業務可視化ツールとは
業務可視化ツールとは、従業員が行うPC作業を可視化できるシステムです。業務時間における従業員の操作をログとして収集し、そのデータを分析します。
Excel・Word・ブラウザといったアプリケーションの操作ログが収集・分析対象です。アプリケーションごとの利用割合や、何回キーボードを打ったかなどの情報がグラフ化されます。
接客業や現場作業などと異なり、PC作業はその実態が把握しづらいものでした。業務可視化ツールを導入すると労働の時間や内容・成果を把握できます。そして、長時間労働の是正や、業務の平準化に役立てられます。
業務可視化ツールの比較ポイント
業務可視化ツールを選定する際の比較ポイントを５つ解説します。
自社の目的に適した機能や形態があるか
業務可視化ツールにはそれぞれ得意な領域があります。監視を強みとするツールもあれば、業務効率化や分析に強いツールもあります。自社の目的にあったツールを選定しましょう。
また、利用形態も大きく分けて２種類あります。自社でサーバを用意してインストールするタイプと、クラウドの管理サーバを利用するタイプです。前者はセキュリティ面で安心感があります。しかし、サーバを自前で用意しなくてはならないため、コストがかかります。後者はインターネットを介して情報の共有がしやすく、サーバの構築が不要な点が大きなメリットです。
ログを取得・分析する範囲や粒度は適切か
業務内容を詳細に把握するには、ツール名だけでなく、操作していたファイルの名前や作業の履歴といったデータまで取得した方がよいです。
しかし、ログ取得の範囲を広げすぎると、従業員に対して過度なプレッシャーを与えかねません。常に監視されているような気持ちになる従業員も出てくるでしょう。したがって、自社の運用に合った範囲・粒度でデータを取得できるツールなのか確認しておきましょう。
自社の目的に合った分析は可能か
自社の目的に合った分析項目が用意されているのかも確認が必要です。利用したい分析項目がないツールだと、データをエクスポートし、目的にあわせて加工する手間が発生してしまいます。
運用に沿った詳細な設定が可能かどうかも重要です。雇用形態や役職といった切り口で分析が可能な業務可視化ツールもあります。また、分析結果がグラフで表示される仕様だと、直感的に内容を把握できて利便性が高いです。
コストと利用規模のバランスが取れているか
業務可視化ツールは一般的に１ライセンスあたり月額いくらという料金体系です。そのほかに初期費用など別途かかるコストがあるのかも確認が必要です。
自社が支払うコストの総額を把握したうえで、利用規模とのバランスが取れたツールなのか見極めましょう。
無料トライアルで操作性を確認できるか
業務可視化ツールをいきなり導入してしまうと、現場が使いづらいと感じる仕様だった場合に失敗する可能性があります。無料トライアルを利用できるツールは数多くあるため、積極的に活用しましょう。そして、実際に使いこなせるのか、社員の協力・理解を得られるのか検証を行ってから本格導入することをおすすめします。
製品比較表を使って比較
ここでは、この記事で紹介している一部製品の比較表を紹介しています。
各製品の詳細情報については、後ほど紹介していますので、気になる製品をチェックしてみてください。
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
おすすめの業務可視化ツールの比較！
おすすめの業務可視化ツールを紹介します。
《MITERAS 仕事可視化》のPOINT
- 乖離がないか、サービス残業、休日の隠れ残業を検知できる
- テレワークなどの離れて働くスタッフの労務内容が把握できる
- 累計53,000人以上の導入実績！実績を生かし優良なサービスを提供
勤務実態と作業内容を見える化できる業務可視化ツールです。業務の開始・終了・稼働時間などが把握できるタイムレポートと、アプリケーションなどの使用状況がグラフで表示されるジョブレポートを備えています。自己申告の勤怠時間と乖離があればアラート通知を受け取れます。ログは１分ごとに取得しているため、勤務実態を詳細に把握したい場合におすすめです。パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社が提供しています。
製品・サービスのPOINT
- テレワークでも勤務時間、PC画面、勤務場所がひと目でわかる！
- 働き過ぎを防ぐ隠れ勤務防止機能など利用者も管理者も安心の機能
- 2016年発売以降、利用実績2,300社、52,000人突破！
働いている時間・場所・仕事の仕方を管理できる業務可視化ツールです。勤務時間を一覧で表示できるうえ、子育てで中抜けした場合も働いた時間を正しく記録します。着席中のみ移動経路が地図上に表示されるため、働いている場所に関する細かな報告は不要です。さらに従業員が着席しているときのみランダムでPC画面をキャプチャすることも可能で、働きぶりを把握しやすいです。提供元は株式会社テレワークマネジメントです。
《Qasee》のPOINT
- 現在の業務リソース配分を分析しDX化の優先度を策定！
- 他のQaseeユーザーのDX化知見を自社にも流用可能！
- アプリケーションのインストールのみでPC業務を分析！
現状把握などにかかる手間を減らせる業務可視化ツールです。従業員のPCへインストールするだけで、自動的にデータを収集します。分析もAIで自動化できます。複雑な設定は必要ありません。また、業務の設計やメンバーの稼働状況・自動化を検討すべき業務まで可視化できます。提供元はQasee株式会社です。
《ez-PCLogger》のPOINT
- 在宅勤務等テレワークでの勤務状況を客観的な記録により把握！
- PC のログオン＆ログオフ情報収集に特化したシンプルなツール
- 企業規模や業界問わず、安価なライセンス体系
PCのログオン・ログオフ情報を収集することで、勤務状況を客観的に把握できる業務可視化ツールです。勤怠管理システムとの連携により、従業員の自己申告と実際の労働時間を簡単に照合できます。導入形態はオンプレミスとクラウドが用意されており、自社の状況に合わせて選択することが可能です。提供元は株式会社ニッポンダイナミックシステムズです。
業務可視化ツールを導入して働き方改革を始めよう！
業務可視化ツールとは、PCのログを取得することで従業員の勤怠実態を把握できるシステムです。選定する際の比較ポイントは次の５つです。
- 自社の目的に適した機能や形態があるか
- ログを取得・分析する範囲や粒度は適切か
- 自社の目的に合った分析は可能か
- コストと利用規模のバランスが取れているか
- 無料トライアルで操作性を確認できるか
自社に合う業務可視化ツールを導入し、働き方改革を始めてみませんか。
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