ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■運用を支えるサポート別
- 運用ルールの設計を相談したい：Contract One、LIRIS CLM、MNTSQ CLM、Cospal
- 過去の契約書の登録作業を任せたい：Contract One、LIRIS CLM、Cospal、MNTSQ CLM
- 利用者向けの操作研修を受けたい：Contract One、LIRIS CLM
- ■運用状況の見える化別
- 審査や承認の進み具合を一覧で追いたい：MNTSQ CLM、LIRIS CLM、ContractS CLM、Cospal
- 契約件数や処理日数をレポートで集計したい：LIRIS CLM
CLMの運用が形だけになりやすい場面
CLMを導入した直後は利用が進んでも、時間がたつにつれて使われなくなるケースがあります。どのような場面で運用が崩れるのかを知っておくと、導入前に対策を考えておけます。
締結後の契約書が登録されない
契約書を締結した後、CLMへの登録が後回しにされ、担当者のパソコンやメールに保存されたままになる場合があります。紙で締結した契約書をスキャンする作業や、取引先の電子契約サービスで締結した契約書をダウンロードする作業は、手間がかかるため漏れやすい工程です。
登録されない契約書が増えると、台帳を見ても全体がわからず、利用者がCLMを信頼しなくなるおそれがあります。登録の担当者や期限が決まっていないことが、原因の1つとして考えられます。
期限通知が届いても対応されない
更新期限の通知が届いても、誰が判断するのかが決まっていないと、対応されないまま期限を過ぎてしまう場合があります。通知を受け取る担当者が異動や退職をしていて、そもそも通知が届いていないケースもあります。
通知の件数が多すぎることも、見落としの一因です。重要度の低い契約まで同じように通知されると、本当に対応が必要な通知が埋もれかねません。通知の対象や送り先、通知後の対応手順を整理しておくことが大切です。
審査の依頼がCLMの外で行われる
事業部門が法務部門の担当者に、メールやチャットで直接審査を依頼する習慣が残っていると、CLMに案件の記録が残りません。急ぎの案件ほど、使い慣れた連絡手段で依頼されやすい傾向があります。
CLMの外で進んだ案件は、審査の経緯や修正の履歴を後から追えなくなります。法務部門の側でも、メールで届いた依頼をCLMに登録し直すといった二重の作業が発生します。依頼の入口をCLMに統一し、例外を認める場合の扱いも決めておくことが大切です。
CLMの運用ルールで決めておく項目
運用ルールは、導入前に関係部門と合意しておくことが大切です。後から決めようとすると、部門ごとに異なるやり方が定着してしまう場合があります。最低限決めておきたい項目を紹介します。
登録のタイミングと担当者
契約書を誰が、締結後いつまでにCLMへ登録するかを決めておきましょう。例えば、電子契約で締結した契約は自動で取り込み、紙の契約は総務部門が原本を受け取ってから1週間以内に登録する、といったように締結方法ごとに定めると明確です。
登録した内容を別の担当者が確認する手順を入れると、入力ミスに気づきやすくなります。原本の保管場所や、スキャンした後に原本をどう扱うかも、あわせてルールに含めておきましょう。
台帳の項目と入力のルール
台帳に登録する項目が部門によってばらばらだと、検索や集計がうまくいきません。取引先名や契約の種類、契約期間、自動更新の有無、担当部門など、全社で共通にする項目を決めておきましょう。
取引先名を正式名称で入力する、契約の種類は決められた選択肢から選ぶといった入力のルールも重要です。表記の揺れがあると、同じ取引先の契約を検索しても一部しか表示されない場合があります。ルールは文書にまとめ、利用者がいつでも参照できる場所に置いておきましょう。
閲覧と編集の権限
誰がどの契約書を閲覧でき、誰が台帳を編集できるかを決めておくことも、運用ルールの一部です。編集できる人が多すぎると、意図しない変更が加えられるおそれがあります。
権限は部門や役職を単位に設定し、異動や退職のときに誰が変更するかを決めておきましょう。年に1回など時期を決めて権限の一覧を見直すと、不要な権限が残り続けるのを防げます。変更の履歴が残るかも、製品を比べる際に確かめておきたい点です。
事業部門を巻き込むCLMの運用体制
CLMを使うのは法務部門だけではありません。審査を依頼し、契約を結ぶ事業部門が使い続けられる体制を作ることで、運用が定着しやすくなります。特定の担当者に頼らない体制作りも重要です。
管理者を複数人で担う
CLMの設定や問い合わせ対応を1人の担当者に任せると、その人が不在のときに運用が止まるおそれがあります。管理者は2人以上で担い、設定の変更内容や問い合わせへの回答を共有しておきましょう。
設定の手順や判断の経緯を記録した運用マニュアルを作っておけば、担当者が交代するときの引き継ぎもスムーズです。管理者の役割を、システムの設定、利用者からの問い合わせ対応、台帳の確認などに分けて担当を決める方法もあります。
部門ごとに推進役を置く
各事業部門に、CLMの使い方に詳しい推進役を置いておくと、ちょっとした質問を部門内で解決できます。法務部門への問い合わせが集中するのを防ぎ、利用者が気軽に相談できる環境を作れます。
推進役どうしが定期的に情報を交換する場を設けると、部門ごとの工夫や困りごとを全社で共有できます。寄せられた質問はFAQとしてまとめ、CLMの画面や社内ポータルから参照できるようにしておくと、利用者の自己解決を後押しできます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でCLMの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
日々のCLM運用で見直す台帳と通知
運用ルールを決めても、時間がたつと実際の運用とずれていくことがあります。台帳と通知の状態を定期的に確かめ、必要に応じてルールを見直すことが、運用を続けるうえで欠かせません。
台帳の定期的な棚卸し
四半期に1回など時期を決めて、台帳の内容が実際の契約状況と一致しているかを確かめる棚卸しを行いましょう。契約期間が終わったのに有効のままになっている契約や、担当者欄が空いたままの契約を探して修正します。
各部門の推進役に、自部門の契約に漏れがないかを確認してもらうと、法務部門だけでは気づけない登録漏れも見つけられます。棚卸しで見つかった問題は記録しておき、同じ問題が繰り返される場合は登録のルール自体を見直しましょう。
通知の対象と送り先の調整
期限通知は、送る時期と送り先を契約の重要度に応じて調整すると、見落としを減らせます。取引金額の大きい契約や解約の申し入れ期間が長い契約は早めに通知し、上長へも同時に送るといった設定が考えられます。
通知を受けた後に、更新や解約の判断を誰が行い、結果をどこに記録するかも決めておきましょう。通知への対応状況をCLM上で確認できる製品であれば、未対応の契約を一覧で把握できます。対応できる設定の範囲は、製品の資料やデモで確かめましょう。
CLMの運用状況を数字で振り返る
運用がうまくいっているかを感覚だけで判断すると、改善の方向を見誤るおそれがあります。いくつかの指標を決めて定期的に振り返ると、課題が見えやすくなり、社内への説明にも使えます。
振り返りに使う指標
運用の振り返りには、審査依頼から回答までにかかった日数、締結から台帳登録までの日数、更新期限までに判断が済んだ契約の割合などが使えます。導入前の状態と比べられるよう、可能であれば導入前にも同じ数字を測っておきましょう。
レポート機能で件数や日数を集計できる製品もあれば、データを出力して表計算ソフトで集計する必要がある製品もあります。どの数字を自動で集計できるかは、運用の負担に関わるため、選定の段階で確認しておくと安心です。
改善の進め方と相談先
指標を確認したら、数字が悪化している工程について原因を探り、ルールや設定を見直します。例えば、審査の回答に時間がかかっているなら、依頼時の入力項目が不足していないか、担当者の割り振りに偏りがないかを確かめましょう。
設定の変更で対応できるか判断がつかない場合は、提供会社の問い合わせ窓口に相談する方法もあります。相談できる範囲は製品やプランによって異なるため、契約前にサポートの内容を確認しておきましょう。改善の結果は関係部門に共有し、次の振り返りにつなげます。振り返りの結果と見直した内容を記録しておくと、管理者が交代しても改善の経緯を引き継げます。
運用定着を支えるCLM製品の支援内容
CLMを導入したあとに台帳が古くならないよう、導入支援の内容や運用状況の見える化機能に違いのある製品を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Contract One | 専任コンサルタントが業務の棚卸しから定着まで支援。紙契約書のスキャン代行も |
| LIRIS CLM | 導入設計から伴走。説明会、運用開始後のMTG、データ整備の登録代行を用意 |
| MNTSQ CLM | 担当コンサルタントが導入後も伴走。データ移行支援とユーザー会を用意 |
| Cospal | 設定代行とデータ移行代行を用意。更新状況のレポートで運用を確認できる |
| ContractS CLM | 契約の状態と履歴を可視化。電話・チャット・メールのサポートを用意 |
導入後の運用を支えるCLM製品
運用が定着するかどうかは、導入時の支援と、進み具合を確かめる仕組みに左右されます。コンサルティング、データ移行、説明会、ダッシュボードなどの記載がある製品を取り上げます。
Contract One
- 契約書を正確にデータ化し、AIで扱いやすいデータベースを構築
- Contract One内で生成AIを活用し、さまざまな部門の課題を解決
- 法改正への対応をサポート
Sansan株式会社が提供する「Contract One」は、専任のコンサルタントが導入から定着までを支える、契約データベースのサービスです。現在の契約業務の洗い出しとフローの再構築、現場社員向けの勉強会までを支援する体制です。紙の契約書はスキャンの代行を依頼でき、主要項目をデータ化して登録できるため、過去の契約書の登録作業を任せたい場合に向きます。期限が近づくとメールで通知されるので、台帳の鮮度を保つ運用にも役立ちます。
LIRIS CLM
- 契約書の作成から承認、締結、管理まで一括して管理
- 抜群の操作性で、とにかく使いやすい！
- 業務フローに合わせて画面や権限を柔軟にカスタマイズ
LIRIS株式会社が提供する「LIRIS CLM」は、導入設計から初期設定、利用の定着まで伴走する体制をもつ、契約業務のプラットフォームです。管理者向けの初期操作の説明や利用者向けの説明会、運用開始後のオンラインMTG、メールや電話でのサポートが提供されます（プランにより異なります）。オプションで、契約書データの整備や登録の代行、業務プロセスの設計などの改善コンサルティングも選べます。ダッシュボードで依頼から締結までのリードタイムも確認できます。
MNTSQ CLM
- トップローファームの知見 × AIで、法務業務の革新を支援
- 相談受付から契約締結までの情報を集約し、一元管理と整理を実現
- ナレッジをユーザー全体に還元し、組織としての法務力を高めます
MNTSQ株式会社（MNTSQ, Ltd.）が提供する「MNTSQ CLM」は、契約業務支援のプラットフォームです。担当のコンサルタントが顧客ごとにつき、導入時の支援から利用開始後の活用支援まで伴走します。環境内の契約データや法務ナレッジの移行も支援します。案件管理では、全担当案件の進み具合をダッシュボードで一覧にでき、メールのやり取りも自動で記録できます。ユーザー会やカンファレンスを通じて、顧客どうしの交流も支援しています。
Cospal
- ドロップするだけで、契約審査依頼が完了
- 契約相談・稟議プロセスを自動最適化
- ナレッジデータベースの自動構築
株式会社Connected withが提供する「Cospal」は、契約更新までを自動で進める、AI搭載のクラウド型CLMです。更新の意思確認の送信から記録までを自動で行い、更新状況のレポートも出せるため、台帳の更新漏れを点検しやすくなります。オプションとして、設定代行や既存データの整理支援、社内用の説明マニュアル作成といった導入コンサルティングが用意されています。1,000通以上の契約書を対象としたデータ移行代行もあります（いずれも別途見積もり）。
ContractS CLM
- 契約書の作成から管理までをワンストップで
- 契約業務のムダな工程をなくして、リードタイム短縮
- 契約関連のあらゆる情報が集約・蓄積され、機会損失を防止
ContractS株式会社が提供する「ContractS CLM」は、クラウド型のCLMです。契約業務のプロセスを構築し、契約の詳細や過去のやり取り、担当者、ステータスを可視化できます。締結依頼中の契約書の状態も確認でき、運用で滞っている案件を見つけやすくなります。締結済みの契約書や契約項目を一括で取り込めるため、過去分を登録する運用にも使えます。サポートは電話、チャット、メールで受けられます。
まとめ
CLMの運用を定着させるには、登録のタイミングと担当者、台帳の項目、権限といったルールを導入前に決め、管理者を複数人で担う体制を整えることが重要です。事業部門の推進役と協力しながら台帳の棚卸しや通知の調整を続け、運用状況を数字で振り返りましょう。運用を支えるサポートやレポートの機能を備えたCLM（契約ライフサイクルマネジメント）を比べたい方は、資料請求を活用してください。
