ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■一元管理する範囲別
- 英文の契約書も扱いたい：Contract One、MNTSQ CLM
- 部署ごとに閲覧権限や承認フローを分けて運用したい：ContractS CLM、LIRIS CLM、マネーフォワード クラウド契約
- ■既存システムとの連携別
- ID管理基盤とSSOやSAML認証で連携したい：Contract One、ContractS CLM、MNTSQ CLM、LIRIS CLM、マネーフォワード クラウド契約
- 電子契約サービスとつなぎたい：Contract One、ContractS CLM、MNTSQ CLM、LIRIS CLM、マネーフォワード クラウド契約
大企業で契約情報が分散する理由
大企業では、契約の締結や保管が部門や拠点ごとに行われてきたケースがあります。CLMで一元化する範囲を決める前に、自社の契約情報がどこに、どのような形で分かれているのかを把握しておきましょう。
事業部ごとに異なる台帳と手順
事業部ごとに契約の受付窓口や台帳の形式が異なると、同じ取引先と複数の部門が別々に契約を結んでいても気づきにくくなります。取引条件の重複や矛盾が生じたり、全社の契約件数を集計できなかったりする原因になりかねません。
CLMを導入する前に、各部門が使っている台帳の項目や保管場所、審査依頼の流れを洗い出しておきましょう。違いを把握しておくと、全社で統一する部分と部門ごとに残す部分を整理する材料として役立ちます。部門ごとの契約件数や、よく使う契約の種類も把握しておくと、導入後の利用者数やライセンスの見積もりにも活用できます。
グループ会社や海外拠点との契約
グループ会社や海外拠点がそれぞれ契約を管理している場合、本社の法務部門がグループ全体の契約状況を把握するのは容易ではありません。親会社がグループ全体のリスクを管理する立場であれば、重要な契約の所在を確認できる仕組みが求められます。
海外拠点では英文の契約書や現地の言語で書かれた契約書を扱うこともあります。画面表示の言語や、日本語以外の契約書から項目を読み取れるかといった対応範囲は製品ごとに異なるため、拠点の利用者を想定して確認しましょう。海外のグループ会社が別のシステムを使い続ける場合は、重要な契約だけを本社のCLMに登録するといった運用の線引きも検討できます。
大企業のCLMで重要な権限と承認の設計
利用者が数百人から数千人にのぼる大企業では、誰がどの契約を見られるか、誰の承認で締結できるかの設計が運用全体を左右します。社内規程とCLMの設定を対応させる考え方を紹介します。
職務権限規程にあわせた承認ルート
大企業では、契約金額や契約の種類によって決裁者が変わる職務権限規程を設けている場合があります。CLMの承認ルートが規程と一致していないと、決裁が不足したまま締結されたり、不要な承認が増えたりするおそれがあります。
製品を比べる際は、金額や契約類型などの条件で承認ルートを分岐できるか、組織変更や人事異動のときに承認者をまとめて変更できるかを確かめましょう。規程の改定にあわせて設定を見直す担当部門も、あらかじめ決めておくと安心です。設定変更の履歴が残る製品であれば、いつ誰が承認ルートを変えたのかを後から確認できます。
部門単位で制御する閲覧権限
契約書には、取引価格や業務提携の内容など、関係者以外に知られたくない情報が含まれます。全社で1つのCLMを使う場合でも、部門や役職、契約ごとに閲覧できる範囲を分けられることが前提です。
一方で、権限を細かくしすぎると、法務部門が必要な契約を参照できなかったり、設定の管理が追いつかなくなったりします。部門の階層を権限に反映できるか、例外的な閲覧許可の申請と記録をどう扱うかも、運用を想定して確認しましょう。権限の付与や変更を申請制にし、定期的に棚卸しする手順を決めておくと、不要な権限が残り続けるのを防げます。
大企業のCLMと既存システムの連携範囲
大企業には、ID管理やERP、文書管理などのシステムがすでに稼働しているケースが多くあります。CLMを単独で使うより、既存システムとつなぐ範囲を決めておくと、二重入力や情報の食い違いを抑えられます。
ID管理とシングルサインオン
利用者の多い大企業では、入社や退職、異動のたびにCLMのアカウントを手作業で登録・削除すると、作業の遅れや削除漏れが起こる可能性があります。社内のID管理基盤と連携できれば、人事情報の変更をCLMの利用者情報に反映させる運用も検討できます。
1つのIDで複数のサービスにログインできるシングルサインオンに対応していると、利用者がパスワードを個別に管理する負担も減らせます。退職者のアカウントが残ったままになると、社外から契約書を閲覧されるおそれもあるため、停止の手順は連携の有無にかかわらず決めておきましょう。対応している認証方式や連携の設定方法は、情報システム部門と一緒に提供会社へ確認しましょう。
ERPや購買システムとの取引先情報
取引先の名称やコードがCLMとERP、購買システムで別々に管理されていると、同じ取引先が別名で登録され、契約と発注の情報を照合しにくくなります。取引先の情報をどのシステムで管理し、どちらに反映させるかを決めておきましょう。
連携の方法には、API（システム同士をつなぐ仕組み）による自動連携と、CSVファイルの定期的な取り込みがあります。連携が止まったときに通知が届くか、取り込みに失敗したデータを確認して再実行できるかも、比較の際に確かめておきたい点です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でCLM製品の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
全社展開を段階的に進める方法
大企業の全部門で同時にCLMを導入すると、設定や教育の負担が集中し、問い合わせ対応が追いつかなくなるおそれがあります。対象部門を順に広げ、そのつど運用ルールを固めていく進め方が現実的です。
先行部門での試験運用
最初は、契約件数が多く課題がはっきりしている部門や、法務部門と日頃からやり取りの多い部門を先行部門に選ぶとよいでしょう。実際の審査依頼や承認を回してみると、承認ルートの設定漏れや、台帳項目の過不足が見えてきます。
先行部門で見つかった課題と対応策は、記録して共有しておきます。次に導入する部門への説明資料やFAQに反映させれば、展開のたびに同じ問い合わせが繰り返されるのを防ぎやすくなります。部門ごとに相談役となる利用者を置き、法務部門や情報システム部門と連絡をとりあう体制を作っておくのも有効です。
過去の契約書の移行計画
大企業では、締結済みの契約書が紙とPDF、既存の文書管理システムに分かれて保管されている場合があります。すべてを一度に移すのではなく、有効な契約や更新期限の近い契約を優先し、移行の範囲と順番を決めましょう。
移行作業を社内で行うか、提供会社や外部の事業者に依頼するかで、期間と費用が大きく変わります。移行後は件数の照合や抜き取り確認を行い、台帳の項目が正しく登録されているかを確かめてから旧来の台帳を停止しましょう。移行期間中は新旧どちらの台帳を正とするかを社内に周知し、二重登録や登録漏れを防ぎます。
監査や内部統制に備えた記録の残し方
上場企業を含む大企業では、内部監査や会計監査の際に、契約が社内手続きに沿って締結されたかを示す必要があります。CLMに残る記録を、監査の場面でどのように活用できるかを整理します。
承認履歴と操作ログの保存
誰がいつ審査し、どの決裁者が承認したのかという履歴がCLMに残っていれば、手続きの妥当性を説明する材料として使えます。契約書の閲覧やダウンロード、削除といった操作の記録が残るかも確認しておきましょう。
ログの保存期間や、監査担当者が必要な期間の記録を出力できるかは製品によって異なります。社内の文書管理規程で定める保存期間と照らし合わせ、不足する場合は定期的に出力して保管する運用も検討しましょう。出力した記録の保管先と管理責任者もあわせて決めておくと、監査のたびに探し回らずに済みます。
監査担当者への閲覧範囲の付与
監査の際には、監査担当者に一時的に契約書や承認履歴を閲覧してもらう場面があります。通常の利用者とは別に、閲覧だけができる権限や、期間を区切った権限を付与できると、必要以上の情報を開示せずに済みます。
監査で指摘を受けた点は、承認ルートや台帳の項目を見直すきっかけとして活用できます。指摘事項と対応内容をCLMの管理者どうしで共有し、特定の担当者だけが経緯を把握している状態を避けることも大切です。
大企業のCLM選定で見たい製品の特徴
全社規模での契約管理を想定し、権限の分け方、SSOやSAML認証、電子契約サービスとの連携、英文契約への対応が見える製品を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ContractS CLM | 部署やフォルダ単位で権限を設定。SAML認証やIP制限にも対応。従業員100名以上向け |
| MNTSQ CLM | 対象は売上100億円以上。案件管理と契約管理を集約。SAML認証と英語対応 |
| Contract One | 全規模対応の契約データベース。日英のデータ化、SSOや電子契約連携に対応 |
| LIRIS CLM | 画面や権限を自社の運用にあわせて設定。SSOや監査ログ、電子契約連携にも対応 |
| マネーフォワード クラウド契約 | ワークフローを無制限に設定。SSOログイン管理やSalesforce、Slack連携に対応 |
全社展開を見据えて検討したいCLM
大企業では、部署をまたぐ閲覧権限の設計や、認証基盤との連携が選定の分かれ目です。ここでは、権限管理、認証、他サービス連携、多言語対応の記載がある製品を取り上げます。
ContractS CLM
- 契約書の作成から管理までをワンストップで
- 契約業務のムダな工程をなくして、リードタイム短縮
- 契約関連のあらゆる情報が集約・蓄積され、機会損失を防止
ContractS株式会社が提供する「ContractS CLM」は、クラウド型のCLMです。契約書の単位だけでなく、部署（チャネル）やフォルダごとにも閲覧やアクセスの権限を設定できます。押印承認を経た契約書だけを締結可能にする制御もできます。SAML認証、IPアドレス制限、アクティビティログ、SCIMによるユーザープロビジョニングなど、全社で運用する際に問われる非機能要件を備えています。対象の従業員規模は100名以上です。DocuSignやクラウドサインとの連携も選べます。
MNTSQ CLM
- トップローファームの知見 × AIで、法務業務の革新を支援
- 相談受付から契約締結までの情報を集約し、一元管理と整理を実現
- ナレッジをユーザー全体に還元し、組織としての法務力を高めます
MNTSQ株式会社（MNTSQ, Ltd.）が提供する「MNTSQ CLM」は、日本のトップローファームの知見とAIを組み合わせた、契約業務支援のプラットフォームです。案件管理、契約管理、データベースの3つの機能で、事業部と法務部のやり取りから契約書、関連資料までを集約します。SAML認証を標準機能で備え、ISO/IEC 27001を取得しています。電子契約やユーザー情報の連携、英語にも対応しており、対象売上規模は100億円以上です。導入支援やユーザー会も用意されています。
Contract One
- 契約書を正確にデータ化し、AIで扱いやすいデータベースを構築
- Contract One内で生成AIを活用し、さまざまな部門の課題を解決
- 法改正への対応をサポート
Sansan株式会社が提供する「Contract One」は、取引先ごとに契約書を整理して管理する契約データベースです。紙や電子の契約書をAIとオペレーターの確認でデータ化でき、日本語と英語に対応しています。基本契約と個別契約の関係は契約ツリーで可視化できます。シングルサインオン、2要素認証、IPアドレス制限に対応し、利用中の電子契約サービスとの連携も可能です。共有範囲の設定で閲覧できる人を絞れ、ISO/IEC 27001も取得しています。
LIRIS CLM
- 契約書の作成から承認、締結、管理まで一括して管理
- 抜群の操作性で、とにかく使いやすい！
- 業務フローに合わせて画面や権限を柔軟にカスタマイズ
LIRIS株式会社が提供する「LIRIS CLM」は、契約書の作成、承認、締結、管理までを一つの基盤で扱える、企業向けの契約業務プラットフォームです。契約項目やワークフロー、権限を自社の運用にあわせて設定でき、部署ごとの承認の流れを反映しやすい作りです。Google/Microsoftアカウント連携のSSO、二段階認証、監査ログ、IPアドレス制限に対応し、GMOサインなどの外部サービスとも連携します。管理者向けの説明や利用者向けの説明会も提供されます。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約書もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、ワークフローの設定数に制限がなく、SSOによるログイン管理にも対応したクラウド型の契約管理サービスです。契約書の作成から申請・承認、締結、保存管理までを1つで扱えます。外部連携としてSalesforceやSlack、API連携も利用できます。他社の電子契約サービスで締結した契約書を自動で取り込む機能もあり、グループ内で電子契約の導入状況がそろわない場合に役立つ選択肢です。
まとめ
大企業がCLMを導入する際は、事業部やグループ会社に分散した契約情報をどこまで一元化するかを先に決め、職務権限にあわせた承認と閲覧権限を設計しましょう。ID管理やERPとの連携範囲、先行部門からの段階的な展開、監査に備えた記録の残し方も、製品を比べる際の重要な材料です。大企業の運用にあうCLM（契約ライフサイクルマネジメント）を比べたい方は、資料請求を活用してください。
