CLMと文書管理・電子契約・ワークフローの違いを比較！契約管理の最適解とは

CLMと関連ツールの役割の違い

契約業務には作成・レビュー・締結・更新管理など多くの工程があります。それぞれを支える関連ツールとの違いを理解することで、どのような課題に対してどの仕組みが適しているか見えてきます。

文書管理ツールとの違い

文書管理ツールは、契約書を含むあらゆる文書ファイルを整理し、保管と検索を簡便にする仕組みです。一方CLMは、単なるファイル管理ではなく、契約の作成から承認、締結、更新までを通じて扱う点に特徴があります。文書管理ツールが「保管の場」であるのに対し、CLMは「契約情報を流れて管理する仕組み」と言えるでしょう。

そのため、契約ごとの期限管理や進捗管理に課題を感じている場合はCLMの価値が高まります。逆に、整理したい文書が多く、保管・検索が主目的であれば文書管理ツールで十分なこともあります。

文書管理ツールについて詳しく知りたい方は以下をご覧ください。機能やメリット、おすすめ製品を紹介しています。

電子契約サービスとの違い

電子契約サービスは、契約書に電子署名を付与してオンラインで締結できる仕組みです。紙の押印が不要になるため、契約締結のスピードが向上します。対してCLMは、締結だけでなく、契約書の作成やレビュー、履歴管理、更新通知など、契約前後のすべてのプロセスをカバーします。

そのため、締結の迅速化が主目的であれば電子契約サービスが最適です。一方、契約に関わる複数の工程を一元管理したい場合はCLMが適しています。どの工程で課題があるかを見極めることが重要です。

電子契約システムの人気製品や料金相場、導入によるメリットについては、以下の記事で詳しく紹介しています。比較検討の参考にご活用ください。

ワークフローシステムとの違い

ワークフローシステムは、社内の申請や承認を効率化する仕組みです。契約書のレビュー依頼などを申請フローとして設定できますが、更新管理や条文履歴管理など契約特有の機能は備えていません。CLMでは、契約ごとの進捗やステータスを記録し、契約情報を資産として蓄積できます。

単純に承認フローを効率化したいだけならワークフローシステムで十分です。しかし契約情報を組織全体で管理したい場合は、CLMを選ぶ意味が大きくなります。どの業務がボトルネックなのかを見極めて選ぶべきでしょう。

以下の記事では、おすすめのワークフローシステムを人気ランキング順・タイプ別に比較し、料金相場や選び方も解説しています。興味のある方は一読ください。

CLMが優れているポイント

CLMを導入すると、契約業務を一元管理でき、部門をまたぐ作業でも可視性が高まります。以下のようなメリットがあるため、特に契約業務が多く複雑な企業では導入効果が期待できます。

契約工程全体を統合管理できる点

CLMでは契約書の作成からレビュー、締結、更新までを一連の流れで管理します。担当が変わっても、どの契約がどの段階にあるか一覧で把握可能です。複数部門が関わる際も、同じ情報を共有可能で、引き継ぎや情報漏れのリスクが下がります。

また、滞留しやすい工程も見つけやすくなるため、契約処理にかかる時間を削減しやすくなります。属人的な対応を減らし、組織全体で契約業務を整えるならCLMが適した仕組みです。

期限管理や更新管理の自動化

契約では更新期限や自動更新の有無を把握できていないと、意図しない契約継続や機会の逸失につながる場合があります。CLMなら期限通知を自動化でき、担当者の見落としを防ぎやすくなります。

さらに、更新前に必要な手続きや確認事項をテンプレート化しておけば、抜け漏れなく準備できるようになります。更新作業が多く煩雑な企業ほど、CLMの価値を実感しやすいでしょう。

内部統制を支える一元管理

契約情報を一つのシステムに集約すれば、誰がいつ承認や変更を行ったか履歴を残せます。これにより、社内監査やガバナンス対応がしやすくなります。メールや紙ベースで管理していると、後から確認するのに時間がかかることがあるからです。

CLMは条文の変更履歴や契約条件の差分も記録できるため、将来的な見直しや監査対応にも役立ちます。企業全体で契約を管理し、統制を強化したい場合に適しています。

以下の記事ではCLM（契約ライフサイクルマネジメント）の価格や機能、サポート体制などを、具体的に比較して紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

業務課題に合わせたCLMと関連ツールの選定ポイント

企業によって契約業務の課題は異なります。契約量や関与部門、既存システムとの関係を踏まえて、どの仕組みが適しているか判断することが重要です。ここでは代表的な課題別に選び方を整理しました。

契約量が多い企業に適した選び方

契約件数が多い企業では、進捗の把握や期限管理に負担がかかりやすくなります。CLMを導入すると、散在していた契約情報が一箇所に集まり、作成から承認までの流れが可視化されます。業務の滞りに気づきやすくなり、管理にかかる手間も抑えられます。

一方で契約量が少ない企業の場合は、文書管理ツールや電子契約サービスのみで十分に運用できるケースもあるでしょう。まずは自社の契約件数と業務負荷を明確にし、必要な機能の優先順位を付けることが選定の出発点になります。

複数部門で契約を扱う企業に適した選び方

契約業務には法務、営業、経理など複数の部門が関わることが一般的です。CLMを使えば、全ての部門が同じ情報を基に作業できるため、確認作業ややり取りが減り、レビュー遅延や認識のズレを抑えやすくなります。部門間での情報共有がスムーズになる点は大きなメリットです。

ただし目的が承認フローの効率化に限定される場合は、ワークフローシステムでも十分対応可能です。課題がどこにあるかを把握し、連携強化が必要な企業ほどCLMが向いています。

既存システムと連携したい企業に適した選び方

契約情報は営業支援システムや顧客管理システム、会計システムなどと密接に関連します。CLMを導入する際は、これら既存システムとどの程度連携できるか確認することが欠かせません。連携不足のまま導入すると、入力の二重化や情報の分断が生じ、運用負担が増える恐れがあります。

文書管理ツールや電子契約サービスの中にも外部システムと連携できるものがありますが、契約工程全体での整合性を重視する場合はCLMの方が適しています。導入前に現在の業務フローを整理し、どこまで連携する必要があるか明確にしておくと判断がしやすくなります。

CLMの適用が向くケースと向かないケース

どの企業にもCLMが最適とは限りません。企業規模や契約数、部門構成によって向き不向きがあります。ここでは、その特徴をまとめました。

複数部門で契約を扱う企業

営業・法務・管理部門など、複数の部署が契約に関与する企業では、CLMによる一元管理が有効です。各部門で異なる方法で管理すると、情報が散在し、最新の契約状況を把握しづらくなります。CLMを使えば、契約ステータスを統一形式で管理でき、担当者の変更や引き継ぎにも対応しやすくなります。

部門間で同じ契約情報を参照できるため、情報のズレや重複を防ぎやすくなるでしょう。結果として、契約リスクを組織として管理できる体制に近づけます。

更新作業が煩雑な契約が多い企業

自動更新や年次更新が多い契約を扱っている企業では、更新期限の管理が重要です。CLMの期限通知機能を利用すれば、更新漏れや締結条件の確認漏れを防ぎやすくなります。

また、更新前に必要な手続きや見直し項目をテンプレート化することで、担当者によるバラつきを減らせます。更新作業が頻繁で複雑な企業ほど、CLMの恩恵を受けやすいでしょう。

小規模事業者に向くケース

契約件数が少なく、関与部門が限られる事業者では、CLMの機能が過剰になる可能性があります。文書管理ツールや電子契約サービスだけで十分な場合もあるため、導入効果を慎重に評価すべきです。

小規模事業者がCLMを導入する際は、機能を使いこなせるか、運用に必要な負担を過不足なく見積もれるかを考慮してください。課題が限られていれば、よりシンプルな仕組みの方が管理しやすい場合があります。

まとめ

契約ライフサイクルマネジメント（CLM）は、契約工程を一元管理できる仕組みとして、特に契約数が多く複雑な企業や、複数部門が関与する組織に適しています。文書管理ツール、電子契約サービス、ワークフローシステムとは目的や機能が異なるため、自社の課題を明確にしたうえで選ぶことが肝要です。

この記事で紹介した比較ポイントを参考にして、自社に最適なツール検討を進めてみてください。より詳しい機能やサポート体制を知りたい場合は、資料請求して違いを比較すると有効です。