティングに関するよくある質問

AIコンサルティングの使いやすさについてよくある質問と回答をまとめました。

■Q1：AIの知識がなくても、AIコンサルティングを依頼できますか？

A：課題から相談できるため、専門知識がなくても依頼できる場合があります。現場で困っている作業を伝え、AIで解決すべきかの判断も含めて支援してもらえるかを確認しましょう。

■Q2：担当者が兼務でも、無理なく進められますか？

A：自社に求められる作業量を事前に聞き、会議の頻度や資料の準備を調整することで、負担を抑えられる場合があります。定例の頻度や連絡手段は、自社の業務状況をふまえて相談しましょう。

■Q3：支援が終わったあとも、自社だけで運用できますか？

A：手順書や設計書の整備、研修の実施が支援に含まれていれば、運用を続けやすくなります。終了後の問い合わせに対応してもらえるかも、契約前に確認しましょう。

■Q4：使いやすさを比較するとき、何を基準にすればよいですか？

A：窓口の分かりやすさ、説明の平易さ、自社の作業量、サポート体制の四つを基準にできます。各社に同じ質問をして、回答を並べて比べると違いが分かります。

まとめ

AIコンサルティングが使いやすいかは、窓口の分かりやすさ、説明の平易さ、自社の作業量、サポート体制といった基準で見極められます。初心者でも、課題から相談し、範囲を絞って始めれば進めやすくなります。成果物の権利や追加費用は契約前に確認しましょう。複数の依頼先の資料を請求して、比較してみてください。