CLM導入の進め方を徹底解説！手順とチェックリストで契約管理の不安を解消

CLM導入前に確認すべき準備事項

CLM（契約ライフサイクルマネジメント）の導入効果を高めるためには、導入前の準備が欠かせません。現状の把握や業務フローの整理を進めることで、システム移行時のミスや混乱を防ぎやすくなります。ここでは導入に向けた基礎固めとして、押さえておきたいポイントを確認します。

契約管理の現状分析

最初のステップは、契約管理の現状を客観的に把握することです。契約書の保管場所や更新期限の管理方法、検索性の課題、手作業が多い部分などを洗い出します。

これにより改善したいポイントが明確になり、導入後に必要となる機能の優先順位を判断しやすくなるでしょう。あわせて既存のフォルダ構成や台帳形式が業務へどう影響しているか整理すると、データ移行計画の精度も高まります。

運用ルールと業務フロー整理

次に、契約管理の業務フローとルールを可視化します。契約書作成や法務レビュー、承認、締結、保管といった一連の流れを整理し、どの部門がどの段階を担当するのかを明確にしましょう。

イレギュラー対応の手順も確認しておくと、CLMの設定項目を判断しやすくなります。事前にルールが定まっていない場合、導入後の運用にばらつきが生じやすくなるため、整理しておくことが重要です。

関係部門へのヒアリング

法務部のみならず、営業や経理、総務など契約情報を扱う部門へのヒアリングも必要です。部門ごとに重視する情報や利用目的が異なるため、ニーズを把握しておくことで導入効果を高めやすくなります。

たとえば営業は検索性を重視し、経理は請求条件の管理を重視するなど、求める機能が異なるケースもあるでしょう。部門間での認識を揃えたうえで導入を進めることで、運用定着のしやすい環境を整えられます。

以下の記事ではCLM（契約ライフサイクルマネジメント）の価格や機能、サポート体制などを具体的に比較しています。選定の参考として活用できます。

CLM導入の基本ステップ

CLM（契約ライフサイクルマネジメント）の導入は、要件定義から段階的なリリースまで複数の工程を経て進めるとスムーズです。法務担当者が中心となり、関係部門と連携しながら慎重に準備を進めることで、移行時のトラブルを抑えやすくなります。ここでは一般的な導入手順を順に整理します。

要件定義とツール選定

導入目的や解決したい課題をもとに、必要な機能を具体化します。契約書テンプレート管理や期限アラート、検索機能、承認フロー管理などの優先順位を整理することで、製品比較の基準が明確になるでしょう。

次に、複数のCLM製品を比較し、自社の業務に適したものを検討します。操作性や拡張性、導入サポート体制を確認し、トライアル環境を利用して実際の契約書で操作感を試すと、導入後のイメージがより具体的になります。

初期設定とデータ移行

導入するCLMが決まったら、初期設定とデータ移行を進めます。初期設定では承認フローやユーザー権限、契約分類などを登録します。設定が運用に合わない場合、後に修正が必要となり負担が増えるため、事前の業務フロー整理が重要です。

データ移行では既存台帳やフォルダから契約情報を抽出し、CLMの形式に合わせて取り込みます。一度に大量のデータを移行すると確認が追いつかないため、重要な契約情報から段階的に移行する方法も検討しましょう。移行後は分類やタグ付けが正しく行われているか確認し、運用時のトラブルを防ぎます。

運用テストと段階的リリース

初期設定と移行が完了したら、実運用を想定したテストを行います。承認フローやアラートが想定どおり動作するか、検索性に問題がないかなどを確認し、不具合があれば設定を修正します。その後、特定の部門から段階的にリリースする方法も有効です。

全社一斉リリースよりも、小規模運用で課題を洗い出して改善し、徐々に範囲を広げる方が定着しやすくなります。運用開始後も利用状況を継続的に確認し、必要に応じて設定を見直すことで、安定した運用につながるでしょう。

CLM導入後の運用ポイント

CLM（契約ライフサイクルマネジメント）を導入したあとは、継続的な改善サイクルを回すことで運用効果が定着しやすくなります。業務の変化に合わせた見直しや教育体制の整備があるほど、契約情報の管理レベルも安定します。ここでは運用を軌道に乗せるためのポイントを紹介します。

定期的な改善サイクルの構築

導入後は契約分類の更新、アラート条件の調整、テンプレートの見直しなど、業務の変化に応じて設定を更新します。設定をそのまま放置すると、現場の実態と合わなくなり、利用率が徐々に下がることがあります。

定期的にレビューの場を設けることで、改善点を共有しやすくなるでしょう。また、利用データを分析し、検索性や承認速度に課題がある場合は設定を見直し、より現場に適した運用へ調整できます。

社内教育と担当者スキル向上

CLMの効果を十分に発揮するには、操作方法や契約情報登録ルールの周知が欠かせません。基本操作だけでなく、命名ルールや情報入力基準を明確にすることでデータ品質が安定します。

新任担当者向けの研修や操作マニュアルがあると、習熟までの時間を短縮しやすくなります。教育を継続することで、契約管理の標準化が進み、部署間での情報共有も円滑になるでしょう。

他システムとの連携強化

契約情報は、営業管理や経理、人事など多くの部門で利用されます。そのため、他システムと連携することで契約情報の同期や参照がスムーズになり、業務効率の向上が期待できます。

たとえば営業管理システムと連携すれば取引先情報が自動で反映され、契約内容確認の負担を軽減可能です。連携可能な範囲はCLM製品によって異なるため、自社にとって必要な連携項目を明確にし、段階的に拡大すると、トラブルを抑えながら活用の幅を広げられます。

CLM導入チェックリスト

CLM（契約ライフサイクルマネジメント）導入における抜け漏れを防ぐため、重要な確認事項をチェックリストとしてまとめました。導入前後の見直しに活用できます。

まとめ

CLM（契約ライフサイクルマネジメント）の導入は、契約管理における属人化や情報分散といった課題を改善するための有効な方法です。導入前の準備からステップごとの流れ、運用後の改善ポイントまで把握すると、実務への適用がよりスムーズになります。

契約管理の改善を検討する企業は、複数のCLM製品を比較し、自社の業務フローに合ったものを選ぶことが大切です。導入を進める際は資料請求を活用し、要件に合うサービスを検討してみてください。