社宅代行の導入事例
早速社宅代行を利用した事例を紹介していきます。
社員一人ひとりのニーズに答え社員満足度を向上
全国転勤のある企業では、地域ごとに社有社宅を置くと管理コストも多くかかり、全ての社宅に目を行き届かせることが難しいです。また、借上社宅の場合も、地域によっては契約方法や支払日が異なる為、それぞれのパターンに対応する必要があります。
その結果、希望する入退日や物件といった社員一人ひとりのニーズに応えることが難しくなり、知らず知らずのうちに社員の不満が溜まってしまう可能性があります。
【社宅代行の活用後】サービスを利用することで、細やかな部分までカバーすることが可能になります。例えば、女性社員専用社宅の場合、1棟丸ごと借り上げることで安心感が生まれ、社員の満足度が上がった例があります。
福利厚生の充実は、社員の満足度を大きく左右する重要な要素です。きめ細やかな対応を行うことで、社員の満足度も上がり、仕事に対するモチベーションにもよい影響が期待できるでしょう。
社宅管理業務を効率化し本来の業務に集中できる環境を構築
社内の異動は年間を通してではなく、一時期に集中することが多いです。そのため、社宅管理に関する業務もある一定の時期に突然増え、担当者の負担が一気に増加します。
しかも社宅管理の場合、人事・総務だけではなく経理・財務にまで影響は幅広く、通常業務がおろそかになってしまうケースも少なくありません。そもそも、一社員が住宅の契約や原状回復に関する知識を持っている可能性は低く、それだけに一定期間のみですが過大な負荷がかかっていると言えるでしょう。
【社宅代行の活用後】社宅代行は社宅管理のプロです。家賃や原状回復に必要な費用に関しても適正な金額を述べた上で交渉が可能ですし、損害保険の請求が必要な場合も一任できます。
もちろん、物件の下見や社内での稟議申請や更新・解約の承認、明け渡し時の立会いなど、社宅代行に委託できない内容もありますが、全体の約9割の内容に関しては任せることが可能です。
不動産の専門的知識を活用して優良な物件を選定
近年増えている借り上げ社宅では、社員や企業が自ら物件を探す必要があり、手間と能力を費やします。また不動産の専門知識を持っている人も少ないため、家賃が通常より高く費用がかかることもあるでしょう。
【社宅代行の活用後】社宅管理代行は幅広い不動産ネットワークを持っている為、社員の要望にぴったりな物件を紹介できますし、企業が一括して物件を借りることで家賃を抑えることも可能です。
また、元々生活家具や電化製品が設置してある部屋も簡単に探すことができる為、入居者の負担を大幅軽減できるでしょう。
おさらい！社宅代行とは
社宅代行の活用事例を紹介してきましたが、ここでは社宅代行についての理解を再度深めていきましょう。
企業が行う社宅管理を外部企業が代行すること
そもそも社宅代行とは、企業が自社の従業員に対して提供している社宅を管理する際の物件選びや申請処理、入居や更新、退去手続きや、建物のメンテナンスなどの社宅管理業務を外部の会社に代行してもらうことです。
社宅管理業務の約９割を代行する
社宅代行には企業と不動産会社との間で契約を結び、その間の手続きを代行する「事務代行方式」と、代行先と不動産会社が直接契約を結び、代行先が企業に社宅を提供する「転貸方式」の2種類あります。
部屋探しや契約、更新の業務のみではなく、水漏れや原状回復トラブルなど一歩踏み込んだ社宅リスクに対する対応なども対応する「転貸方式」では、社宅管理業務の約９割を代行するのです。
社宅代行が行う具体的な業務内容
社宅管理業務の約9割を代行すると紹介してきましたが、具体的にどんな業務を行うのでしょうか。早速見ていきましょう。
物件の手配
借り上げ社宅の場合、企業が定めている条件をもとに入居者が自ら物件を探してくる必要があります。社宅管理代行サービスでは、そんな物件探しはもちろん、入居者の物件申請まで代行するサービスがあります。
入居者との新規契約の手続き
新規契約時には、社宅規定と転勤者の希望に合致する物件の斡旋申し込み、一時金の立替払い、契約書内容の精査・交渉、入居者へ鍵の受け渡し、入居の案内を行います。また、各社によってサービス内容は違うため、物件の下見のセッティングや契約書の捺印代行、賃貸借契約書の保管を行うサービスもあります。
賃料等の支払い業務
賃金の支払いは従業員の給与控除も考慮する必要がある為とても複雑です。しかしながら、賃金や給与にミスがあると法的問題にもなりかねません。サービスを利用することで金銭に関する業務を整理できます。
契約更新時の手続き
更新契約時には更新条件の精査や更新料、手数料の立て替え払い、更新契約書関連の書類作成、更新契約書の保管、一連の更新スケジュールの管理と実行をおこないます。
解約時の手続き
解約時には、解約申し込みの受付、家主に対する解約通知、入居者からのカギの返却、原状回復見積もりの作成、敷金などの清算や回収業務、敷金残高の管理業務、解約に伴う書類の作成と保管などがあります。
帳票の作成
社宅管理では税務署に提出しなければいけない資料の作成業務があります。正確な資料を作成するためにも、帳票の作成は欠かせない業務でしょう。
その他
上記で紹介してきた代行業務以外にも、入居者の入れ替えや退出時に発生する手続きやルームチェック、必要に応じてリフォームの手配や補修業務、管理会社の対応や折衝、トラブルや苦情への対応、支払調書の作成など、管理に関するあらゆる業務の代行を行っています。
もっと詳しく知りたい！という方は、以下の記事で社宅代行が行う業務内容を詳しく紹介していますので是非参考にして下さい。
社宅代行の事例を参考に自社での活用を検討しよう
社宅管理は不動産に対して社員事に違う家賃を支払い、税務署に提出する帳票作成、建物の管理など、骨の折れる業務ばかりです。また、入居者は常に変わる為、迅速な対応が求められます。
こんな時に社宅代行を利用することで、業務を効率化するだけではなく、専門的知識や不動産ネットワークを活用して様々なメリットを得ることができます。さっそく実際にどんな製品があるのか選定し、利用イメージをつかんでみましょう。
