ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■セキュリティの確認ポイント別
- 情報セキュリティの第三者認証を確認したい：クラウドサイン、Contract One、LIRIS CLM、MNTSQ CLM
- 多要素認証やIPアドレス制限を使いたい：クラウドサイン、Contract One、LIRIS CLM、ContractS CLM
- ■つなぎたいクラウドサービス別
- 電子契約サービス：Contract One、LIRIS CLM、MNTSQ CLM、ContractS CLM
- SFAやCRM：クラウドサイン、Contract One、マネーフォワード クラウド契約
クラウド型のCLMが向いている場面
クラウド型とは、提供会社が管理するサーバー上のシステムを、インターネット経由で利用する形態です。CLMをクラウド型で使う場合、特に次のような場面で利点を感じやすくなります。
早く小さく始めたいとき
クラウド型のCLMは、自社でサーバーを用意したり構築したりする必要がないため、契約手続きと初期設定が済めば利用を始められます。サーバーの購入費がかからず、導入時の費用を抑えやすい点も特徴です。
まずは法務部門だけで使い始め、運用が固まってから事業部門に広げるといった段階的な導入にも対応しやすくなります。利用者数に応じて料金が変わる製品であれば、利用の広がりにあわせて契約を見直せます。ただし、継続して利用料がかかるため、数年間の総額で比べることも大切です。
拠点や社外から契約書を確認したいとき
クラウド型であれば、インターネットにつながる環境から契約書の確認や承認ができます。複数の拠点に法務の担当者がいる場合や、在宅勤務の社員が契約業務を担う場合でも、同じ台帳を見ながら作業できます。
顧問弁護士など社外の関係者を招待し、契約書の確認を依頼できる製品もあります。メールで契約書のファイルをやり取りする方法と比べ、どの版に意見をもらったのかがわかりやすく、ファイルの誤送信のおそれも減らせます。社外の利用者に閲覧を許可する範囲は、契約書ごとに設定できるかを確かめておきましょう。
クラウド型CLMに預ける前のセキュリティ確認
契約書には、取引価格や技術情報など、外部に漏れると影響の大きい情報が含まれます。クラウド型のCLMを選ぶ際は、提供会社がどのような対策をとっているかを、公開されている情報や資料で確かめましょう。
データの保管場所と暗号化
契約書のデータを保管するデータセンターがどの国にあるかは、確認しておきたい項目の1つです。社内規程や取引先との約束で、国内での保管を求められている場合もあります。保管場所を提供会社が公開しているか、問い合わせれば回答してもらえるかを確かめましょう。
通信を暗号化しているか、保存されたデータをどの方式で暗号化しているかも確かめましょう。バックアップがどのくらいの頻度で取られ、どこに保管されるのかもあわせて聞いておくと、障害時のデータの扱いを想定しやすくなります。
第三者認証と公開されている資料
提供会社の情報セキュリティの取り組みを確かめる材料として、第三者による認証の取得状況があります。情報セキュリティの管理体制に関するISO/IEC 27001や、クラウドサービスの管理策に関するISO/IEC 27017などの認証が代表的です。
政府のクラウドサービス調達で使われるISMAP（政府情報システムのためのセキュリティ評価制度）への登録状況を確認する方法もあります。認証の有無だけで安全性が決まるわけではないため、セキュリティに関する説明資料や、質問票への回答に応じてもらえるかも確認しましょう。
利用者側で設定できる対策
提供会社の対策に加えて、利用する企業の側で設定できる対策も重要です。パスワードに加えてワンタイムパスワードなどで本人確認を行う多要素認証や、接続できるIPアドレスを社内のネットワークに限定する機能は、不正なログインのおそれを減らすのに役立ちます。
契約書のダウンロードや印刷を利用者ごとに制限できるか、操作の記録がログとして残るかも確かめておきましょう。設定できる範囲は製品やプランによって異なるため、情報システム部門と一緒に資料を確認すると安心です。
利用規約とSLAで確かめる契約条件
クラウド型のCLMを利用する際は、提供会社と利用契約を結びます。利用規約やSLA（サービスの品質に関する取り決め）には、障害時の対応やデータの扱いなど、運用に影響する条件が書かれているため、契約前に目を通しておきましょう。
稼働率と障害時の連絡
SLAでは、サービスが利用できる時間の割合である稼働率の目標や、目標を下回った場合の対応を定めていることがあります。SLAを設けていない製品もあるため、障害が起きたときにどのような対応が取られるのかを、利用規約や資料で確認しておきましょう。
障害やメンテナンスの情報がどこで告知されるか、利用企業への連絡方法も重要です。契約の締結期限が迫っている時期に利用できなくなる場合に備え、紙での手続きに切り替える手順などを社内で決めておくと、業務への影響を抑えられます。
データの取り扱いと責任の範囲
利用規約には、利用企業が預けたデータを提供会社がどのように扱うかが記載されています。サービスの改善やAIの学習にデータが使われることがあるか、使われる場合は利用企業が拒否できるかを確かめておきましょう。
データの消失や漏えいが起きた場合の責任の範囲や、損害賠償の上限も規約で定められていることがあります。内容に不明点があれば、法務部門で規約を確認したうえで、提供会社に問い合わせておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でCLMの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
解約するときのデータの持ち出し方
クラウド型のCLMでは、契約書のデータが提供会社のサーバーに保管されています。将来、解約や別サービスへの移行をする場合に備え、データを自社の手元に取り出す方法を契約前に確認しておくことが大切です。
台帳と契約書ファイルの出力形式
契約台帳の項目をCSVなどの形式で出力できるか、契約書のファイルをまとめてダウンロードできるかを確かめておきましょう。台帳の項目と契約書のファイルが別々に出力される場合は、両者を結びつける情報が含まれているかもポイントです。
承認の履歴やコメント、版の履歴まで出力できるかは製品によって異なります。監査や紛争の際に経緯を示す必要がある契約は、どの情報まで手元に残せるかを確認し、必要に応じて定期的に出力して保管しておくと安心です。
解約後のデータの扱い
解約後、提供会社のサーバーに残ったデータがいつ削除されるのか、削除の証明を出してもらえるのかも、利用規約や提供会社への問い合わせで確かめておきましょう。解約から一定期間はデータを取り出せる猶予を設けている場合もあります。
出力作業に時間がかかる場合もあるため、解約の申し出の期限と、データを取り出す作業の期間を逆算して計画を立てることが大切です。手順を文書にまとめておくと、担当者が交代していても対応できます。出力したデータの保管先と管理者も、あわせて決めておきましょう。
ほかのクラウドサービスとつなぐ使い方
クラウド型のCLMは、同じくクラウドで提供されるほかのサービスと連携できる場合があります。連携すれば契約書を登録する手間や情報を転記する手間を減らせるため、社内で使っているサービスとの相性も確認しましょう。
電子契約サービスとの連携
電子契約サービスと連携できるCLMであれば、締結が完了した契約書を自動で取り込み、台帳に登録できます。締結後に契約書をダウンロードして登録し直す作業がなくなり、登録漏れを抑えられます。
連携の方法には、CLMに電子署名の機能が組み込まれている場合と、外部の電子契約サービスとつなぐ場合があります。すでに使っている電子契約サービスがあれば、そのサービスと連携できるか、取り込める項目は何かを確認しましょう。
クラウドストレージや営業支援ツールとの連携
契約書のファイルを社内のクラウドストレージに保管している企業では、ストレージとCLMを連携させ、ファイルを取り込む方法が考えられます。保管先を二重にしないよう、連携後にどちらを正の保管先とするかを決めておきましょう。
SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）と連携できる製品では、商談の情報から契約書の作成や審査の依頼を始められる場合があります。連携が止まったときに通知が届くか、失敗したデータを再登録できるかも確認しておきたい点です。
クラウド型CLMの認証取得と連携先
契約書を預けるクラウド型のCLMについて、第三者認証、認証まわりの機能、連携できるサービスを一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| クラウドサイン | ISO/IEC 27001・27017、SOC 2、ISMAPの認証を取得した電子契約サービス |
| Contract One | ISO/IEC 27001を取得。SSO、2要素認証、IPアドレス制限と電子契約連携を提供 |
| LIRIS CLM | ISO/IEC 27001を取得。データ暗号化、WAF、二段階認証、IP制限、監査ログに対応 |
| MNTSQ CLM | ISO/IEC 27001を取得し、SAML認証を標準提供。電子契約やメールとも連携 |
| ContractS CLM | SAML認証やIP制限、SCIMに対応。DocuSignやクラウドサインとの連携も選べる |
| マネーフォワード クラウド契約 | Salesforce、Slack、API連携に対応。SSOログイン管理と閲覧権限の管理を提供 |
預ける前に確認したいクラウド型CLM
クラウド型では、保管するデータの守られ方と、ほかのクラウドサービスとのつなぎ方が選定の軸です。認証の取得状況と連携先をもとに選びました。保管場所の所在地などは資料で確認してください。
クラウドサイン
- 累計契約送信件数3000万件超！ 導入実績250万社以上※
- 弁護士監修。日本の法律に関する知見を活かした開発・サポート
- 電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能
弁護士ドットコム株式会社が提供する「クラウドサイン」は、複数の第三者認証が掲載された電子契約サービスです。弁護士監修のもとで運営されており、セキュリティ認証として、ISO/IEC 27001、ISO/IEC 27017、SOC 2、ISMAPが掲載されています。二要素認証に対応し、上位プランでは監査ログも利用できます。SalesforceやkintoneのほかAPIによる連携にも対応し、商談や稟議と契約書を紐づけて管理できます。認証の種類を重視して選びたい場合の候補です。
Contract One
- 契約書を正確にデータ化し、AIで扱いやすいデータベースを構築
- Contract One内で生成AIを活用し、さまざまな部門の課題を解決
- 法改正への対応をサポート
Sansan株式会社が提供する「Contract One」は、ISO/IEC 27001の認証を取得したクラウド型の契約データベースです。紙や電子の契約書をデータ化して管理でき、シングルサインオン、2要素認証、IPアドレス制限に対応しています。利用中の電子契約サービスと連携できるほか、SansanやBill Oneとの連携で顧客情報や請求情報と照らし合わせることもできます。認証と連携先の両面から確認したい場合の選択肢です。
LIRIS CLM
- 契約書の作成から承認、締結、管理まで一括して管理
- 抜群の操作性で、とにかく使いやすい！
- 業務フローに合わせて画面や権限を柔軟にカスタマイズ
LIRIS株式会社が提供する「LIRIS CLM」は、契約書の作成から承認、締結、管理までを一つの基盤で扱える、企業向けのクラウド型プラットフォームです。ISO/IEC 27001の認証を取得し、データの暗号化、SSL暗号化通信、WAFの設置、二段階認証、監査ログ、IPアドレス制限などを備えています。GMOサインやBUNTANといった外部サービス、Microsoft Wordとも連携します。対策の種類を細かく見比べたい場合の候補です。
MNTSQ CLM
- トップローファームの知見 × AIで、法務業務の革新を支援
- 相談受付から契約締結までの情報を集約し、一元管理と整理を実現
- ナレッジをユーザー全体に還元し、組織としての法務力を高めます
MNTSQ株式会社（MNTSQ, Ltd.）が提供する「MNTSQ CLM」は、契約業務を支援するクラウド型のプラットフォームです。情報セキュリティマネジメントの国際規格であるISO/IEC 27001を取得し、SAML認証を標準機能として提供しています。金融機関をはじめとした大手企業のセキュリティ要件への対応を特徴に掲げている点も押さえておきたい部分です。電子契約やユーザー情報、メール、ほかのシステムとの連携も用意されています。認証基盤との連携を重視する企業の選択肢です。
ContractS CLM
- 契約書の作成から管理までをワンストップで
- 契約業務のムダな工程をなくして、リードタイム短縮
- 契約関連のあらゆる情報が集約・蓄積され、機会損失を防止
ContractS株式会社が提供する「ContractS CLM」は、契約書の作成から締結、管理までを一元化できるクラウド型のCLMです。SAML認証、IPアドレス制限、アクティビティログ、SCIMによるユーザープロビジョニングなどを備えています。電子締結は自社のContractS SIGNのほか、DocuSignやクラウドサインとの連携も選べます（各サービスとの契約が必要です）。SlackやSFAなど、社内で使うクラウドサービスとつなぐ運用を考えたい企業向けです。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約書もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、SalesforceやSlackなどと連携できるクラウド型の契約管理サービスです。契約書の作成から申請・承認、締結、保存管理までを1つで扱い、API連携も利用できます。SSOによるログイン管理と契約書ごとの閲覧権限の管理も備えています。他社の電子契約サービスで結んだ契約書を自動で取り込む機能もあり、複数の電子契約が混在している場合の一元管理に役立ちます。
まとめ
クラウド型の契約ライフサイクルマネジメントは、早く小さく始められ、拠点や社外からも契約書を確認できる点が利点です。選ぶ際は、データの保管場所や第三者認証、利用者側で設定できる対策、利用規約とSLA、解約時のデータの持ち出し方を確認しましょう。電子契約サービスなどとの連携もあわせて比べたい方は、CLM（契約ライフサイクルマネジメント）の資料請求を活用してください。
