BPMとは
BPMとは「Business Process Management」の略で、業務プロセスを可視化・分析し、継続的に改善するための管理手法です。生産・営業・出荷・販売などの業務を一連の流れとして捉え、どこにムダや遅れがあるのかを明らかにし、業務全体の最適化を目指します。
具体的には、業務の流れをモデル化して課題を抽出し、改善策を設計・実行します。その後、効果をモニタリングしながら必要に応じて業務プロセスを見直し、PDCAサイクルを回していきます。BPMは一度きりの改善ではなく、社内やチームで継続的に業務改善を進める点が特徴です。
BPMが注目される背景
近年、企業を取り巻く環境の変化が激しくなり、業務プロセスの見直しや改善の重要性が高まっています。市場ニーズの変化、働き方の多様化、システムの複雑化などにより、従来のやり方では業務のムダや遅れに気づきにくくなっているためです。
特に、複数の部門や担当者が関わる業務では、作業の進捗が見えにくく、属人化や二重入力、確認漏れが発生しやすくなります。その結果、業務効率の低下や対応品質のばらつきにつながるケースもあります。
こうした課題を解決するには、業務の流れを可視化し、課題を分析しながら継続的に改善する仕組みが必要です。そのため、業務プロセス全体を管理・最適化するBPMが注目されています。
BPMで改善できる業務の例
BPMは、複数の部門や担当者が関わる業務プロセスの改善に適しています。業務の流れを可視化することで、どこで作業が滞っているのか、どの工程にムダがあるのかを把握しやすくなります。
- ●受注から出荷、請求までの販売管理業務
- ●問い合わせ受付から対応完了までの顧客対応業務
- ●稟議・承認・契約締結までの申請業務
- ●購買依頼から発注、検収、支払いまでの購買業務
- ●採用応募から面接、内定、入社手続きまでの人事業務
これらの業務では、担当者間の引き継ぎや確認作業が多く、属人化や対応遅れが発生しやすい傾向にあります。BPMを活用すれば、業務プロセス全体を見直し、改善すべきポイントを明確にできます。
BPMにおけるPDCAサイクル
BPMによる業務改善は、単発プロジェクトでは無く、継続的・段階的な改善が必要です。PDCAサイクル（Plan・Do・Check・Act）により業務改善を計画・実行し、効果の確認を経て課題を解決します。そして課題の解決が新たな計画につながることで、BPMは業務を螺旋状に改善する活動となります。
プロセス指向
「プロセス指向」は、業務に関する情報収集や分析をプロセス中心として行うことを指します。以前はデータ指向が重視されていた時期があり、DOA（Data Oriented Approach）と呼ばれる手法が有効であると考えられていました。しかし、DOAはシステム開発者寄りの手法であり、エンドユーザーにはハードルが高いという難点が指摘されていました。
そこで、日常的に作業を行っているエンドユーザー寄りの業務情報収集や分析手法として、プロセス指向が注目されるようになったのです。
モデル化
さまざまな業務プロセスを俯瞰的に把握して再定義を行うために、モデル化を行います。このプロセスのモデル化のための表記に、ビジネス・プロセス・ダイアグラム（Business Process Diagram）が利用されます。
導入
モデル化した新業務プロセスを導入します。企業内で理解を得たり、新業務導入による影響などを調査したりすることでスムーズに展開できます。
モニタリング
導入の成果を観察し、成果が現れていない箇所をチェックします。事前に理解を得て調査していても、新業務により新しい課題点などが発生するかもしれません。それらを抽出して再度プロセス指向を行います。
BPMツールの機能
BPMを導入した場合は、長期的な運用が必要です。また組織変更やビジネスプロセスの改善にも対応しなければなりません。手書きや描画ツールによる管理も可能ですが、BPMを効率的にすすめるためにはBPMツールの導入がよいでしょう。ここからはBPMツールの主な機能を紹介します。
- ■モデリング機能
- 業務プロセスをデータ化し可視化するための機能です。業務の流れを直感的なGUI（グラフィカルインターフェース）によって可視化し、ドラッグ＆ドロップでプロセスの設計ができます。またサブプロセスを呼び出し、プロセスの設計で組み替えや変更を効率良く行える工夫がされています。
- ■モニタリング機能
- プロセスの最適化を検証する機能です。業務プロセスのログを集計し、プロセスの現状把握や監視を行えます。このことで、モデリング機能により設計した業務プロセスの稼働状況を把握できます。
- ■連携機能
- 他ツールとのデータ送受信処理を行い、複数の業務プロセスの連携を支援する機能です。この機能により、各ツールを一対一で接続する必要をなくし、連携プログラムの作成数を削減できます。
以下の記事では、IT製品取扱数・カテゴリ数業界一のITトレンド編集部がおすすめする、BPMツールの機能や価格を比較できます。自社にあう製品を探している方はぜひ参考にしてください。
BPMツールを導入するメリット
BPMツールを導入するメリットは、業務プロセスを可視化し、改善活動を継続しやすくなることです。紙やExcel、個別システムで管理していた業務の流れを一元的に把握できるため、進捗確認や課題発見がしやすくなります。
業務の属人化を防げる
BPMツールでは、業務手順や担当者、進捗状況を可視化できます。特定の担当者しか把握していない作業を標準化しやすくなり、担当者の異動や退職があっても業務を引き継ぎやすくなります。
業務の停滞やムダを発見しやすくなる
業務プロセスを可視化することで、承認待ちや確認作業の重複、不要な手戻りなどを把握しやすくなります。ボトルネックとなっている工程を見つけられるため、改善すべき箇所を明確にできます。
部門間の連携を強化できる
複数部門にまたがる業務では、情報共有の不足や認識違いが原因で対応遅れが発生することがあります。BPMツールを活用すれば、業務の進捗や担当範囲を関係者間で共有でき、部門間の連携をスムーズにできます。
継続的な業務改善につなげられる
BPMツールは、業務の実行状況をモニタリングしながら改善を繰り返せる点もメリットです。一度業務フローを整備して終わりではなく、状況の変化にあわせてプロセスを見直し、業務品質や生産性の向上を目指せます。
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BPMツールを選ぶ際のポイント
BPMツールを選ぶ際は、自社の業務課題や改善したい範囲にあう製品かを確認することが重要です。機能が豊富な製品でも、現場で使いこなせなければ定着しにくいため、運用面も含めて比較しましょう。
改善したい業務範囲に対応しているか
まずは、どの業務プロセスを改善したいのかを明確にしましょう。申請・承認業務、販売管理、購買管理、顧客対応など、対象業務によって必要な機能は異なります。自社の業務フローにあわせて設計できるか、複数部門にまたがる業務にも対応できるかを確認することが大切です。
業務プロセスをわかりやすく可視化できるか
BPMでは、業務プロセスを関係者が共通認識として把握できることが重要です。業務フローを直感的に作成できるか、図やダッシュボードで進捗を確認できるかなど、現場担当者にもわかりやすい操作性かを確認しましょう。
既存システムと連携できるか
BPMツールを効果的に活用するには、既存のERP、CRM、会計システム、グループウェアなどとの連携可否も重要です。システム間でデータを連携できれば、二重入力や確認作業を減らし、業務プロセス全体の効率化につながります。
分析・モニタリング機能が充実しているか
業務改善を継続するには、業務の実行状況を数値やレポートで確認できる機能が必要です。処理時間、滞留件数、担当者ごとの作業状況などを可視化できるかを確認しましょう。改善前後の変化を把握できれば、効果検証もしやすくなります。
現場で運用しやすいか
BPMツールは、管理部門だけでなく現場担当者も利用します。そのため、画面の見やすさや操作のしやすさ、権限設定の柔軟性、サポート体制なども比較ポイントです。導入前にデモやトライアルを活用し、実際の業務に無理なく組み込めるか確認しましょう。
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