契約ライフサイクルマネジメントシステムを無料で使う方法
契約ライフサイクルマネジメントシステムを無料で使う方法は大きく分けて二つあります。期間を区切って試せる無料トライアルと、機能やユーザー数を制限したうえで継続的に使える無料プランです。それぞれの特徴を理解したうえで、自社の目的に合った方法を選ぶことが必要です。
無料トライアルによる期間限定利用
無料トライアルは、一定期間だけ製品の機能を試せる仕組みです。多くの場合、契約書の作成や承認フローの設定など、主要な機能を実際の業務に近い形で確認できます。トライアル期間は製品によって異なり、数日から一か月程度に設定されている場合があります。
トライアル終了後は有料プランへの移行が前提となることが一般的です。そのため、期間内に自社の契約書テンプレートを取り込んだり、承認フローを実際に運用したりして、業務に適合するかを確認しておくことが有効です。試用中に得られた操作感は、その後の製品比較の判断材料になります。
無料プランによる継続利用
無料プランは、期間の制限がない代わりに、利用できる機能やユーザー数、保存できる契約書の件数などが制限された形で提供される場合があります。小規模なチームや、まずは一部の契約書管理から始めたい企業にとって、導入のハードルを下げる選択肢になります。
ただし無料プランでは、電子署名連携や承認ルートの多段階設定など、規模の大きい組織で必要になる機能が含まれていない場合があります。無料プランのまま運用を続けられるか、将来的に有料プランへの移行が必要になるかは、契約書の件数や関係者の人数を踏まえて見極める必要があります。導入前に自社の想定利用規模を整理しておくと、比較検討がスムーズに進みます。
無料プランと有料プランの違い
無料プランと有料プランでは、利用できる機能の幅やデータの取り扱い量に差が設けられている場合が多くあります。ここでは代表的な違いとして、機能面とユーザー数やデータ量の面から整理します。
利用できる機能の範囲
無料プランでは、契約書の保管や検索といった基本的な管理機能に絞られている場合があります。一方で有料プランになると、承認ワークフローの細かい設定や、電子署名サービスとの連携、契約更新のリマインド通知など、業務を効率化する機能が追加されることがあります。
下記の表は、無料プランと有料プランで差が出やすい項目を整理したものです。実際の提供範囲は製品によって異なるため、契約前に各社の公開情報を確認することが重要です。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 契約書の保管・検索 | 無料プランでも基本的な管理機能として提供される場合があります |
| 承認ワークフロー | 多段階の承認設定は有料プランで追加されることがあります |
| 電子署名連携 | 外部の電子署名サービスとの連携は有料プランで対応する場合があります |
| 更新リマインド通知 | 契約更新日の通知機能は有料プランに含まれることがあります |
利用できるユーザー数やデータ量の範囲
無料プランでは、同時に利用できるユーザー数や登録できる契約書の件数に上限が設けられている場合があります。少人数のチームや試験的な導入であれば十分な場合もありますが、部署をまたいだ運用や契約数の多い企業では上限に達しやすくなります。
上限を超えて利用する場合は、有料プランへの切り替えが必要になります。契約書の件数は事業の拡大とともに増えていく傾向があるため、無料プランを選ぶ際は将来の増加分もあらかじめ見込んでおくことが望ましいといえます。上限に近づいた時点で切り替えを検討すると、業務を止めずに移行を進めやすくなります。
無料で使えるCLMシステムの活用場面
無料トライアルや無料プランは、すべての業務をまかなうものではありませんが、特定の場面では有効に活用できます。ここでは契約書管理と承認フローの整理という二つの場面を取り上げます。
契約書の管理を効率化する場面
紙やメールで個別に管理していた契約書を一元的な場所にまとめたいという段階では、無料プランでも一定の効果が期待できます。保管場所を統一するだけでも、契約書を探す時間の短縮につながる場合があります。
例えば、部署ごとにファイルサーバーへ保存していた契約書を一つのシステムに集約し、検索機能を使って必要な契約書を探し出す運用が考えられます。まずは小規模な範囲で試し、運用の手応えを確認したうえで対象範囲を広げる進め方が現実的です。契約書の種類や件数が増えてきた段階で、改めて有料プランへの移行を検討する企業もあります。
承認フローを整理する場面
契約書の承認が誰の手元で止まっているか分かりにくいという課題に対しても、無料プランのシンプルな承認機能が役立つ場合があります。承認の履歴が残ることで、進捗状況を関係者間で共有しやすくなります。
ただし複数部署にまたがる複雑な承認ルートを組みたい場合は、無料プランの機能では対応しきれないことがあります。承認者の人数が増えるほど設定は複雑になりやすいため、その場合は有料プランの多段階承認機能を比較検討の対象に加えることが必要です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でCLM（契約ライフサイクルマネジメント）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
無料版のCLMシステムを選ぶ際の注意点
無料トライアルや無料プランを選ぶ際は、価格だけでなく運用面での確認が必要です。ここではセキュリティとデータ管理、他システムへの移行のしやすさという二つの観点を取り上げます。
セキュリティとデータ管理
契約書には取引先の情報や金額などの機密情報が含まれるため、無料プランであってもセキュリティ面の確認は欠かせません。アクセス権限の設定やデータの保存場所、通信の暗号化といった基本的な項目を事前に確認しておくことが望ましいといえます。
無料プランでは、有料プランと比べてアクセス権限の細かい設定ができない場合があります。閲覧できる担当者の範囲を絞りたい場合は、権限管理の機能がどこまで含まれているかを個別に確認する必要があります。社内の情報システム部門とあらかじめ確認事項を共有しておくと、導入後の手戻りを減らしやすくなります。
移行のしやすさ
無料プランで蓄積した契約書データを、後から有料プランや他の製品へ移行できるかどうかも確認しておきたい点です。データの書き出し形式が限定されていると、移行時に手作業での再入力が発生する場合があります。
例えば、契約書のファイルと契約条件の情報をまとめてエクスポートできる機能があるかどうかは、製品によって差があります。将来的な移行を見据える場合は、契約前にエクスポート機能の有無を確認しておくことが有効です。あわせて、既存の他社ツールとのデータ連携が可能かどうかも確認しておくと、移行時の作業負担を抑えやすくなります。
比較検討の参考になるCLM製品
CLM製品は、契約書の作成・管理や承認フローなど、対応する機能や範囲が製品によって異なります。ここでは、契約業務の効率化に役立つCLM製品を紹介します。製品によっては無料プランや無料トライアルを利用できるため、提供条件も確認しながら比較してみてください。
ContractS CLM
- 契約書の作成から管理までをワンストップで
- 契約業務のムダな工程をなくして、リードタイム短縮
- 契約関連のあらゆる情報が集約・蓄積され、機会損失を防止
ContractS株式会社が提供する「ContractS CLM」は、契約書の作成から締結、更新管理までを一元的に扱える契約ライフサイクルマネジメントシステムです。承認フローの設定や契約書の検索、更新期限のリマインド通知といった機能を備え、部署をまたいだ契約業務の進捗を可視化できます。電子署名サービスとの連携にも対応しており、契約締結までの一連のプロセスをシステム上で管理したい企業に適しています。
MNTSQ CLM
- トップローファームの知見 × AIで、法務業務の革新を支援
- 相談受付から契約締結までの情報を集約し、一元管理と整理を実現
- ナレッジをユーザー全体に還元し、組織としての法務力を高めます
MNTSQ株式会社（MNTSQ, Ltd.）が提供する「MNTSQ CLM」は、契約書のデータ化と検索、契約審査や承認フローの管理を支援する契約ライフサイクルマネジメントシステムです。過去の契約書をデータベース化し、条項単位での検索や比較を行える点が特徴で、法務部門における契約審査業務の効率化を目的として利用されています。契約更新日の管理や社内での契約書共有にも対応しており、契約データを組織全体で活用したい企業に向いています。
クラウドサイン
- 累計契約送信件数3000万件超！ 導入実績250万社以上※
- 弁護士監修。日本の法律に関する知見を活かした開発・サポート
- 電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能
弁護士ドットコム株式会社が提供する「クラウドサイン」は、契約書の電子締結を中心に、契約書の保管や検索、更新管理までを扱えるサービスです。締結した契約書はシステム上で一元管理され、承認フローの設定やアクセス権限の付与にも対応しています。契約書の電子化と締結後の管理をあわせて行いたい企業に利用されており、無料プランでは利用できる機能やユーザー数に制限が設けられている場合があります。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約書もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、契約書の作成から電子締結、保管、更新管理までをクラウド上で行える契約ライフサイクルマネジメントシステムです。同社の会計・人事労務サービスと連携できる点が特徴で、契約情報とバックオフィス業務のデータを結び付けて管理したい企業に適しています。
GVAmanage （GVA TECH株式会社）
- 2024年12月26日、東証グロース市場に新規上場
- Slack・Teams・メール等、普段のツールでそのまま依頼可能
- AIで契約書レビュー、形式チェック、類似案件レコメンド機能搭載
契約ライフサイクルマネジメントシステムの無料利用に関するFAQ
契約ライフサイクルマネジメントシステムの無料利用について、よくある質問をまとめました。導入検討の参考にしてください。
- Q1：無料プランはずっと使い続けられますか？
- 製品によって条件が異なります。期間の制限がなくても、機能やユーザー数の上限が設けられている場合があるため、契約前に利用条件を公式サイトなどで確認することが必要です。
- Q2：無料トライアルではどこまで試せますか？
- 契約書の作成や承認フローの設定など、主要な機能を試せる場合が多くあります。ただし電子署名連携などの一部機能はトライアル対象外となることがあるため、事前に対象範囲を確認しておくとよいでしょう。
- Q3：無料プランから有料プランへの切り替えは簡単ですか？
- 多くの製品では設定画面からプラン変更ができますが、データの移行方法は製品によって異なります。切り替えを想定する場合は事前に手順を確認しておくと安心です。
- Q4：無料プランでも複数部署での利用は可能ですか？
- 製品によりますが、無料プランではユーザー数に上限が設けられていることが多く、複数部署での本格的な運用には向かない場合があります。部署をまたぐ利用を検討する際は、有料プランの人数上限もあわせて確認することが必要です。
まとめ
契約ライフサイクルマネジメントシステムには、無料トライアルと無料プランという二つの無料利用の形があります。それぞれ利用できる範囲や制限が異なるため、自社の契約書件数や関係者の人数、必要な機能を踏まえて選ぶことが重要です。セキュリティ面や将来的な移行のしやすさもあわせて確認し、無料の範囲でできることと有料プランで補うべきことを整理したうえで、比較検討を進めてください。
