ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■モバイルでの利用形態別
- パソコンとスマートフォンの両方に対応している：ContractS CLM、Cospal、マネーフォワード クラウド契約、Contract One、クラウドサイン、電子印鑑GMOサイン
- チャットツールから承認や通知の確認ができる：ContractS CLM、Cospal
- ■外出先で進めたい業務別
- 社内承認を外出先で済ませたい：ContractS CLM、Cospal、マネーフォワード クラウド契約
- 電子契約の受け取りや締結をスマホから進めたい：クラウドサイン、電子印鑑GMOサイン、マネーフォワード クラウド契約
CLMをアプリで使う3つの形
「CLMのアプリ」といっても、スマホにインストールする専用アプリだけを指すとは限りません。ブラウザから使う方法や、普段使っているチャットツールと連携する方法もあります。それぞれの仕組みと向いている場面を確認しましょう。
スマホにインストールする専用アプリ
専用アプリは、iPhoneやAndroidの端末にインストールして使う形です。スマホの画面向けに設計されているため、承認ボタンや契約書の一覧を小さな画面でも操作できるよう工夫されている場合があります。
プッシュ通知で承認依頼や期限の接近を知らせる仕組みを備えた製品もあります。一方、パソコン版と比べて操作できる範囲が絞られていることがあるため、アプリでどの画面まで使えるかを資料やデモで確かめましょう。
スマホのブラウザから使う方式
クラウド型で提供されるCLMは、Webブラウザから利用するのが基本です。スマホの画面幅に応じて表示を切り替える作りであれば、アプリを入れなくても契約書の閲覧や承認ができる場合があります。
アプリの配布や更新の管理が不要な点は利点です。ただし、パソコン向けの画面をそのまま縮小して表示する製品では、ボタンが押しにくく誤操作につながるおそれもあります。実際の端末で表示を試してから判断しましょう。
チャットツールと連携するアプリ
社内で使っているビジネスチャットと連携し、承認依頼や期限の通知をチャット上で受け取る方法もあります。製品によっては、通知から直接承認できたり、リンクからCLMの画面を開けたりします。
新しいアプリを覚える必要がないため、契約業務に慣れていない事業部門の担当者にも使ってもらいやすい形です。CLMの画面を開く回数が少ない人ほど、通知の受け取り先を普段の業務ツールにそろえる効果が期待できます。対応しているチャットツールの種類や、通知の内容をどこまで表示するかは製品ごとに異なるため、比較の際に確かめましょう。
スマホのCLMで進めやすい契約業務
スマホで扱いやすいのは、内容の確認と判断が中心の作業です。移動の多い管理職や営業担当者が、パソコンの前に戻るまで手続きを止めずに済む場面を整理します。
社内承認と差し戻し
契約の締結前に必要な上長や部門長の承認は、スマホで進めると効果を感じやすい業務です。承認者が出張や外出で不在のときに手続きが止まり、締結日がずれ込むといった事態を防ぐのに役立ちます。
ただし、契約書の全文を小さな画面で読み込むのは負担が大きくなります。審査担当者のコメントや変更箇所の要約がスマホでも見やすく表示されるか、差し戻す際に理由を入力できるかもあわせて確認しましょう。
期限通知の確認と更新の判断
契約の更新期限や解約の申し入れ期限が近づいたときの通知を、スマホで受け取れるようにしておくと、対応の遅れを防ぎやすくなります。通知から該当の契約書を開き、契約期間や更新条件を確認できると便利です。
ただし、更新するかどうかは関係部門と相談して決める場合もあります。通知を受けた担当者が、コメント機能やチャットで関係者に共有できる流れを用意しておくと、判断が個人の記憶に頼らずに済みます。
締結済み契約書の検索と閲覧
商談中や取引先との打ち合わせの場で、過去に結んだ契約の条件を確かめたい場面があります。スマホから取引先名や契約の種類で検索し、締結済みの契約書を閲覧できれば、その場で事実を確認できます。取引先に回答する前に、契約上の取り決めと食い違いがないかを確かめる用途にも使えます。
一方、社外で画面を開くと、周囲から契約内容をのぞき見されるおそれもあります。閲覧できる契約書の範囲を役職や部門で制限し、社外での閲覧に関するルールもあわせて決めておきましょう。
パソコンで行いたいCLMの作業
CLMの機能のなかには、スマホでは操作しにくく、パソコンで行うほうが確実な作業もあります。スマホだけで全工程をこなせると想定して導入すると、かえって手戻りが増えるため、作業を分けて考えましょう。
契約書の条文審査と修正
契約書の条文を読み比べ、修正案を書き込む審査の作業は、パソコンの大きな画面で行うのが現実的です。修正前後の差分を並べて確認したり、ひな形と照らし合わせたりする操作は、スマホの画面では見落としが生じやすくなります。
AIが条文のリスクを指摘する審査支援の機能を備えた製品もありますが、指摘の内容を判断するのは担当者です。審査の作業はパソコンで行い、スマホは承認や確認に使うといった役割分担を決めておくと運用が安定します。
台帳の一括登録と管理者の設定
過去の契約書をまとめて取り込んだり、契約台帳の項目を一括で修正したりする作業も、パソコンで行う前提で考えましょう。件数の多い作業をスマホで行うと、入力ミスや取り込み漏れに気づきにくくなります。
利用者の追加や権限の変更、承認ルートの設定といった管理者向けの機能は、スマホのアプリでは提供されていない場合もあります。管理者が複数人で設定を確認できるよう、作業手順を文書にしておくと引き継ぎもしやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でCLM製品の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
CLMアプリの利用で決めておくセキュリティ設定
契約書には取引条件や金額といった機密性の高い情報が含まれます。スマホでCLMを使う場合は、端末の紛失や社外のネットワークからの接続を想定し、設定と社内ルールの両面で備えましょう。
端末の紛失に備えた制限
スマホを紛失した場合に備え、端末の画面ロックや、一定時間操作しないと自動でログアウトする設定を確認しておきましょう。会社支給の端末であれば、MDM（モバイル端末管理）で遠隔からデータを消去できるようにしておく方法もあります。
個人のスマホを業務に使う場合は、契約書のダウンロードを禁止し、閲覧だけにとどめる設定が役立ちます。CLM側でダウンロードや印刷の可否を利用者ごとに制御できるかを、選定の段階で確かめておきましょう。紛失時に誰へ連絡し、どの順番でアカウントを停止するかといった手順も、事前に文書で共有しておくと安心です。
ログイン方法と接続元の管理
社外からの不正なログインを防ぐには、パスワードに加えてワンタイムパスワードなどで本人確認を行う多要素認証が有効です。社内のID管理の仕組みと連携し、1つのIDで複数のサービスにログインできるシングルサインオンに対応した製品もあります。
接続できるIPアドレスを制限する機能を使うと、スマホからの利用が難しくなる場合があります。社外での利用をどこまで認めるかを情報システム部門と相談し、操作の記録がログとして残るかもあわせて確認しましょう。
CLMのアプリ利用を社内に広げる手順
スマホでのCLM利用は、最初から全員に広げるより、効果が見込める利用者から始めると定着させやすくなります。対象者の選び方と、試用の進め方を紹介します。
利用する人と業務を絞る
まずは、承認が滞りがちな管理職や、外出の多い営業部門の担当者など、スマホを使う理由がはっきりしている人から始めましょう。対象とする業務も、承認と期限通知の確認のように範囲を絞っておくと、ルールを決めやすくなります。
対象者が決まったら、会社支給の端末か個人の端末か、どのアプリやブラウザを使うかを整理します。端末の種類やOSのバージョンによって動作が異なる場合もあるため、対応環境を提供会社に確認しておきましょう。
試用期間に使い勝手を確かめる
無料のトライアルやデモ環境が用意されている製品であれば、実際の承認者にスマホで操作してもらい、通知の届き方や画面の見やすさを確かめましょう。担当者の感想を集めると、パソコンの画面だけではわからない課題が見えてきます。
試用の結果は、承認にかかった日数や差し戻しの件数といった数字で記録しておくと、本格導入を判断する材料として使えます。操作に迷った点はFAQにまとめ、利用者を広げる際の案内資料として活用しましょう。
スマホで使えるCLM製品の特徴一覧
スマートフォンに対応し、承認や契約書の確認を外出先でも進めやすいCLMを、特徴とあわせて一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ContractS CLM | 相談から承認、電子締結、期限管理まで一元化。Slackで承認依頼を通知 |
| Cospal | 書類のドロップで審査を依頼。承認ルートが自動で分岐し、Slack等で通知 |
| マネーフォワード クラウド契約 | 申請・承認から電子契約までをワークフローでつなぎ、Slackとも連携 |
| Contract One | 紙も電子も契約書をデータ化。期限前のメール通知や要約、チャット型検索に対応 |
| クラウドサイン | 契約書の受け取りと同意はスマホのブラウザで可。弁護士監修の電子契約 |
| 電子印鑑GMOサイン | 立会人型と当事者型の2つの署名に対応。フォルダ設定や閲覧制限も |
外出先の承認や確認に使いやすいCLM
対応デバイスにスマートフォンを含み、承認依頼の受け取りや締結済み契約書の確認などを移動中に進めやすい製品を選びました。通知の受け取り先や操作できる範囲は、資料やデモで確かめてください。
ContractS CLM
- 契約書の作成から管理までをワンストップで
- 契約業務のムダな工程をなくして、リードタイム短縮
- 契約関連のあらゆる情報が集約・蓄積され、機会損失を防止
ContractS株式会社が提供する「ContractS CLM」は、相談や依頼から契約書の作成、押印承認、締結、契約管理までを1つの基盤で扱えるクラウド型のCLMです。承認フローは契約内容や担当部署にあわせて複数つくれ、承認依頼の通知はSlackと連携して受け取れます。対応デバイスはパソコンとスマートフォンで、締結後は更新期限のリマインド通知も設定できます。外出の多い承認者へチャットで依頼を届ける運用を考える場合の選択肢です。
Cospal
- ドロップするだけで、契約審査依頼が完了
- 契約相談・稟議プロセスを自動最適化
- ナレッジデータベースの自動構築
株式会社Connected withが提供する「Cospal」は、書類をドロップするだけで契約審査の依頼が完了する、AI搭載のCLMです。契約の性質や内容に応じて承認ルートが自動で分かれ、進み具合を可視化できます。承認に関する通知はSlackやTeamsと連携して受け取れ、対応デバイスはパソコンとスマートフォンです。契約更新の意思確認を自動で送る機能もあり、承認待ちで手続きが止まりやすい管理職への依頼を減らしたい場合の候補です。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約書もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、法務相談の受付から契約書の作成、申請・承認、締結、保存管理までを1つで扱うクラウド型の契約管理サービスです。ワークフロー機能を標準で備え、押印申請から電子契約までの流れを管理できます。外部連携としてSlackやSalesforceなどに対応し、対応デバイスはパソコンとスマートフォンです。社内承認から締結までを同じ流れで進めたい場合の選択肢です。
Contract One
- 契約書を正確にデータ化し、AIで扱いやすいデータベースを構築
- Contract One内で生成AIを活用し、さまざまな部門の課題を解決
- 法改正への対応をサポート
Sansan株式会社が提供する「Contract One」は、紙や電子の契約書を取り込み、AIとオペレーターの確認でデータ化して管理する契約データベースです。契約期間の終了が近づくとメールで事前に通知でき、データ化した契約書は項目検索や全文検索で探せます。AIによる契約書の要約やチャット型検索も使えるため、条件を急いで確かめたい場面で内容をつかみやすくなります。対応デバイスはパソコンとスマートフォンです。
クラウドサイン
- 累計契約送信件数3000万件超！ 導入実績250万社以上※
- 弁護士監修。日本の法律に関する知見を活かした開発・サポート
- 電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能
弁護士ドットコム株式会社が提供する「クラウドサイン」は、弁護士監修のもとで運営されている電子契約サービスです。契約書の受け取りはiOSやAndroidのスマートフォンのブラウザからでき、取引相手はクラウドサインを利用していなくても登録なしで同意できます。一方、書類の送信はスマートフォンに対応していないため、送る側はパソコンで操作する前提で運用を考えます。外出先で電子契約を受け取る場面の選択肢です。
電子印鑑GMOサイン
- 導入企業数No.1※導入企業数300万社以上
- 圧倒的なコストパフォーマンス
- フォルダ設定や閲覧制限などの文書管理機能が充実
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する「電子印鑑GMOサイン」は、クラウド型の電子契約サービスで、立会人型と当事者型の2つの署名タイプに対応しています。フォルダの設定や閲覧制限で文書を管理でき、保証期間が満了する電子文書の真正性を保つ延長タイムスタンプも備えています。対応デバイスはパソコンとスマートフォンです。無料のお試しフリープランや、導入から定着までを個別に支える導入支援、無料の電話サポートも用意されています。
まとめ
CLMをアプリで使う方法には、専用アプリ、スマホのブラウザ、チャットツール連携の3つがあります。外出先では承認や期限通知の確認、契約書の閲覧を進め、条文の審査や台帳の一括登録はパソコンで行うといった役割分担が現実的です。端末の紛失や社外からの接続に備えた設定もあわせて検討しましょう。モバイル対応の範囲を比べたい方は、CLM（契約ライフサイクルマネジメント）の資料請求を活用してください。
