社宅導入するメリット
社宅とは企業が自社の社員のために用意する企業所有の住宅です。社宅には建物ごと企業の資産である「社有社宅」と建物を企業の法人名義で賃貸する「借り上げ社宅」の２種類が存在します。では早速そんな社宅導入のメリットを見ていきましょう。
採用の強化が図れる
社宅制度により、遠くに住んでいる人や、実家を出たい人、また近場で勤務したい人など、幅広い人の要望に答えることが可能になります。企業の人材獲得に大きく貢献するでしょう。
社員の満足度を向上できる
社員の希望にあった社宅を提供する為、社員の満足度に大きく貢献できます。「会社のすぐそばに社宅がある」「食事が用意されている」などといった社宅もあるため、社員は規則正しい生活が送れます。これは精神的だけではなく、健康的な生活推進にも繋がるでしょう。
社宅は経費で落ちる為節税できる
企業側の大きなメリットは社宅にかかる費用が経費で落ちる為、節税できることです。ここでの経費とは福利厚生費です。社宅制度は家賃の一部を社員に負担してもらう形になり、この恩恵を受けるためには必ず入居者である社員から一定の金額を徴収しなければいけないことを留意しておきましょう。
社宅導入する際には社宅管理代行サービスを利用する
社宅を導入する際には基本的に社宅管理代行サービスを利用します。なぜなら毎月、毎年の対応が必要な家主への家賃支払いや社宅の状況報告、社内の新しい社宅管理担当者への引き継ぎや支払調書作成業務、物件探しから、税務署への資料作成、など多岐に渡ってある社宅管理の業務を約９割の業務を代行できるからです。
社宅管理代行サービスを利用することで、社宅を利用する社員と会社、不動産管理会社などとのトラブルの板挟みになっていた社宅管理担当者の悩みも解決され、本来の業務に集中できるようになります。
決められた業務を正確に、また適切なタイミングで行ってくれること、そしてトラブルや苦情対応など突発的な問題に対しても臨機応変に対応してくれることは社宅管理代行サービスならではの強みと言えるでしょう。
社宅管理代行サービスが行う業務
今回は特に社宅管理代行サービスを依頼することが多い、「借り上げ住宅」に対して、社宅管理代行サービスが行う業務内容を紹介していきます。
社員の要望にあった物件探しと新規契約
まず、スタート時には物件探しや物件の申し込み、一時金の立替払いや鍵の受け渡し、入居案内などの業務の依頼が可能です。
不動産屋などとの契約には捺印がつきものですが、社印を代行サービス事業者に預けておくことで、急な契約が必要な際に代行サービスの事業者が捺印する「捺印代行」や企業の代理として捺印する「代理捺印」のシステムによって効率化することができます。
契約更新時の事務業務
契約更新時のスケジュール管理や更新契約書の作成や保管、更新料、手数料の立替払いも依頼することが可能です。
さらに、解約時の解約申し込み受付や鍵の返却、解約書類の保管や敷金の清算、そして最もトラブルになりやすい原状回復の見積りと具体的交渉も一任することができます。契約から更新、解約まで一連の流れのほぼ全ての業務を任せることが可能と考えてください。
社宅管理代行サービスに委託する前に必要な準備は？
では早速、社宅管理代行サービスに委託する前に準備しておくべきことを紹介します。
社宅の種類を決定する
まず企業内で土地・建物を企業が所有している社宅の『社有社宅』、一般の賃貸物件を会社が借りている社宅の『借り上げ社宅』２つのどちらを運営していくか決めましょう。
借り上げ社宅と社有社宅とでは管理状況が異なりますので、委託に必要な管理項目も変わります。現在の自社の社宅はどちらのタイプなのか、また今後どちら社宅を運営していくのか、社内で話し合って共通認識を持っておくと、打ち合わせを行う際などにも話がスムーズに進みます。
業務の優先順を決定する
次に、社宅の運用にどのようなことを求めるのか、優先順位を決めておきましょう。全国各地に社宅を探す必要があれば、全国展開している社宅管理代行サービスが必要ですし、社宅の管理戸数が多い場合は、その規模に対応できる社宅管理代行サービスが必要です。
ひとことで社宅管理代行と言ってもサービスによって特徴はさまざまですので、自社のスタンスに合う社宅管理会社に絞って見積もりをとるとよいでしょう。また、現在社宅管理の担当者が行なっている業務をリストアップしておくことで打ち合わせ時に抜けや漏れなく依頼することが可能となるでしょう。
社宅管理代行サービス導入の流れ
一般的な社宅管理代行サービス導入の流れは以下の通りです
- １ 社宅管理会社への問い合わせ、資料請求
- 理戸数、現状の社宅管理の課題などを社宅管理代行会社に伝えます。
- ２ サービスの提案、見積もりの提出
- 社宅管理会社より、課題を解決できるサービスと見積もりをもらいます。
サービス内容や特徴は各社違いますので、複数社から提案を受けることをおすすめします。
また金額だけで決めず、過去の実績（自社と似た状況の社宅管理を行ったことがあるかなど）やサービス開始までのスケジュールも確認するとよいでしょう。 - ３ 契約
- 納得した社宅管理代行サービスに申し込み、契約します。
- ４ 打ち合わせ
- 業務内容の確認、契約情報の登録作業や関係各所への通知など、業務の依頼開始に向けた手続きを行います。
社宅導入をする際には社宅管理代行サービスを利用しよう
企業に対しては財務上や採用力強化、社員に対しては満足度向上のメリットがある社宅。この社宅を適切に管理するためには、不動産や管理人、税務署など様々な人や 事柄が絡んで来るため、業務は複雑かつ膨大です。
社宅担当の業務が少しでも効率的に行え、適切に社宅管理をする為にも、社宅導入の際には、社宅管理代行サービスを利用しましょう。
