ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■主に利用する部門別
- 法務部門が審査と案件管理を中心に使う：MNTSQ CLM、ContractS CLM、マネーフォワード クラウド契約
- 事業部門が依頼と進み具合の確認に使う：MNTSQ CLM、Cospal、ContractS CLM、LIRIS CLM、GVAmanage
- 総務や管理部門が保管と期限管理に使う：Contract One、LIRIS CLM、マネーフォワード クラウド契約
- ■操作を覚える支援別
- 導入時に操作説明会や勉強会を受けたい：Contract One、LIRIS CLM
- 社内用の説明マニュアルの作成を依頼したい：Cospal
契約ライフサイクルマネジメントを使い始める前の設定
CLMを使い始める前には、管理者が利用者や承認ルートなどの基本的な設定を行います。ここでの設定は日々の操作を支える土台となるため、関係部門と相談しながら進めましょう。主な設定の内容と進め方を紹介します。
利用者と権限の登録
最初に、CLMを使う社員をアカウントとして登録し、部門や役職に応じた権限を割り当てます。権限には、契約書を閲覧できるだけの権限、審査依頼を出せる権限、台帳を編集できる権限、設定を変更できる管理者の権限などがあります。
利用者が多い場合は、表計算ソフトで作った一覧を取り込んで一括で登録できると作業が早く済みます。社内のID管理の仕組みと連携できる製品もあります。管理者の権限は2人以上に付与しておくと、担当者の不在時にも設定を変更できます。
ひな形と台帳項目の登録
次に、社内でよく使う契約書のひな形を登録します。秘密保持契約や業務委託契約など、利用頻度の高いものから登録しておくと、事業部門が契約書の案を作る手間を減らせます。古いひな形が混ざらないよう、登録する版を法務部門で確認してから登録しましょう。
あわせて、契約台帳に登録する項目を設定します。取引先名や契約期間、自動更新の有無、担当部門といった項目のうち、どれを入力必須にするかを決めておけば、登録の抜け漏れを防げるでしょう。項目は後から追加できる製品もありますが、途中で増やすと過去の契約に入力し直す手間が生じます。
承認ルートと通知の設定
契約の締結前に誰の承認が必要かを、承認ルートとして設定します。契約金額や契約の種類によって決裁者が変わる場合は、社内の職務権限規程と照らし合わせながら条件を設定しましょう。
期限通知の設定も、使い始める前に決めておきたい項目です。満了日の何日前に誰へ通知するかを契約の種類ごとに設定しておくと、更新や解約の判断が遅れるのを防げます。設定した内容は一覧にまとめ、規程の改定時に見直せるようにしておきましょう。
審査依頼から回答までのCLMの使い方
初期設定が済んだら、実際の契約を流していきます。最初の工程は、事業部門が契約書の案を用意して法務部門に審査を依頼し、法務部門が内容を確認して回答する流れです。それぞれの操作を見ていきましょう。
事業部門が審査を依頼する
事業部門の担当者は、CLMの依頼画面から新しい案件を作成し、取引先名や契約の目的、希望する締結日などを入力します。取引先から受け取った契約書の案があれば、そのファイルも添付しておきましょう。自社のひな形を使う場合は、ひな形を選んで必要な項目を入力し、契約書の案を作成します。
依頼を送信すると、法務部門に通知が届きます。依頼した後は、案件の一覧画面で審査の進み具合を確認できるため、法務部門に電話やメールで状況を問い合わせる必要がありません。急ぎの案件は、希望する期限を忘れずに入力しておきましょう。
法務部門が審査して回答する
法務部門の担当者は、受け付けた案件を開き、契約書の条文を確認します。修正が必要な箇所は契約書に修正案を書き込み、修正の理由や取引先との交渉の方針はコメントとして残しておくと、事業部門に意図が伝わります。AIによる審査支援の機能がある製品では、指摘された内容も参考にしながら確認を進めるとよいでしょう。
確認が終わったら、修正した契約書を案件に添付して事業部門に回答します。取引先との交渉で修正が繰り返される場合は、新しい版をアップロードして履歴を残していくと、どの版が最新かがわかります。差分比較の機能があれば、相手方の変更箇所も確認できます。
承認と締結、保管で行うCLMの操作
条文がまとまったら、社内の承認を得て契約を締結し、締結した契約書を保管します。この工程で台帳への登録まで確実に済ませておくことが、締結後の管理を楽にするポイントです。
社内承認を回す
事業部門の担当者が承認の申請を行うと、設定した承認ルートに沿って、上長や決裁者へ順番に承認の依頼が届きます。承認者は契約書と審査のコメントを確認し、承認するか、理由を添えて差し戻すかを選びます。
申請者は、いま誰のところで承認が止まっているのかを画面で確認できます。承認者が出張などで不在の場合に、代理の承認者を設定できる製品もあります。承認の履歴はCLMに記録として残るため、後から手続きの経緯を確認する際にも役立ちます。
締結して契約書を登録する
承認が済んだら、契約を締結します。電子契約の場合は、CLMの電子署名の機能や、連携した電子契約サービスから取引先に署名を依頼します。締結が完了すると、契約書が自動で取り込まれる製品もあります。
紙で締結した場合は、原本をスキャンしたPDFをアップロードし、台帳の項目を入力します。契約書から項目を読み取って自動で入力する機能を使う場合も、内容に誤りがないかを担当者が確認してから確定させましょう。原本の保管場所も台帳に記録しておくと、必要なときにすぐ取り出せます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でCLMの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
締結後の契約書を探す・更新する使い方
締結した契約書は、取引の途中で条件を確かめたり、更新の時期に内容を見直したりする場面で使います。締結後の工程で中心となるのは、検索と期限通知の機能です。それぞれの具体的な使い方を紹介します。
条件を指定して契約書を探す
契約書を探すときは、検索画面で取引先名や契約の種類、契約期間などの条件を指定します。製品によっては、契約書の本文に含まれる語句で検索できるため、特定の条項を含む契約をまとめて探すといった使い方もできます。
検索結果の一覧から契約書を開くと、台帳の項目と契約書のファイルを同じ画面で確認できます。閲覧できる契約書は権限によって制限されているため、必要な契約が表示されない場合は管理者に権限の確認を依頼しましょう。よく使う検索条件を保存できる製品であれば、定期的な確認作業も効率化できます。
期限通知を受けて更新を判断する
契約の満了日や解約の申し入れ期限が近づくと、設定した担当者にメールなどで通知が届きます。通知から該当する契約書を開き、契約期間や更新の条件、取引の状況を確認して、更新するか、条件を見直すか、解約するかを判断します。
判断の結果は、CLMの台帳やコメントに記録しておきましょう。条件を変えて契約を結び直す場合は、新しい審査依頼を作成し、もとの契約と紐づけておくと経緯を追えます。通知に対応しないまま期限を過ぎることがないよう、対応状況を一覧で確認する習慣をつけることも大切です。
部門ごとに異なるCLMの使い方
CLMは、部門によって使う機能や操作の頻度が異なります。部門ごとの使い方を整理しておけば、操作の説明を受ける内容を絞り込め、利用者の負担を減らせるでしょう。代表的な3つの部門の使い方を紹介します。
法務部門の使い方
法務部門は、審査の依頼を受け付けて条文を確認し、回答するまでの案件管理を中心に使います。担当者ごとの案件の数や、回答の期限が近い案件を一覧で確認し、審査の割り振りを調整する使い方もあります。
ひな形の改定や承認ルートの見直しといった管理の作業も、法務部門が担う場合があります。審査の回答にかかった日数を集計し、依頼の多い契約の種類を把握しておくと、ひな形を増やすべき契約を見極める材料にもなります。
事業部門と管理部門の使い方
事業部門は、審査の依頼と進み具合の確認、承認の申請、締結済みの契約書の検索が主な使い方です。毎日使う機能は限られているため、依頼から締結までの操作手順を簡潔にまとめた資料があると便利です。
総務や経理などの管理部門は、紙の契約書のスキャンと登録、原本の保管、期限通知への対応を担うことがあります。部門ごとに使う画面と操作を一覧にしておくと、新しく配属された社員にも説明しやすくなります。部門内で操作に詳しい人を決めておくと、ちょっとした質問をその場で解決できます。
操作の流れで選ぶCLM製品の使い方比較
依頼から審査、承認、締結、保管まで、1件の契約を追う操作のうち各製品が支える部分を、特徴とあわせて一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| MNTSQ CLM | フォームで審査を依頼し、法務は案件の進捗をダッシュボードで管理 |
| ContractS CLM | 相談から契約書の作成、レビュー、押印承認、電子締結、管理を画面の流れで操作 |
| Cospal | 書類をドロップして審査を依頼。承認の分岐から更新まで自動で進む |
| Contract One | 紙も電子も契約書をデータ化し、検索や期限の通知で保管と管理を支える |
| LIRIS CLM | 依頼フォーム、承認ワークフロー、ステータス管理を一連の操作で使えるCLM |
| マネーフォワード クラウド契約 | 法務相談から作成、申請・承認、締結、保存管理までを1つのサービスで操作 |
| GVAmanage | Slack・Teams・メールから法務への依頼ができ、AIで契約書をレビュー |
操作の流れをつかみやすいCLM
CLMは、依頼する事業部門、審査する法務部門、保管を担う管理部門で触る画面が異なります。それぞれの操作を支える機能と、操作を覚えるための支援の内容から選びました。
MNTSQ CLM
- トップローファームの知見 × AIで、法務業務の革新を支援
- 相談受付から契約締結までの情報を集約し、一元管理と整理を実現
- ナレッジをユーザー全体に還元し、組織としての法務力を高めます
MNTSQ株式会社（MNTSQ, Ltd.）が提供する「MNTSQ CLM」は、契約業務支援のプラットフォームです。事業部の担当者は入力フォームから審査を依頼し、法務部は案件ごとのやり取りを記録しながら審査を進められます。メールのやり取りも自動で記録され、全担当案件の進み具合をダッシュボードで一覧にできます。締結後はAIによる台帳の自動入力と、更新や期限の通知設定を使って管理します。審査から台帳までを同じ画面の流れで使いたい場合の候補です。
ContractS CLM
- 契約書の作成から管理までをワンストップで
- 契約業務のムダな工程をなくして、リードタイム短縮
- 契約関連のあらゆる情報が集約・蓄積され、機会損失を防止
ContractS株式会社が提供する「ContractS CLM」は、契約業務のはじめから終わりまでを順に操作できるクラウド型のCLMです。依頼にはSlackからの連携も使え、自社の雛形をテンプレートにして作成できます。法務のレビューは契約書の詳細画面に書き込み、押印承認では複数の承認フローから選んで申請します。締結後は契約項目や全文検索で契約書を探し、更新期限のリマインドも設定できます。
Cospal
- ドロップするだけで、契約審査依頼が完了
- 契約相談・稟議プロセスを自動最適化
- ナレッジデータベースの自動構築
株式会社Connected withが提供する「Cospal」は、相談の申請項目を選ぶだけで論点が整理される、AI搭載のクラウド型CLMです。契約書や関連書類をドロップするだけで審査の依頼が完了し、案件は内容や所属部署にあわせて適切な法務担当者へ自動で振り分けられます。承認は契約の性質に応じて自動で分岐し、ボタン1つで稟議や捺印の申請に進めます。導入時には、設定代行や社内用の説明マニュアル作成といったコンサルティングも選べます（別途見積もり）。
Contract One
- 契約書を正確にデータ化し、AIで扱いやすいデータベースを構築
- Contract One内で生成AIを活用し、さまざまな部門の課題を解決
- 法改正への対応をサポート
Sansan株式会社が提供する「Contract One」は、紙や電子の契約書を取り込んでデータ化し、保管と期限管理を支える契約データベースです。データ化した契約書は項目検索や全文検索で探せ、契約が有効かどうかも自動で判定されます。期限が近づいた契約はメールで事前に通知されます。導入時は専任のコンサルタントが業務フローの再構築を支え、現場社員向けの勉強会も実施されるため、操作を覚える支援を重視する企業の選択肢です。
LIRIS CLM
- 契約書の作成から承認、締結、管理まで一括して管理
- 抜群の操作性で、とにかく使いやすい！
- 業務フローに合わせて画面や権限を柔軟にカスタマイズ
LIRIS株式会社が提供する「LIRIS CLM」は、契約業務プラットフォームです。契約依頼フォームでの受付から承認ワークフロー、下書きやレビュー中、締結済みといったステータスの管理までを、一連の操作として扱えます。契約書の情報はLLMとOCRで自動抽出されて台帳に蓄積され、期限や更新のアラートも設定できます。管理者向けの初期操作の説明や、利用者向けの説明会が用意されており、部門ごとの操作を段階的に覚えたい場合の候補です。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約書もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、契約管理サービスです。法務への相談を受け付ける画面から、契約書の作成、ワークフローでの申請・承認、締結、保存管理まで、1つのサービスで操作できます。ひな形の管理や契約書のバージョン管理を備え、紙や他社の電子契約サービスで結んだ契約書も取り込んで一元的に探せます。進行状況は画面で確認できるため、依頼した事業部門が状況を追う場面にも使えます。
GVAmanage （GVA TECH株式会社）
- 2024年12月26日、東証グロース市場に新規上場
- Slack・Teams・メール等、普段のツールでそのまま依頼可能
- AIで契約書レビュー、形式チェック、類似案件レコメンド機能搭載
まとめ
契約ライフサイクルマネジメントの使い方は、利用者や承認ルートの初期設定を済ませたうえで、審査依頼、承認と締結、保管、締結後の検索と更新という順に1件の契約を流していく形が基本です。法務部門、事業部門、管理部門では使う機能が異なるため、部門ごとの操作を整理しておきましょう。操作の流れや導入時の支援を比べたい方は、CLM（契約ライフサイクルマネジメント）の資料請求を活用してください。
