業務可視化ツールアプリとは
業務可視化ツールアプリとは、業務プロセスや作業ログ、タスクの進捗を見える化するツールです。感覚に頼りがちな業務状況をデータで確認し、業務改善や人員配置、労務管理に役立てます。
業務の状態を見える化する仕組み
業務可視化ツールアプリでは、パソコンの利用状況やアプリケーションの稼働時間、タスクの進捗、チェックリストの実施状況などを記録します。収集した情報はダッシュボードやグラフで確認できるため、業務の偏りや停滞を把握しやすくなります。
例えば、特定の担当者に作業が集中している場合や、毎月同じ工程で確認漏れが起きている場合、データをもとに改善策を検討できます。
アプリとして利用するメリット
アプリとして利用できる業務可視化ツールは、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットから確認しやすい点がメリットです。管理者は外出先や在宅勤務中でも、進捗や作業状況を把握できます。
現場担当者も、チェックリストの入力やタスク確認をその場で行えるため、紙や表計算ソフトへの転記を減らせます。現場で発生した情報を早く共有したい企業に向いています。
勤怠管理ツールとの違い
勤怠管理ツールは、出退勤や休暇、残業申請などの労務手続きを管理する仕組みです。一方、業務可視化ツールアプリは、勤務時間の内訳や作業内容、業務フローの状態を把握することに重点があります。
勤怠管理ツールで労働時間を記録し、業務可視化ツールで作業実態を確認すれば、申告時間と作業状況の差を見直しやすくなります。目的に応じて使い分けることが大切です。
業務可視化ツールアプリでできること
業務可視化ツールアプリには、ログ収集や進捗管理、業務フロー管理、レポート作成などの機能があります。どの機能が必要かは、可視化したい対象によって変わります。
作業ログの収集と分析
パソコンのログオンやログオフ、利用アプリケーション、作業時間などを記録します。自己申告だけでは把握しにくい作業状況を確認できるため、テレワークやフレックスタイム制の運用にも役立ちます。
ただし、ログを集める目的を明確にしないと、従業員に監視されている印象を与える恐れがあります。導入前に、利用目的や確認範囲を社内へ説明しましょう。
タスクや進捗の見える化
業務の担当者や期限、進捗を一覧で確認できます。担当者ごとに抱えているタスク量を把握しやすくなるため、作業の偏りや遅れに早く気づけます。
チームで進める業務では、誰が次に対応すべきかが曖昧になりがちです。進捗をアプリで共有すれば、確認のための会議やチャットを減らせる可能性があります。
業務フローや手順の標準化
定型業務の流れをテンプレート化し、担当者が変わっても同じ手順で進められる状態にします。申請、確認、承認、通知の流れを整理することで、抜け漏れや属人化の改善につながるでしょう。
特に、総務や人事、経理などのバックオフィス業務では、毎月同じ作業が多く発生します。手順を見える化しておけば、引き継ぎや新人教育にも活用しやすくなります。
レポート作成と改善活動
収集したデータをレポートとして出力できる製品もあります。部門別の作業時間や業務別の負荷、進捗の遅れなどを定期的に確認すれば、改善活動の優先順位を決めやすくなるでしょう。
感覚だけで業務改善を進めると、現場の実態とずれる場合があります。データをもとに改善策を検討できる点が、業務可視化ツールアプリの大きな価値です。
業務可視化ツールアプリが向いている利用シーン
業務可視化ツールアプリは、すべての業務に同じ効果を発揮するわけではありません。作業状況が見えにくい業務や、複数人で進める定型業務で特に活用しやすいでしょう。
テレワークの業務状況を把握したい
テレワークでは、オフィス勤務のように作業の様子を直接確認できません。業務可視化ツールアプリを使えば、パソコンの稼働状況や作業時間を客観的な記録として残せます。
厚生労働省は、労働時間の適正な把握に関するガイドラインで、タイムカードやパソコンの使用時間など、客観的な記録をもとに確認する方法を示しています。労務管理の観点でも、記録を残せる仕組みは重要です。
参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省
定型業務の抜け漏れを減らしたい
月次処理や店舗点検、契約更新、申請確認などの定型業務では、手順の抜け漏れが起こりやすくなります。チェックリスト機能やタスク管理機能があるアプリなら、未対応の項目を確認しやすくなります。
複数人で同じ業務を行う場合は、誰がどこまで対応したかを共有できることも重要です。紙のチェック表よりも、更新状況を確認しやすくなります。
業務改善の優先順位を決めたい
業務改善を進める際は、どの業務に時間がかかっているかを把握する必要があります。業務可視化ツールアプリで作業時間や進捗を確認すれば、改善効果が見込める業務を選びやすくなります。
例えば、確認作業に時間がかかっているのか、承認待ちで止まっているのかによって、打つべき対策は異なります。現状を見える化すると、改善の方向性を揃えやすくなるでしょう。
複数拠点の業務を管理したい
店舗や支社、工場など複数拠点で同じ業務を行う企業では、拠点ごとの進め方に差が出やすくなります。業務可視化ツールアプリを使うと、拠点別の進捗や対応状況をまとめて確認できます。
本部が現場に都度確認しなくても、アプリ上で状況を把握できれば、報告業務の負担を抑えられます。現場と管理部門の情報共有にも役立ちます。
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業務可視化ツールアプリの比較ポイント
業務可視化ツールアプリを選ぶ際は、機能数だけで判断しないことが大切です。可視化したい対象や利用端末、従業員への説明、連携機能を総合的に確認しましょう。
可視化したい対象にあうか
まず確認したいのは、何を見える化したいかです。作業時間を把握したいのか、業務フローを整理したいのか、チェックリストで進捗を管理したいのかによって、適した製品は変わります。
目的が曖昧なまま導入すると、必要なデータが取れなかったり、現場に不要な入力負担が増えたりします。導入前に、改善したい業務と確認したい指標を整理し、以下のように目的別の機能を見ておきましょう。
| 目的 | 確認したい機能 |
|---|---|
| 作業実態の把握 | パソコン稼働ログやアプリ利用時間、画面記録、レポート出力 |
| 進捗管理 | タスク管理や期限管理、担当者設定、通知機能 |
| 手順の標準化 | チェックリストやテンプレート、承認フロー、履歴管理 |
| 改善分析 | ダッシュボードや集計、CSV出力、部門別レポート |
現場が使いやすいか
業務可視化ツールアプリは、管理者だけでなく現場担当者も利用します。入力項目が多すぎると、定着しにくくなるため注意が必要です。
スマートフォンやタブレットで使う場合は、画面の見やすさや操作手順を確認しましょう。チェックリストの入力、タスク更新、コメント確認などを実際の業務に近い形で試すと判断しやすくなります。
従業員への説明がしやすいか
作業ログを取得する製品では、従業員の不安に配慮する必要があります。何を記録するのか、どの範囲を確認するのか、評価にどう使うのかを明確にしましょう。
目的を「監視」ではなく、業務負荷の把握や働き方の改善として説明できることが重要です。社内ルールやプライバシーへの配慮も、導入前に整理しておくと安心です。
既存システムと連携できるか
勤怠管理システムやプロジェクト管理ツール、チャットツール、表計算ソフトなどと連携できるかを確認しましょう。すでに使っている仕組みと連携できれば、二重入力を減らせます。
連携方法は、標準機能やCSV出力、API連携など製品により異なります。導入後の運用を想定し、誰がどのタイミングでデータを確認するかまで決めておくことが大切です。
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おすすめの業務可視化ツールアプリを比較
ここからは、ITトレンドに掲載されている業務可視化ツールを紹介します。作業ログの取得、プロジェクト管理、チェックリスト、業務フロー管理など、重視する目的にあわせて比較しましょう。
ez-PCLogger
- 在宅勤務等テレワークでの勤務状況を客観的な記録により把握！
- PC のログオン＆ログオフ情報収集に特化したシンプルなツール
- 企業規模や業界問わず、安価なライセンス体系
株式会社ニッポンダイナミックシステムズが提供する「ez-PCLogger」は、パソコンのログオンやログオフ情報を収集するツールです。自己申告による労働時間と客観的な記録を照らしあわせたい企業に適しています。テレワークや在宅勤務の勤務状況を確認する際の補助としても活用しやすいでしょう。
Check Do!
- 分かりやすいシンプルな画面で、操作もカンタン。
- 業務改善＆効率化！進捗が一目瞭然、確認漏れを未然に防止
- 情報共有化にも最適！複数部署でも活用可能
株式会社ASJが提供する「Check Do!」は、チェックリストを使って業務の進捗や確認作業を見える化するツールです。定型業務の手順管理や複数人での確認、拠点ごとのチェック状況の共有に向いています。スマートフォンから利用したい現場業務でも検討しやすい製品です。
みえるクラウド ログ
- 全自動でPCの業務情報を見える化、詳細分析や集計が可能！
- リモートワーク導入時の、業務が見えない問題をしっかり解消！
- 毎月お送りする業務状況報告レポートで、社内業務のPDCAが回る
セブンセンスマーケティング株式会社が提供する「みえるクラウド ログ」は、パソコンログをもとに業務状況を可視化する業務可視化ツールです。作業時間や利用ツールの傾向を把握し、テレワーク中の勤務状況や業務負荷を確認したい企業に適しています。レポートを活用すれば、改善活動の振り返りにもつなげやすくなります。
Jira
- 世界12万社以上が活用するプロジェクト管理のスタンダード
- 組織全体の動きを可視化することで、的確な意思決定を支援
- Jiraに組み込まれたAIにより、タスク作成をより効率化
アトラシアン株式会社が提供する「Jira」は、タスクやプロジェクトの進捗を一元管理するツールです。リストやタイムラインなど複数の表示形式で、担当者や期限、進行状況を確認できます。開発部門だけでなく、マーケティングや営業企画など、部門横断で業務を進める企業にも向いています。
表現チェックツール『TRUSQUETTA（トラスクエタ）』シリーズ
- 2019年特許取得。オンリーワンの表現チェックツール
- 各業界特化で抜群のカスタマイズ性。追加開発も弊社チームが対応
- AIが搭載され、アノテーションも手厚くサポート可能
株式会社トラスクエタが提供する「表現チェックツール『TRUSQUETTA（トラスクエタ）』シリーズ」は、文章や表現のチェック業務を支援するツールです。制作物や公開前コンテンツの確認フローを整えたい企業に適しています。チェック基準を統一し、確認作業の属人化を減らしたい場合に候補になります。
mfloow
- 業務フローをテンプレで可視化し連携ミスを抑制
- AIがフローテンプレートを自動生成し工数削減
- Slack等と連携し通知やSaaS操作も自動化
株式会社マイクロニティが提供する「mfloow」は、業務フローの可視化や標準化を支援する業務改善プラットフォームです。人事や労務、総務などのバックオフィス業務で、タスク漏れや部署間の連携ミスを減らしたい場合に検討しやすい製品です。定型業務のテンプレート化にも活用できます。
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業務可視化ツールのアプリ利用に関するFAQ
業務可視化ツールアプリを検討する際は、従業員の理解や導入範囲、既存ツールとの違いに迷うことがあります。よくある疑問を整理して確認しましょう。
- Q１：業務可視化ツールアプリは監視ツールですか？
- 目的によって印象は変わります。作業ログを取得する製品もありますが、本来は業務負荷の把握、進捗管理、改善点の発見に活用するものです。導入時は、記録する情報や利用目的を従業員へ説明し、評価や監視だけに見えない運用を設計しましょう。
- Q２：スマートフォンだけで使えますか？
- スマートフォンでチェックリスト入力や進捗確認を行える製品もあります。ただし、ログ分析や詳細レポートの確認はパソコン画面のほうが見やすい場合もあります。現場担当者はスマートフォン、管理者はパソコンという使い分けも検討しましょう。
- Q３：導入前に何を整理すべきですか？
- まず、可視化したい業務と改善したい課題を整理します。作業時間を把握したいのか、定型業務の抜け漏れを減らしたいのか、業務フローを標準化したいのかを決めましょう。目的が明確になると、必要な機能や比較軸を絞りやすくなります。
- Q４：勤怠管理システムと併用できますか？
- 併用できる場合があります。勤怠管理システムで出退勤や休暇を管理し、業務可視化ツールで作業状況や業務内訳を確認する使い方です。連携機能やCSV出力に対応しているかを確認すると、運用負荷を抑えやすくなります。
- Q５：小規模企業でも導入できますか？
- 小規模企業でも、定型業務の抜け漏れやテレワーク時の状況把握に課題がある場合は検討できます。最初から全社展開するより、対象部門や対象業務を絞って始めると運用しやすいでしょう。費用だけでなく、設定やサポートの負担も比較してください。
まとめ
業務可視化ツールアプリは、作業ログや業務フロー、タスクの進捗を見える化し、業務改善や労務管理を支援するツールです。選定時は、可視化したい対象や現場の使いやすさ、従業員への説明、既存システムとの連携を確認しましょう。自社にあう製品を効率よく比較したい方は、ITトレンドの一括資料請求を活用してください。
