ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■始める工程別
- 締結済み契約書の保管と期限管理から始めたい：Contract One、Cospal、マネーフォワード クラウド契約、Keiyaku.Ai
- 電子契約とあわせて始めたい：クラウドサイン、電子印鑑GMOサイン、マネーフォワード クラウド契約
- ひな形を使った契約書の作成から整えたい：マネーフォワード クラウド契約、Keiyaku.Ai
- ■費用と社外との連携別
- 月額の参考価格が公開されている：Cospal、クラウドサイン
- 無料のお試しプランがある：電子印鑑GMOサイン
- 顧問弁護士など社外の専門家とのやり取りも契約書とあわせて管理したい：マネーフォワード クラウド契約
中小企業で契約管理が滞りやすい場面
中小企業の契約管理は、担当者の経験や記憶に支えられていることがあります。CLMで何を解決したいのかを決めるために、まず少人数の組織で起こりやすいつまずきを整理しましょう。
契約書の保管場所がばらばらになる
紙の契約書は総務のキャビネット、電子契約で結んだものはサービスの管理画面、取引先から届いたPDFは担当者のメールの中というように、保管場所が分かれてしまうことがあります。必要なときに探し出せず、取引先に写しを依頼する手間が生じる場合もあります。
担当者が退職や異動をすると、どこに何があるかがわからなくなるおそれもあります。保管場所を1か所にまとめ、誰が見ても探せる状態にすることが、中小企業にとってCLMを使う大きな目的の1つです。
更新や解約の期限を見落とす
自動更新の条項がある契約では、解約の申し入れ期限を過ぎると、意図せず契約が続いてしまう場合があります。使わなくなったサービスの利用料を払い続けたり、条件の見直し交渉の機会を逃したりする原因にもなりかねません。
表計算ソフトの台帳で期限を管理していても、更新の担当者が入力を忘れたり、確認する日を決めていなかったりすると、見落としが起こる場合があります。期限が近づくと自動で通知が届く仕組みがあれば、個人の注意力に頼らずに済みます。通知を受け取る人を2人以上にしておくと、担当者の休暇中も対応が止まりません。
中小企業のCLMは保管と期限管理から始める
CLMには契約書の作成や審査を支える機能もありますが、中小企業がすべてを一度に使いこなすのは負担が大きくなります。効果を感じやすい工程から始め、運用が定着してから範囲を広げる進め方を紹介します。
締結済みの契約書を台帳にまとめる
最初の一歩は、すでに結んでいる契約書をCLMに登録し、取引先名や契約期間、更新条件を一覧で見られるようにすることです。継続中の契約から優先して取り込むと、作業量を抑えながら更新漏れの対策を始められます。
紙の契約書はスキャンしてPDFにする必要があります。製品によっては、PDFから契約相手や期間を読み取って台帳の項目に入力する機能や、登録作業を代行するサービスが用意されています。自社で作業する時間を確保できるかで、選び方も変わります。件数が多い場合は、まず更新期限が1年以内の契約から登録するなど、段階を分けて進めましょう。
作成と審査の工程は後から広げる
契約書のひな形管理や審査依頼の受付といった機能は、契約の件数が多く、作成の手順を標準化したい段階で役立ちます。月に数件しか契約を結ばない会社では、最初から使わなくても困らない場合があります。
ただし、将来の拡張を考えるなら、後から上位のプランに切り替えられるか、登録したデータをそのまま引き継げるかを確認しておきましょう。最初に選んだ製品を事業の成長にあわせて使い続けられると、乗り換えの手間を避けられます。
兼務の担当者でも回せるCLMの条件
中小企業では、総務や経理の担当者が、本来の業務と並行して契約管理を担うことがあります。限られた時間でも運用を続けられるよう、製品を比べる際に重視したい条件を整理します。
初期設定と日々の操作の手間
承認ルートや台帳の項目を細かく設定できる製品は、大きな組織には便利ですが、少人数の会社では設定に時間がかかりすぎる場合があります。あらかじめ用意された設定のまま使い始められるかを確認しましょう。
日々の操作では、契約書のPDFをアップロードしてから台帳に登録するまでの手順の数がポイントです。無料トライアルがあれば、実際の契約書を数件登録してみて、本来の業務と並行して続けられる作業量かを確かめましょう。画面の操作に迷わないかを、実際に担当する人に試してもらうことも大切です。
社外の専門家と共有できる仕組み
法務の専任者がいない会社では、重要な契約の内容を顧問弁護士や社外の専門家に相談することがあります。メールで契約書をやり取りすると、どの版に意見をもらったのかがわかりにくくなりがちです。
製品によっては、社外の利用者を招待して契約書を共有し、コメントを残してもらえるものがあります。社外の利用者にもアカウントの料金がかかるか、閲覧できる範囲を契約書ごとに絞れるかを、あわせて確認しておきましょう。
問い合わせ先と導入時の支援
社内に詳しい人がいない場合、操作に迷ったときに相談できる窓口があるかは重要です。問い合わせの方法がメールのみか、電話やチャットにも対応しているか、受付時間はいつかを確認しておきましょう。
導入時の支援も、操作方法の説明会だけの場合と、初期設定の作業まで手伝ってもらえる場合とでは負担が大きく異なります。どこまでが料金に含まれ、どこからが別料金なのかを、見積もりの段階で確かめておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でCLM製品の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
中小企業のCLMで電子帳簿保存法に備える
電子契約で結んだ契約書や、メールで受け取った契約書のPDFは、電子帳簿保存法の「電子取引」にあたる場合があります。電子のまま一定の要件を満たして保存する必要があるため、CLMでの保管方法を確認しておきましょう。
電子取引データの保存要件
電子取引のデータは、改ざんを防ぐための措置をとったうえで、取引年月日や取引金額、取引先で検索できる状態で保存することが求められます。CLMの台帳にこれらの項目を登録し、検索できるようにしておくと、要件への対応を進めやすくなります。台帳の項目を決める段階で、経理担当者にも確認してもらうと安心です。
改ざん防止の方法には、タイムスタンプの付与や、訂正や削除の履歴が残るシステムでの保存などがあります。利用する製品がどの方法に対応しているかは、提供会社の資料や公式情報で確かめましょう。
小規模な事業者に設けられた措置
国税庁などの案内によると、電子取引を行う日の2年前（法人は前々事業年度）の売上高が5,000万円以下の事業者には、特例があります。税務職員からデータのダウンロードを求められた際に応じられるようにしておけば、検索要件が不要とされています。中小企業のなかには、この措置の対象となる会社もあります。
ただし、改ざん防止の措置など、ほかの要件は引き続き必要です。対象かどうかや具体的な要件は、国税庁の公式情報で確認し、必要に応じて顧問の税理士にも相談しましょう。
取引先から電子契約を求められたときの備え
中小企業では、取引先から電子契約での締結を依頼されて、初めて契約の電子化を検討する場合もあります。受け手として対応する場面と、自社から電子契約を送る場面のそれぞれで準備しておきたいことを整理します。
受け取った電子契約の保管ルール
取引先が使う電子契約サービスで署名した場合、締結済みの契約書は相手のサービスからダウンロードして保管することがあります。担当者のパソコンに保存したままにすると、紙の契約書と同じように所在がわからなくなるおそれがあります。
受け取った契約書は、締結から1週間以内にCLMへ登録するといったように、期限を決めたルールを設けておきましょう。ダウンロードする担当者と登録を確認する担当者を分けておくと、登録漏れに気づきやすくなります。登録時に取引先名や契約期間を入力しておけば、自社から送った契約と同じ台帳で期限を管理できます。
自社から電子契約を送る準備
自社から電子契約を送る場合は、誰が送信の操作を行い、誰の承認を得てから送るかを決めておく必要があります。代表者の名義で締結する契約を、担当者が送信する場合の社内手続きも整理しておきましょう。
電子契約の機能を備えたCLMを使えば、作成から締結、保管までを1つのサービスで管理できます。すでに別の電子契約サービスを使っている場合は、締結済みの契約書を自動で取り込めるかを確認すると、二重の登録作業を避けられます。どちらの方法でも、締結後の保管先を1つに決めておくことが重要です。
少人数で始めやすいCLM製品の比較表
法務の専任者がいない中小企業でも検討しやすいよう、保管・期限管理から電子契約まで、始める工程の違いが見える製品を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Cospal | AIが書類から台帳を自動生成。更新の意思確認も自動送信。参考価格15,000円～ |
| クラウドサイン | 弁護士監修の電子契約。取引相手の登録は不要。参考価格11,000円～ |
| マネーフォワード クラウド契約 | 送信料・保管料0円の定額制。紙と電子の契約書をまとめて一元管理 |
| 電子印鑑GMOサイン | お試しフリープランあり。文書管理と個別の導入支援、電話サポートも用意 |
| Contract One | スキャン代行で紙の契約書をデータ化。期限が近い契約をメールで通知 |
| Keiyaku.Ai | 契約書の雛形登録で作成を効率化。検索性と自動通知で更新漏れを防ぐ |
兼務の担当者でも検討しやすいCLM
全規模に対応する製品のなかから、紙の契約書の取り込み、期限管理、電子契約、ひな形の活用など、中小企業が最初に整えたい工程ごとの特徴で選びました。掲載している料金は参考価格です。
Cospal
- ドロップするだけで、契約審査依頼が完了
- 契約相談・稟議プロセスを自動最適化
- ナレッジデータベースの自動構築
株式会社Connected withが提供する「Cospal」は、契約審査の依頼から稟議、更新までをAIと自動化で支える、クラウド型のCLMです。書類をドロップするだけで台帳が自動で作られ、更新時には意思確認の送信から記録までが自動で進みます。参考価格は15,000円～で、ライトプランは初期費用がかからず、最低利用期間の縛りもありません。少人数で契約更新の手作業を減らしたい企業が、費用感を確かめながら検討できる選択肢です。
クラウドサイン
- 累計契約送信件数3000万件超！ 導入実績250万社以上※
- 弁護士監修。日本の法律に関する知見を活かした開発・サポート
- 電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能
弁護士ドットコム株式会社が提供する「クラウドサイン」は、取引相手が利用していなくても、登録なしで契約に同意してもらえる電子契約サービスです。弁護士監修のもとで運営されており、取引先に負担をかけずに始められます。参考価格は11,000円～で、初期費用はかかりません。電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存にも対応しています。取引先から電子契約を求められた中小企業が、まず電子化から整える場合の候補です。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約書もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、送信料と保管料が0円で従量課金制ではない、クラウド型の契約管理サービスです。契約数が増えても月額費用が変わらず、作成から申請・承認、締結、保存管理までを1つで扱えます。紙の契約書も電子契約書もまとめて管理でき、法務担当者や顧問弁護士とのやり取りを契約書とあわせて残せます。社外の専門家と連携しながら契約管理を整えたい企業向けの選択肢です。
電子印鑑GMOサイン
- 導入企業数No.1※導入企業数300万社以上
- 圧倒的なコストパフォーマンス
- フォルダ設定や閲覧制限などの文書管理機能が充実
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する「電子印鑑GMOサイン」は、無料で使えるお試しフリープランから小さく始められる、クラウド型の電子契約サービスです。立会人型と当事者型の2つの署名に対応し、操作を確かめながら進められます。フォルダ設定や閲覧制限といった文書管理機能を備え、導入から定着までを個別に支える導入支援と、無料の電話サポートも利用できます。契約業務に詳しい人が社内に少ない場合でも、サポートを頼りに電子契約から始めたい企業の候補です。
Contract One
- 契約書を正確にデータ化し、AIで扱いやすいデータベースを構築
- Contract One内で生成AIを活用し、さまざまな部門の課題を解決
- 法改正への対応をサポート
Sansan株式会社が提供する「Contract One」は、紙や電子の契約書をまとめて預け、データ化して管理できる契約データベースです。紙の契約書はスキャンの代行を依頼でき、契約書名や期日などの主要項目をデータとして登録できます。契約期間の終了が近づくとメールで事前に知らせるため、自動更新の見落としを防ぎやすくなります。専任のコンサルタントによる導入から定着までの支援もあり、保管と期限管理から始めたい企業向けの選択肢です。
Keiyaku.Ai （AIデータ株式会社）
- 契約書の作成から管理を一元化
- 契約書の雛形登録で作成を効率化し、ミスも防止する。
- 契約書の検索性と自動通知により、更新漏れを防止します。
まとめ
法務の専任者がいない中小企業でも、CLMは締結済み契約書の保管と期限管理から始めることで、兼務の担当者が無理なく運用できる場合があります。製品を比べる際は、初期設定の手間や専門家との共有方法、問い合わせ窓口を確認し、電子帳簿保存法の要件や取引先との電子契約にも備えましょう。少人数で使えるCLM（契約ライフサイクルマネジメント）を比べたい中小企業の方は、資料請求を活用してください。
