契約管理でよくある課題
契約管理には、紙文化や担当者依存による情報の分散、承認作業の遅れ、更新日の見落としなど、さまざまな問題があります。こうした課題が重なるとビジネス上のリスクが見えにくくなり、対応が後手に回る可能性があります。ここでは、多くの企業で起こりがちな代表的な課題を整理します。
契約書の所在不明や管理漏れ
紙で契約書を保管したり、担当者ごとに異なるフォルダへ保存したりすると、必要なときに書類が見つからない状況が起きがちです。契約内容をすぐ確認できないまま業務を進めると、無意識のうちに条件違反や期限超過が発生する恐れがあります。
さらに、管理担当者の不在時には探し出すのが困難となり、組織全体で契約状況の把握が難しくなるでしょう。このような分散管理は、企業にとって見過ごせないリスクにつながります。
承認プロセスの遅延や属人化
契約書の確認や承認がメールや紙で行われている場合、担当者のスケジュールに左右され手続きが滞ることがあります。誰がどこまで確認したか不明なまま進むと、承認の流れがあいまいになりがちです。
経験豊富な担当者に作業が集中しやすく、特定の人しか処理できない状態が続くと業務が属人化し、リスクが高まります。承認の遅れが重なると、営業機会の損失や契約締結の遅延につながるため、改善が必要です。
更新忘れによる契約トラブル
契約の更新日を手作業で管理していると、担当者の認識や業務の多忙さから更新の連絡が遅れる場合があります。期限を過ぎたまま気づかず放置すると、料金条件が変わったり契約が自動延長され、意図しない支出が発生する恐れがあります。
複数の契約を管理する企業では、更新日の把握が難しく、小さな見落としが大きなトラブルに発展しかねません。更新管理を担当者任せのままにするのは危険です。
CLMが課題解決にどのように役立つか
契約ライフサイクルマネジメント（CLM）は、契約書の作成から保管、更新までを一つの仕組みで扱える点が強みです。分散しがちな契約情報を整理し、ミスが起きやすい手作業を削減することで、法務部門や営業部門の業務の安定化を図れます。ここでは、上記の課題に対してCLMが提供する具体的な解決策を紹介します。
契約情報の一元管理
契約書や関連データを一か所に集めて管理できるのは、CLMの大きな利点です。担当者ごとに異なる保管方法を統一でき、必要な情報に迅速にアクセス可能になります。紙の書類や複数フォルダにまたがるデータを探す手間が省け、確認作業にかかる時間を短縮できます。
さらに、契約の履歴や条件を一覧で把握できるため、組織全体で判断すべき情報を見落としにくくなるのもメリットです。こうした一元管理によって、契約書の所在不明や管理漏れのリスクを大幅に減らせます。
ワークフロー自動化による効率化
契約書の確認や承認フローをあらかじめ設定すれば、自動で関係者に通知が送られ、処理が滞りにくくなります。メールの転送や紙の回覧のような手作業を削減でき、契約締結までの時間を安定させやすい仕組みです。
担当者不在による手続きの滞りも減り、営業機会の損失を防ぎやすくなります。また、誰がどの段階にいるかが可視化されることで、業務の属人化を避け、関係者間で進捗状況を共有しやすいでしょう。
期限管理やリスク通知の強化
契約の更新日や期限を自動で管理し、締め切りが近づいた際に通知する機能もCLMの強みです。手動で行っていた更新チェックが不要になり、見落としを防ぎやすくなります。期限が迫るタイミングで知らせが届くため、余裕を持った対応が可能となり、意図しない自動延長や条件変更の発生を抑止できます。
加えて、契約内容から潜在的なリスクを把握しやすくなるため、注意すべき点に気づきやすくなるでしょう。担当者頼みの状態から脱却し、更新忘れによるトラブルを回避しやすい体制が整います。
以下の記事ではCLM（契約ライフサイクルマネジメント）の価格や機能、サポート体制などを、具体的に比較して紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
課題別に見るCLM活用のポイント
CLMは、抱える課題や目的に応じて、それぞれ異なる効果を発揮します。法務部門では作業負荷の軽減、営業部門では契約進捗の見える化、そして組織全体としての管理力強化につながります。ここでは、部門ごとの活用ポイントを整理します。
法務部門の負担軽減
法務部門では、多数の契約書を短期間で精査する必要があります。CLMを導入すれば、契約書の保管場所が統一され、必要な情報に素早くアクセス可能です。過去の契約内容や修正履歴も一覧で参照でき、判断材料の収集が効率化されます。
承認フローを自動化すれば、メールチェックの手間が減り、確認作業にかかる時間を削減できます。これにより、法務担当者は専門性の高い業務に集中しやすくなるでしょう。
営業部門の契約進捗の可視化
営業部門では、契約手続きがどこまで進んでいるか把握しづらいことがあります。CLMを活用すれば、契約書が承認待ちなのか、修正中なのかといった進行状況をひと目で確認できます。これにより、営業担当者はクライアントへ状況を説明しやすく、営業活動の計画も立てやすくなるでしょう。
進捗が明確になることで、契約締結までの見通しが立ち、案件管理の精度が上がります。確認作業にかかる時間を減らせるため、顧客対応により多くの時間を割けるようになります。
内部統制強化の実現
契約情報が部門ごとに分散し、承認ルールが統一されていないと、組織としてのリスクを見落としやすくなります。CLMを導入すれば、契約書の保管方法や承認手順を組織で統一でき、管理レベルを向上させられます。誰がどの段階で承認したか記録が残るため、後から内容を確認する際や監査対応も円滑です。
契約の履歴や変更点が明確になり、トラブル防止につながります。内部統制を強化したい企業にとって、CLMは安定した運用体制を支える鍵といえるでしょう。
CLM導入による改善効果を高める方法
CLMを導入しただけでは、思ったほどの効果が得られない可能性があります。業務フローやデータの管理方法が整っていないと、せっかくの仕組みが十分に機能しないためです。ここでは、導入効果を最大化するための準備や運用のポイントを紹介します。
社内運用ルールの整備
CLMを有効に使うには、契約書の扱いや承認手順を社内で統一する必要があります。部署ごとに異なる運用が残っていると、情報の混在や運用ミスが発生しやすい状態です。契約書の保管場所や命名ルール、承認の役割分担を明確に定めれば、組織全体が同じ基準で運用できます。
担当者が使い方を理解しやすいよう手順書を整備し、必要に応じて研修を実施すると、定着が進みます。こうしたルール整備は、CLMの導入効果を安定させるための基盤として機能します。
既存契約データの整理と移行
導入前に契約書データを整理し、不要な情報を削除しておくと、CLMへの移行がスムーズに進みます。過去の契約書が複数のフォルダに分かれていたり、更新前の古い書類が混在していたりするケースも見られます。事前に整理を行い、最新かつ正確な契約情報だけを移すことで、導入後のデータ管理が整った状態を保ちやすくなります。
特に紙の契約書を扱っていた企業では、スキャニングなどの電子化準備も重要です。移行作業を丁寧に行えば、CLM上での検索性が向上し、日々の確認作業が効率化します。
導入後の継続的な改善活動
CLMを導入して終わりではなく、運用しながら改善を続けることが重要です。実際の業務で使ってみると、承認の流れやデータ登録の手順に改善余地が見つかることがあります。定期的に運用状況を見直し、担当者の声を取り入れることで、より使いやすい仕組みに育てられます。
また、更新管理や通知機能の設定を定期的に見直すことで、運用の負担を減らせます。このような継続的改善は、中長期的な契約管理の安定に欠かせません。
まとめ
契約管理には紙の保管や担当者依存がつきまとい、更新忘れや承認遅延といったトラブルが起こりやすくなります。契約ライフサイクルマネジメント（CLM）を導入すれば、契約情報の整理や手続きの自動化により、確認作業の負担を減らしつつ業務を安定させられます。
自社の契約管理を見直すきっかけとして、まずは各サービスの違いを比較検討するのがおすすめです。ぜひ資料請求を行い、自社に合った仕組みを具体的に検討してみてください。
