CLM導入で発生しやすい失敗
契約管理の効率化を期待してCLMを導入しても、社内準備が不十分な場合、運用が軌道に乗らないことがあります。特に事前のルール整備や情報整理が甘い状態では、システムの利便性を感じにくくなるでしょう。ここでは、導入段階で生じやすい失敗例を紹介します。
社内運用ルールが整備されていない
CLMを導入しても、申請ルートや承認方法が部門ごとに異なるままでは、運用が複雑になり、担当者が迷いやすくなります。操作がバラバラだとデータの正確さも揺らぎ、現場が「使いにくい」と感じる原因にもなるでしょう。
事前に、契約書の作成からレビュー、承認、保管までの流れを整理し、関係部門で共通の手順を準備しておくことが大切です。ルールを文書化して周知し、トレーニングの機会を設けると定着が進みやすくなります。
既存契約の移行が不十分
新しいCLMを導入しても、過去の契約書データが整理されていない場合、検索しにくい状態が続きます。重要な契約が古い形式で保存されているケースも多く、必要時に探しづらい状況が生まれがちです。
対策として、導入前の段階で既存契約の棚卸しを行い、優先度ごとに移行対象を絞る方法が有効です。一度に大量の契約を移行すると現場の負荷が増えるため、重要な契約から段階的に整理するとスムーズに定着します。
部門間の連携が不足している
CLMは法務部門だけでなく、営業、経理、総務など複数部門が関わる業務です。部門ごとに手続きが異なると承認ルートが複雑化し、処理が滞る原因になります。特に営業部門ではスピードが求められるため、煩雑な運用フローは負担になりがちです。
導入前から関係部門を巻き込み、業務プロセスを共通認識として整理しておく必要があります。部門代表者との定期的な連携を続ければ、CLMを全社で運用しやすい体制が整います。
CLM運用が失敗する原因
導入準備が整っていても、運用面でつまずくケースは珍しくありません。担当者の習熟度や要件定義の甘さが影響し、CLMの活用が進まないこともあります。ここでは運用が失敗しやすい背景を解説します。
担当者への教育が行き届かない
CLMには便利な機能が多く搭載されていますが、担当者が操作方法やルールを理解していなければ活用は進みません。レビューや承認などの作業は細かな操作が必要な場面も多く、教育不足の状態では誤操作が起きやすくなります。
導入初期だけでなく、運用が始まってからもフォローアップできる教育体制が必要です。動画マニュアルの整備やFAQの更新など、担当者が自力で確認できる仕組みを用意すると習熟が進みます。
要件定義が曖昧なまま選定してしまう
「契約書を電子化したい」「承認を効率化したい」といった目的だけで製品を選んでしまうと、実務に合わない機能構成のCLMを選んでしまうことがあります。導入後に追加開発が必要になるケースもあり、結果的に負担が増える恐れもあります。
対策として、業務フローを可視化し、必要な機能を優先度別に整理することが重要です。必須機能と補助的な機能を区別しておくと、自社に適したCLMを選びやすくなります。
運用負荷を考慮していない
CLMの設定項目を増やしすぎたり、複雑なフローを組み込んだりすると、日々の業務が負担に感じられる場合があります。「便利になると思っていたのに手間が増えた」といった声が出るケースです。
最初から高度な仕組みを求めず、必要最低限の設定で運用を始める方法が有効です。実際の状況を確認しながら段階的に調整すると、負荷を抑えたまま定着しやすくなります。
CLM導入の失敗を回避するためのポイント
CLMを長く活用するには、導入後の見直しや改善が欠かせません。ここでは運用を安定させるための要点を整理し、導入効果を高める方法を紹介します。
社内ルールの整備と定着を進める
各部門で共通して利用できるルールが整っていない場合、操作が統一されず、データ管理の精度も下がります。まずは契約プロセスを整理し、関係者の役割を明確にする作業が重要です。ルールを文書化して共有し、継続的に周知することで定着が進みます。定期的に見直せば、現場に適した運用へ発展させやすくなります。
段階的に導入して改善を重ねる
CLMを全社一気に展開すると負担が増え、運用が混乱しやすくなります。成功している企業では、まず一部の契約や部門で試験的に導入し、改善点を洗い出してから全社展開する方法を取っています。
段階的に進めることで負担を抑えつつ、現場に合う運用を作りやすくなります。導入初期のトラブルも抑制しやすく、定着しやすいメリットがあります。
運用状況を定期的に評価する仕組みをつくる
CLMは導入して終わりではなく、状況を踏まえて改善する姿勢が求められます。 契約作業にかかる時間や承認の停滞ポイント、ミスの傾向を確認し、改善につなげる仕組みが必要です。担当者から意見を集める機会を設けると、現場に沿った運用へ調整しやすくなります。
以下の記事ではCLM（契約ライフサイクルマネジメント）の価格や機能、サポート体制などを比較しています。参考にしてみてください。
CLM導入後に注意すべき運用リスク
CLMが定着していても、データ管理や法令対応などのリスクは残ります。ここでは注意したい代表的なリスクと対策をまとめます。
データ管理の不備によるリスク
契約書の誤削除や上書きなど、データ管理に関するリスクはCLMでも起こり得ます。データが整理されていない状態では、期限管理の遅れなど業務への影響も広がる可能性があります。バックアップ体制やアクセス権限設定を見直し、誤操作を防ぐ仕組みを整えておくことが重要です。
法令改正への対応遅れ
契約管理に関わる法令は定期的に更新されます。運用が固定化されていると、最新の要件に合わないまま処理が進む恐れがあります。法務部門やシステム担当と連携し、定期的に法改正の影響を確認しておくと安心です。
セキュリティ対策の不十分さ
契約書には機密情報が含まれるため、セキュリティ対策が甘い状態はリスクが大きくなります。アクセス権限の設定ミスやログ管理不足が情報漏えいにつながる場合もあります。定期的な権限棚卸しやパスワード更新、ログ監視の強化など、基本的な対策の継続が欠かせません。
まとめ
CLM導入では、ルール整備の不足やデータ移行の遅れ、部門間の連携不十分など、つまずきやすいポイントがあります。ただし、段階的な導入や定期的な見直しを行いながら進めれば、失敗は避けやすくなります。
自社に最適なCLMを選ぶには、複数の製品を比較することが重要です。ITトレンドでは、CLM製品の資料をまとめて請求できます。導入検討を進める際に役立つので、ぜひ活用してみてください。
