業務可視化ツールとは
業務可視化ツールとは、日々の業務プロセスや作業内容をログやデータとして記録し、グラフや図で確認できるようにするツールです。まずは基本的な定義と、どのような仕組みで情報を集めているのかを見ていきます。
業務可視化ツールの定義
業務可視化ツールとは、業務の流れや作業状況を数値やグラフで表し、担当者や管理者が状況を把握できるようにするツールです。紙やExcelでの管理では見えにくかった作業の実態を、データとして扱える形に整理する役割を担います。
対象となる範囲はツールによって異なり、業務プロセス全体を扱うものや、パソコンの操作ログを記録するもの、タスクの進捗を管理するものなどがあります。自社の課題に合わせて対象範囲を選ぶことが重要です。可視化の目的があいまいなまま複数のツールを併用すると、データが分散して分析しにくくなる場合もあるため、事前に把握したい範囲を整理しておくと選定がしやすくなります。
可視化の仕組みと主な機能
業務可視化ツールは、業務システムの操作ログやパソコンの稼働データ、タスクの入力情報などを自動で収集し、集計した結果をダッシュボードに表示する仕組みです。手作業での記録に比べて、日々の負担を抑えながら継続的にデータを蓄積できます。
主な機能には、作業時間の集計やプロセスの流れの図解、異常な稼働パターンの検知などがあります。収集したデータはレポートとして出力できる場合が多く、会議資料や改善提案の根拠として活用できます。ダッシュボードの表示形式は製品ごとに異なり、部署単位で集計するものや、個人単位で作業内容を細かく表示するものもあるため、確認したい粒度に合わせて選ぶことがポイントです。
業務可視化ツールが必要とされる背景
近年、業務可視化ツールへの関心が高まっている背景には、働き方の変化や人材の流動化があります。ここでは、ツールが求められるようになった主な要因を整理します。
リモートワーク普及による背景
リモートワークの普及により、管理者が従業員の作業状況を目視で確認できる場面が減りました。オフィスであれば自然に見えていた業務の進み具合が、離れた場所からは把握しにくくなっています。
そのため、パソコンの操作ログやタスクの進捗をデータで確認できる仕組みが必要になっています。可視化されたデータがあれば、直接確認できない状況でも、業務の遅れや偏りに気づきやすくなります。加えて、複数の拠点や在宅勤務が混在する体制では、部署ごとに稼働状況を統一した形式で比較できる点も、可視化ツールが求められる理由の一つとなっています。
属人化解消の必要性
特定の担当者しか業務の手順を把握していない状態、いわゆる属人化は、担当者の異動や退職の際に業務が滞る要因になります。業務可視化ツールは、こうした状態を解消する手段の一つとして位置づけられます。
業務プロセスをデータとして記録しておけば、手順や所要時間が客観的な形で残ります。引き継ぎ資料の作成や、業務改善を検討する際の材料としても役立つ場合があります。担当者の経験や勘に頼っていた判断基準が数値として残ることで、後任者への引き継ぎにかかる時間を短縮できる可能性もあります。
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業務可視化ツールと類似ツールとの違い
業務を管理する目的のツールには、業務可視化ツール以外にもBIツールやRPA、プロジェクト管理ツールなどがあります。それぞれ目的や扱うデータの範囲が異なるため、違いを理解したうえで選ぶことが重要です。
BIツールとの違い
BIツールは、経営データや売上情報など幅広いデータを分析し、経営判断に役立てることを主な目的としています。一方で業務可視化ツールは、日々の業務プロセスや作業状況の把握に焦点を当てている点が異なります。
両者は連携して使われる場合もあり、業務可視化ツールで集めた現場のデータを、BIツールでさらに分析するといった使い方も考えられます。目的に応じて使い分けることが有効です。扱うデータの粒度も異なり、BIツールは全社的な指標をまとめる用途に向く一方、業務可視化ツールは現場の作業単位まで細かく確認したい場合に適しています。
RPAとの違い
RPAは、定型作業を自動で実行するソフトウェアロボットを指し、業務の代行そのものが目的です。これに対して業務可視化ツールは、業務の実態を把握することを目的としており、作業を自動で代行する機能は主目的ではありません。
業務可視化ツールで自動化に適した作業を洗い出し、その結果をもとにRPAの導入範囲を検討するという組み合わせ方も見られます。両者は補完し合う関係といえます。先に業務の実態を可視化しておくことで、RPA導入後に効果測定を行いやすくなるという利点も期待できます。
プロジェクト管理ツールとの違い
プロジェクト管理ツールは、タスクの割り当てや期限管理など、プロジェクト単位の進行管理を主な目的としています。業務可視化ツールは、日常業務全体の稼働状況や作業プロセスを対象としている点で範囲が異なります。
プロジェクト単位の管理に加えて、日々の業務全体の実態も把握したい場合は、両方のツールを組み合わせて運用する企業もあります。目的に応じた併用が選択肢の一つです。プロジェクト管理ツールでタスクの進捗を追いながら、業務可視化ツールで日常業務の稼働状況を確認することで、より幅広い視点で業務全体を把握できます。
業務可視化ツール導入時に押さえたいポイント
業務可視化ツールを導入する際は、目的を明確にしたうえで、現場に定着させる工夫が求められます。ここでは、導入を検討する際に押さえておきたい観点を紹介します。
導入目的の明確化
業務可視化ツールを導入する前に、何を把握したいのかという目的を明確にしておくことが重要です。目的があいまいなまま導入すると、集めたデータをどう活用すればよいか判断しにくくなる場合があります。
例えば、残業時間の削減を目指すのか、特定業務の属人化を解消したいのかによって、注目すべき機能や設定項目は異なります。目的に合わせてツールの機能を選ぶことが求められます。導入前に関係部署の意見をヒアリングし、どの業務範囲を優先して可視化するのかを整理しておくと、運用開始後の混乱を減らせます。
現場への浸透施策
業務可視化ツールは、現場の従業員が操作や記録にかかわる場合が多く、目的や利点を事前に共有しておくことが定着につながります。監視されているという印象を持たれると、協力が得られにくくなる可能性があります。
データの活用方法や、業務改善に役立てる姿勢を伝えることで、現場の理解を得やすくなります。導入初期は運用ルールを簡潔にし、負担を抑える工夫も有効です。定期的に可視化データを共有し、改善につながった事例を紹介することで、ツールの活用が現場に定着しやすくなる場合もあります。
業務の実態把握に役立つ主な業務可視化ツール
ここでは、パソコンの操作ログ収集や業務プロセスの可視化・分析に対応した製品を紹介します。導入目的や把握したい範囲に応じて比較検討する際の参考にしてください。
みえるクラウド ログ
- 全自動でPCの業務情報を見える化、詳細分析や集計が可能！
- リモートワーク導入時の、業務が見えない問題をしっかり解消！
- 毎月お送りする業務状況報告レポートで、社内業務のPDCAが回る
セブンセンスマーケティング株式会社が提供する「みえるクラウド ログ」は、従業員のパソコン操作ログを収集し、稼働状況を可視化できるクラウド型のツールです。アプリケーションの利用時間や離席状況などを自動で記録し、管理画面上でグラフやレポートとして確認できます。リモートワークや複数拠点での勤務が混在する環境でも、拠点をまたいで稼働状況を統一した形式で把握しやすい点が特徴です。収集したデータは業務改善の検討材料や、労務管理の補助資料としても活用できます。
Check Do!
- 分かりやすいシンプルな画面で、操作もカンタン。
- 業務改善＆効率化！進捗が一目瞭然、確認漏れを未然に防止
- 情報共有化にも最適！複数部署でも活用可能
株式会社ASJが提供する「Check Do!」は、現場のチェックリストをクラウド上で作成・共有できる業務可視化ツールです。点検項目のチェックリストをPCやスマートフォンで作成でき、ダブルチェックやトリプルチェックの機能によって作業の実施状況を可視化できます。設備点検や安全パトロールなど、現場ごとの確認作業を一元管理し、対応漏れや確認漏れをリマインダー機能で防ぐことが可能。製造業や建設業などの現場管理における業務の実態把握に活用できます。
mfloow
- 業務フローをテンプレで可視化し連携ミスを抑制
- AIがフローテンプレートを自動生成し工数削減
- 誰が担当しても同じ品質で業務を標準化
株式会社マイクロニティが提供する「mfloow」は、業務プロセスの流れをフロー図として可視化できるツールです。現場の業務手順を整理し、システム上で確認できる形にまとめることで、属人化した作業内容を関係者間で共有しやすくします。プロセスの見直しや改善点の洗い出しに活用でき、業務フローを継続的に更新しながら運用することも可能です。紙やExcelでの管理が中心だった業務プロセスを、データとして扱いやすい形に整理したい場合に適しています。
ez-PCLogger
- 在宅勤務等テレワークでの勤務状況を客観的な記録により把握！
- PC のログオン＆ログオフ情報収集に特化したシンプルなツール
- 企業規模や業界問わず、安価なライセンス体系
株式会社ニッポンダイナミックシステムズが提供する「ez-PCLogger」は、パソコンのログオン・ログオフ情報の収集に特化し、稼働状況を可視化するツールです。ログオン・ログオフの時刻やスリープ状態を自動で記録し、管理者が一覧の形で確認できます。従業員の自己申告による勤務時間と客観的な記録を照らし合わせられるため、サービス残業や長時間労働の傾向をつかむ材料として活用できます。収集したデータは各種勤怠システムと連携させることも可能です。
D-Analyzer （株式会社テンダ）
- AIによる業務自動化の分析と提案
- 導入効果を可視化し、継続的な改善を支援
- RPA業務の標準化と属人化を解消
NECプロセスマイニングサービス （NECソリューションイノベータ株式会社）
- アセスメントから運用・定着化までワンストップ支援。
- ログの3要素でボトルネック・手戻りを発見。
- 200超のコネクタで既存システムと短期接続可。
プロセスマイニング （MRIバリューコンサルティング・アンド・ソリューションズ株式会社）
- ログデータからプロセスの健康診断を実施
- プロセスマイニング実装支援コースあり
- 最新動向（ASPICE/機能安全/CS）と連携
業務可視化ツールに関するFAQ
業務可視化ツールについて、よく寄せられる質問をまとめました。導入を検討する際の参考にしてください。
- Q1：業務可視化ツールは中小企業でも導入できますか？
- 企業規模を問わず利用できる製品があります。対象範囲や料金体系はツールによって異なるため、自社の業務規模や目的に合った製品を選ぶことが重要です。まずは小規模な部署で試験的に導入し、効果を確認してから対象範囲を広げる進め方も選択肢の一つです。
- Q2：導入すると必ず業務効率が改善しますか？
- 可視化したデータをもとに課題を分析し、改善策を実行して初めて効果につながります。ツールの導入だけで自動的に効率が上がるわけではない点に注意が必要です。データを定期的に確認し、改善サイクルを回す運用体制を整えることが、効果を得るうえで重要です。
- Q3：従業員の監視ツールとの違いは何ですか？
- 目的の違いが挙げられます。業務可視化ツールは業務プロセスの改善を目的とする場合が多く、運用方針や利用目的を現場に共有することが望ましいといえます。導入の目的や収集するデータの範囲を事前に社内で共有しておくことで、従業員の不安を軽減しやすくなります。
まとめ
業務可視化ツールとは、業務プロセスや稼働状況をデータとして把握できるようにするツールです。リモートワークの普及や属人化の解消といった背景から関心が高まっており、BIツールやRPA、プロジェクト管理ツールとは目的や対象範囲が異なります。導入時は目的を明確にし、現場への浸透を意識しながら段階的に活用を進めることが大切です。自社の課題に合わせて適切な範囲から取り入れていきましょう。
