CLMを無料で検討する前に知っておきたい基本
CLMは契約書の起案から締結、更新、保管までを一元管理する仕組みです。無料で使える範囲を把握する前に、CLMがカバーする業務領域と、自社がどこに課題を抱えているかを整理しておくと検討がスムーズになります。
CLMが管理する契約業務の範囲
CLMは契約書のひな型作成、社内承認、相手方とのやり取り、締結後の保管や更新期限の管理までを一連の流れとして扱うシステムです。紙やメール、表計算ソフトで個別に管理していた業務を1つの画面に集約できます。
例えば更新期限が近づいた契約を自動で通知する機能や、承認ルートを設定できる機能が含まれます。過去の契約書を検索する機能もあり、類似案件を確認しながら新しい契約書を作成する場面で役立ちます。無料プランではこうした機能の一部のみが提供される場合があるため、範囲を事前に確認する必要があります。
無料での検討が向いている企業の特徴
契約件数がそれほど多くなく、まずは操作感や自社業務への適合性を確認したい企業にとって、無料プランやトライアルは有効な選択肢です。導入後の運用イメージを事前につかめる点がメリットといえます。
一方で契約件数が多い企業や、複数部署にまたがる承認フローを持つ企業もあります。こうした企業では、無料範囲内で必要な機能を確認しきれない場合があります。月間の契約件数や関係部署の数をあらかじめ整理し、自社の契約規模を数値で把握したうえで検討を進めることが望まれます。
CLMの無料プランやトライアルで確認できる範囲
CLMの無料提供には、期間限定のトライアル型と、機能や利用人数を絞ったフリープラン型があります。それぞれ確認できる範囲が異なるため、自社が知りたい情報に合わせて選ぶことが大切です。
トライアル型で確認できること
トライアル型は一定期間、有料プランに近い機能を試せる形式です。契約書のひな型作成から承認、締結までの一連の流れを実際の業務データに近い形で試せる点が特徴です。
期間は製品によって異なり、数週間程度に設定されている場合があります。期間内に自社の代表的な契約パターンを一通り試し、承認フローや通知機能が業務に合うかを確認しておくと判断材料になります。担当者以外の関係者にも操作してもらい、複数の視点で使い勝手を確認しておくと、導入後の認識のずれを防ぎやすくなります。
フリープラン型で確認できること
フリープラン型は利用人数や契約件数、保存できる書類数に制限を設けたうえで、継続的に無料で利用できる形式です。基本的な契約書管理や保管機能を日常的に試せる点が特徴です。
ただし電子署名連携や高度な承認フロー設定は有料プランのみで提供される場合があります。無料範囲でどこまで業務を回せるかを、実際の契約書を用いて確認することが有効です。契約書のフォーマットが部署ごとに異なる場合は、複数パターンを登録して動作を確認しておくと安心です。
無料のCLMツールを検討する際の注意点
無料で使えること自体は魅力ですが、契約書という重要な情報を扱う以上、セキュリティやデータ移行の面での確認が欠かせません。ここでは無料プランを検討する際に見落としやすい点を整理します。
セキュリティ面で確認すべき点
契約書には取引先の情報や金額など機微な内容が含まれるため、無料プランであってもアクセス権限の設定やデータの暗号化状況を確認しておく必要があります。
製品によってはセキュリティ機能の一部が有料プランに限定される場合があります。無料範囲でどこまでの権限管理ができるかを、利用規約や製品資料で事前に確認しておくことが望まれます。閲覧履歴や操作ログを確認できる機能があるかどうかも、社内での不正防止の観点から確認しておくとよいでしょう。
データ移行と将来の拡張性
無料プランから有料プランへ移行する際、それまで登録した契約データがそのまま引き継げるかどうかは製品によって異なります。移行時の手間やデータの互換性を事前に把握しておくと安心です。
また契約件数が増えた場合に、無料プランの上限を超えてスムーズに拡張できるかどうかも確認しておくとよいでしょう。既存の会計システムや電子契約サービスとの連携が可能かどうかも、将来の業務拡大を見据えた選定基準の一つになります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でCLM（契約ライフサイクルマネジメント）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
有料版への移行を見据えた選定基準
無料プランはあくまで検討段階の手段であり、業務が拡大すれば有料版への移行が視野に入ります。ここでは移行を見据えて確認しておきたい基準を紹介します。
機能面で比較すべき基準
電子署名連携、承認フローの柔軟性、契約書の検索性能は、無料プランと有料プランで差が出やすい部分です。自社の業務にどの機能が必須かを整理したうえで比較することが重要です。
例えば複数部署が関わる承認フローが必要な場合、無料プランでは対応しきれないことがあります。必須機能とあれば便利な機能を分けて整理すると、比較がしやすくなります。契約書のテンプレート数や、他部署とのファイル共有のしやすさもあわせて確認しておくと、実務に沿った判断がしやすくなります。
| 確認項目 | 内容 |
|---|---|
| セキュリティ | アクセス権限の設定やデータの暗号化状況を利用規約や資料で確認する |
| データ移行 | 無料プランから有料プランへ移行する際の契約データの引き継ぎ可否を確認する |
| 機能面 | 電子署名連携、承認フローの柔軟性、検索性能などの差を比較する |
費用面で比較すべき基準
有料プランへ移行する際の費用は、利用人数や契約件数、追加機能の有無によって変動します。無料範囲を超えた場合の料金体系をあらかじめ把握しておくことが望まれます。
複数の製品から資料を取り寄せて料金体系を比較すると、自社の契約規模に見合った選択肢を見つけやすくなります。無料期間中に問い合わせを行い、初期費用や月額費用、サポート体制を含めた詳細な見積もりを確認しておくと安心です。
無料から始めて失敗しないための運用体制
無料プランで導入を始めた後、社内で定着させるためには運用体制の整備が欠かせません。担当者だけでなく関係部署を巻き込んだ準備が求められます。
導入初期に整えておきたい体制
無料プランの利用開始時には、契約書の登録ルールや承認フローの担当者を明確にしておくことが大切です。ルールが曖昧なまま運用を始めると、契約情報が部署ごとに分散してしまう可能性があります。
法務担当者だけでなく、営業や購買など契約に関わる部署を巻き込み、共通の運用ルールを設けておくと、無料プランの範囲内でも一定の効果を得やすくなります。
運用開始後に見直すべきポイント
無料プランを一定期間利用した後は、契約件数の推移や機能面での不足を振り返り、有料プランへの移行が必要かどうかを判断します。定期的な振り返りの機会を設けることが有効です。
振り返りの際は、無料範囲でカバーできなかった業務や、承認に時間がかかった要因を具体的に洗い出すと、次の選定基準が明確になります。利用者からの意見を集めておくと、有料プランへ移行する際の判断材料としても活用できます。その際、契約書管理システムなど類似ツールとの違いを整理しておくと、移行先選定の精度も高まります。
無料プランやトライアルがあるCLM製品
ここでは、無料プランやトライアルを提供している、または導入検討の初期段階で比較されることが多いCLM製品を紹介します。機能範囲や連携面を比較する際の参考にしてください。
電子印鑑GMOサイン
- 導入企業数No.1※導入企業数300万社以上
- 圧倒的なコストパフォーマンス
- フォルダ設定や閲覧制限などの文書管理機能が充実
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する「電子印鑑GMOサイン」は、契約書の作成や送付、電子署名による締結、締結後の保管までを一貫して行える電子契約サービスです。当事者型・立会人型など複数の署名方式に対応し、契約書のテンプレート機能や承認フローの設定機能を備えています。他システムと連携するための機能も用意されており、契約書の管理を電子上で完結させたい企業の業務効率化を支援します。
ContractS CLM
- 契約書の作成から管理までをワンストップで
- 契約業務のムダな工程をなくして、リードタイム短縮
- 契約関連のあらゆる情報が集約・蓄積され、機会損失を防止
ContractS株式会社が提供する「ContractS CLM」は、契約書の起案から社内承認、締結、更新期限の管理までを一元的に扱える契約ライフサイクル管理システムです。契約書のひな型を活用した作成機能や、部署をまたいだ承認フローの設定機能を備え、締結後の契約書は検索しやすい形で保管されます。更新時期が近づいた契約を通知する機能もあり、契約情報の分散を防ぎながら組織全体での契約管理を支援します。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約書もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、契約書の作成から電子署名、締結後の保管までを行える電子契約サービスです。契約書のテンプレート管理や承認フローの設定に対応し、同社が提供する会計や請求書などほかのクラウドサービスとの連携によって、契約業務と経理業務を一体的に管理できる点が特徴です。契約更新の管理機能も備え、法務・経理双方の業務効率化に役立ちます。
クラウドサイン
- 累計契約送信件数3000万件超！ 導入実績250万社以上※
- 弁護士監修。日本の法律に関する知見を活かした開発・サポート
- 電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能
弁護士ドットコム株式会社が提供する「クラウドサイン」は、契約書の作成から電子署名による締結、契約データの保管までを一つの画面で行える契約電子化サービスです。用途や社内フローに応じて複数の署名方式を使い分けられるほか、契約書のテンプレート管理や承認ルートの設定機能を備えています。既存の会計システムや外部サービスとの連携にも対応しており、法務部門だけでなく営業や人事など幅広い部署での契約業務の効率化に活用できます。
LIRIS CLM
- 契約書の作成から承認、締結、管理まで一括して管理
- 抜群の操作性で、とにかく使いやすい！
- 業務フローに合わせて画面や権限を柔軟にカスタマイズ
GVAmanage （GVA TECH株式会社）
- 2024年12月26日、東証グロース市場に新規上場
- Slack・Teams・メール等、普段のツールでそのまま依頼可能
- AIで契約書レビュー、形式チェック、類似案件レコメンド機能搭載
Keiyaku.Ai （AIデータ株式会社）
- 契約書の作成から管理を一元化
- 契約書の雛形登録で作成を効率化し、ミスも防止する。
- 契約書の検索性と自動通知により、更新漏れを防止します。
無料のCLM（契約ライフサイクルマネジメント）に関するFAQ
CLMを無料で検討する際によく寄せられる質問をまとめました。導入前の確認事項として参考にしてください。
- Q1：CLMを完全に無料で使い続けることはできますか。
- 製品によってはフリープランが継続的に提供される場合がありますが、利用人数や契約件数、機能に制限が設けられている場合があります。自社の契約規模が無料範囲を超えた場合は、有料プランへの移行を検討する必要があります。
- Q2：無料トライアルの期間はどれくらいですか。
- 製品によって異なり、数週間程度に設定されている場合があります。期間内に自社の代表的な契約パターンを試し、業務への適合性を確認しておくことが望まれます。
- Q3：無料プランから有料プランへ移行する際、データは引き継げますか。
- 製品によって対応状況が異なります。移行時にそれまで登録した契約データがそのまま引き継げるかどうかは、事前に利用規約や製品資料で確認しておくと安心です。
まとめ
CLM（契約ライフサイクルマネジメント）には無料プランやトライアルを提供する製品があり、操作感や自社業務への適合性を事前に確認できます。ただし機能やセキュリティ面には制限がある場合が多いため、自社の契約規模や将来の拡張性を踏まえて選定することが重要です。無料範囲を活用しながら、有料プランへの移行基準もあわせて整理しておきましょう。
