BPM運用の核となる部門とメンバー
BPMには改善業務の対象範囲により様々な部門が係わることになりますが、核となるのは、現場の業務部門を始めとして、経営企画部門、経理部門、そしてシステム部門などになります。
プロジェクトの規模や企業の規模にもよりますが、可能であれば各部門からはベテランと若手の二人以上の参加が望ましいです。そして異なる部門から構成されるメンバーが共通認識とモチベーションを維持するために、経営幹部がプロジェクトを直轄する必要があります。
BPM運用に参加するメンバーは、各業務のスキルについては問題ないかもしれませんが、BPMシステムやツール、そして運用に関するスキル全てに対応することは困難な場合が多くあります。
また、プロジェクトに割り当てられる人員にも限りがありますから、やはり外部のBPMに精通したコンサルタントの協力は必要です。また、メンバーに対する研修も必要になります。
さらに、プロジェクトメンバーのスキルアップだけに依存するのではなく、主導的立場にある経営幹部もビジネスプロセス管理に対する理解度を高めなければ、現場や従業員ばかりが空回りしてしまう可能性があります。
運用に必要なBPMツール
それでは業務プロセスを改善し、業務効率化するための運用に必要なBPMツールにはどのようなツールがあるのでしょうか。BPMの改善サイクルとPDCAを段階ごとに見てみましょう。
- ●Model(Plan)
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業務プロセスを可視化、設計するためのBPMN（Business Process Management Notation）ツールやプロトタイピングツールが有ります。
- ●Operate(Do)
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Model(Plan)で設計された業務フロー図を、実際のオペレーションとして実行するためのツールが必要になります。
これにはERP（Enterprise Resource Planning）やCRM（Customer Relationship Management）、MDM（Master Dada Management）などのアプリケーションを連携させるSOA（Service Oriented Architecture）やルールを管理するBRMS（Business Rule Management System）が必要となります。
- ●Monitor(Check)
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実際に実行した業務プロセスを評価し、問題点を見つけ出すための業務可視化ツールとして、経営の可視化を行うBI（Business Intelligence）ツールや業務プロセスを監視するBAM（Business Activity Monitoring）ツールが必要になります。
- ●Optimize(Act)
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Monitor(Check)によって見出された課題に対する改善策が、どれくらい有効であるかを確認するためのシミュレーションツールが必要になります。
運用に必要なツールの選び方やおすすめのBPMツールはこちらの記事で紹介しています。
BPMに関するFAQ
BPMの運用体制やツール選定について、疑問に感じやすい点をまとめました。導入検討の参考にしてください。
- ■Q1：BPM運用には具体的にどの部門が関わりますか？
- 核となるのは現場の業務部門、経営企画部門、経理部門、システム部門です。改善対象の業務範囲によりさまざまな部門が関与するため、各部門からベテランと若手それぞれの参加が望ましいです。
- ■Q2：なぜ外部のBPMコンサルタントの協力が必要なのですか？
- プロジェクトメンバーは各業務のスキルには問題がなくても、BPMシステムやツール、運用に関するスキル全てに対応するのは難しい場合が多くあります。人員にも限りがあるため、BPMに精通したコンサルタントの協力とメンバーへの研修があわせて必要になります。
- ■Q3：Model(Plan)の段階ではどのようなツールが必要ですか？
- 業務プロセスを可視化・設計するためのBPMN（Business Process Management Notation）ツールやプロトタイピングツールが必要です。PDCAサイクルの起点として、まず業務フローを図として整理する段階になります。
- ■Q4：Operate(Do)の段階でERPやCRMとの連携が必要なのはなぜですか？
- 設計した業務フロー図を実際のオペレーションとして実行するには、ERP（Enterprise Resource Planning）やCRM（Customer Relationship Management）、MDM（Master Data Management）などのアプリケーションを連携させる仕組みが必要だからです。連携にはSOA（Service Oriented Architecture）やルールを管理するBRMS（Business Rule Management System）が使われます。
- ■Q5：Monitor(Check)の段階でBIツールとBAMツールはどう使い分けますか？
- BIツールは経営全体の可視化に使い、BAMツールは個々の業務プロセスの監視に使います。実行した業務プロセスを評価し、問題点を見つけ出す段階で、両方の視点をあわせて活用します。
まとめ
これまでBPMを導入しても、その適用業務の範囲はERPを利用している範囲であるとか、SCM（Supply Chain Management）の範囲などに限られる場合がありました。これはBPMの考え方を網羅した管理ツールのパッケージやソリューションが未成熟だった為だと思われます。
しかし、現在ではBPMツールの機能やソリューションが大きく進化しているため、各社の実情に最適な最新のBPMツールやソリューションを検討しやすい環境になってきたと言えます。
