BPMの導入メリット
BPMの導入によるメリットを解説します。
業務の本質的な課題を改善できる
BPMの導入により、業務の本質的な課題を発見して改善することができます。
業務プロセス改善の第一歩は問題のある業務の特定です。しかし多岐に渡るプロセスをすべて把握している人はいませんし、ましてやどこに問題があるのかを特定することは困難です。
そこでBPMを導入すると、関係者全員が業務プロセスの内容を理解できます。また、BPM導入によって同じような業務、不要な業務などの課題を把握することが可能になります。業務プロセスの理解と課題の発見によってその改善へと繋がる道筋を立てることが実現できるというわけです。
業務プロセスの進捗を可視化できる
BPMでは業務プロセスをモデル化します。これにより業務プロセスを可視化できます。そして業務の進捗状況の見える化も可能となります。
業務プロセスの可視化は、プロセスがどこまで進んでいるのか、どこで止まっているのかといった進捗・状況の正確な把握につながります。これにより、トラブルの早期発見や解決も可能となります。また、遅れがちなプロセスに対して自動化を図る、人員を増やすなどの改善策も立てやすくなるでしょう。
迅速に業務改善できる環境を整えられる
BPMを使うとビジネス環境の変化や会社方針の変更に伴う業務改善への迅速な対応が可能です。BPMによる業務改善はPDCAサイクルによく似ています。PDCAを繰り返して継続的な業務改善を実施します。
近年、ビジネス環境はめまぐるしく変化しています。例えば顧客の業務プロセスの変化やシステムのネットワーク化などです。それに応じ、自社の業務プロセスも柔軟に変更することが求められます。しかし管理されていない業務プロセスでは、一つのプロセスの変更が及ぼす影響やその範囲の特定が困難です。
一方、BPMでは業務をプロセス単位で管理します。そのため柔軟に業務プロセスを変更できます。具体的には特定のプロセスの業務内容を変更・追加することが可能です。企業経営にとって大きな利点といえます。
BPMの基本手順
ここではBPMを用いた業務プロセス改善の基本的な手順を解説します。
１．業務プロセスを分析する
まずは改善すべき業務プロセスを選定し、問題点や課題を分析しましょう。
分析には業務プロセスを可視化するという手法を用います。これによって関係者が業務プロセスについて共通の理解を得られます。すると問題点や課題が浮き彫りになるのです。
２．課題を改善するプロセスを設計する
問題点や課題が明確になったら、次はそれを改善する新しい業務プロセスの設計を行います。
問題のあるプロセスをなくす、処理方法を変更する、別のプロセスを追加するなど最適な改善手法を検討します。業務プロセスの設計にはシステムやソフトウェアの使用が有効です。
３．設計したプロセスを実行・管理する
新たなプロセスが設計できたら、次のステップは設計したプロセスの実行です。実行状況を管理し、どの程度工数や作業時間を削減することができたのかの効果を定量的に把握します。
ここでの目的は新たなプロセスによってこれまでの課題が改善できたのか、改善効果はどれほどかといった情報の収集です。
４．業務プロセスを改善する
新たなプロセスの実行結果をもとに業務プロセスを改善していきます。BPMの短期的ゴールは課題の改善や業務効率の向上です。
対象プロセスの問題がすべて解消し、目標とする結果が得られるまで改善を続けていきます。
BPMの導入の注意点
BPMを導入し成果を得るには注意すべき点があります。
目的を常に意識する
１つ目は導入目的を明確にし、関係者が常に目的を意識してBPMに取り組むことです。
BPMで失敗する理由の多くは導入の目的が明確になっていないことです。この場合は、導入自体が目的になっており、業務プロセスの改善につながらないでしょう。
ですので、BPMを効果的に実践するためには定期的にミーティングを行い、プロジェクトメンバーに導入意義・目的を周知させることが重要です。
運用体制を整える
２つ目はBPMを運用するための体制を整えることです。
BPMにより従来の業務が大きく変わる場合があります。これは現場で業務にあたるスタッフにとって大きなストレスとなり、反発を受けることも少なくありません。BPMを円滑に運用するためには以下の体制を整えておくといいでしょう。
- ■現場スタッフへの啓もう活動や教育
- ■マニュアルの整備
適切にBPMを実行して業務改善を行いましょう
BPMにより業務プロセスの問題点の可視化や、進捗の把握が可能になります。さらに迅速で柔軟な業務プロセスの変更が行えることで、ビジネス環境の変化に対応可能な企業作りも実現します。BPMの基本手順は次の通りです。
- １．業務プロセスの分析
- ２．課題を改善するプロセスの設計
- ３．設計したプロセスの実行・管理
BPMを導入し、業務の改善に活かしましょう。
