社宅管理を行う際の問題とは？解決方法も紹介！

社宅管理に関する３つの問題

社宅管理を行う際、どんな問題が生じるのでしょうか。以下で３つの問題を紹介していきます。

１　社員に不動産の専門家がおらず優良物件を選定できない

管理部門の従業員が宅建等の知識を持っていれば別ですが、通常は不動産の賃貸についての専門知識を持っている人は多くありません。

多くの借り上げ社宅では、社員の要望に合わせて、企業側が優良な物件を選定しなければならない為、優良物件を探すのは容易なことではないでしょう。

２　全国にある社宅を管理しきれない

全国に社宅がある企業ですと、管理する資料や家賃、また契約内容も膨大でかつ煩雑です。これらの業務は企業の人事や労務が行う為、特に４月など入社の時期になると他の業務が手つかずになることも想定できます。

３　入居者とのトラブルにうまく対応できない

企業と社宅入居者の間では原状回復費用や、更新時の手続き、退去後の所有物の詳細に関してさまざまなトラブルが発生します。しかし、不動産の専門的知識がなく、他の業務がある企業にとって、これらのトラブルに対して時間をかけて適切に対応するのは難しいでしょう。

社宅管理の問題を解決する３つの方法

社宅管理を行う際の問題を紹介してきましたが、ここではそんな問題の解決方法３つを紹介していきます。早速見ていきましょう。

１　 社宅担当者を増員する

企業の社宅担当者を増員することで、業務の負担が軽減されます。異動が重なる時期はどうしても業務量が増加してしまうものですが、担当者を増員することで余裕を持った対応が可能になり、作業ミスの減少、サポートの充実による社員満足度の向上に貢献するでしょう。

【留意点】社宅担当者を増員したことにより、仕事量が少ない時期には人員のだぶつきが生じます。社宅管理は、入退去時期や人数を企業がコントロールしにくいため、当初の想定通り、入退去の人数や手続きが進むとは限りません。だからといって社宅利用者の適正な数や入退去の時期などを正確に把握するためだけに時間や人員が必要となれば、本末転倒とも言えるでしょう。

２　不動産会社を活用する

不動産会社は物件探しや契約に関する疑問点、老朽化した社宅に関する問題、不動産に関する様々な課題を解決してくれます。社宅代行のように業務を委託するわけではありませんので、その分コストも安く抑えることができます。

社宅担当者にもある程度の知識があり、物件探しのサポートを求めている状況であれば、不動産会社は強い味方になるでしょう。

【留意点】不動産会社は全国対応に弱いです。全国ネットワークを持つ不動産会社も多々ありますが、全ての地域の課題を本社のみに問い合わせて解決するというわけにはいきません。
結局、社宅担当者が各地区の不動産会社に連絡を取り、それぞれの手続きを行うケースが多く、業務負荷の軽減にはつながらないかもしれません。まずはどの業務内容に対しての負担が大きいのか、現在の状況を把握しましょう。

社宅代行サービスを利用する

社宅代行サービスを利用することで、社宅管理の約9割の業務を依頼できます。例えば、全国の社宅の手配や引越しの手配、退去時のトラブル対応や原状回復に対する適正価格の判断、社員からのクレーム対応など様々な業務を依頼することができる為、社宅管理担当者も本来の業務に集中できるのです。

また、社員との物件に関する相談がスムーズにでき、トラブル発生時にも同じ会社の社員ではなく、第三者である代行サービスに対応を求めることができる為、社員や企業の負担を最小限に解決することができます。

【留意点】社宅代行サービスは、毎月のコストが発生しますので導入には社内での十分な検討や調整が必要になるでしょう。依頼する業務内容や業務範囲などによって必要な費用は異なりますので、どのような業務で負荷が発生していて非効率なのかを把握して一部業務の代行サービスから検討するのもよいかもしれません。

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社宅管理に関する問題とその解決方法についてご紹介しました。最も使い勝手がよくスムーズな問題解決を行うには社宅代行サービスを利用することでしょう。業務の効率化、従業員の満足度向上を実現する為にも是非サービスの利用を検討してみて下さい。

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