社宅管理とは
社宅管理とは企業が行う社宅に関する管理です。社宅管理は社宅に住む従業員が過ごしやすくするために必須な管理といえるでしょう。では早速、社宅管理やその業務内容を紹介していきます。
企業が行う社宅の管理
そもそも社宅とは、企業側が従業員に対して、相場より安い賃金で提供している住まいであり、その社宅に住む従業員の入居や退去手続、社宅の保険や保守点検、税務署や不動産会社等に対する資料作成などを行うことを、社宅管理と呼びます。
これらの業務は社宅に住む従業員の会社が管理しなければならず、特に担当する人事や労務は業務内容が多岐に渡ることから負担が大きいといわれています。
社宅の種類によって業務内容が異なる
「社宅」には、「社有社宅」と「借り上げ社宅」の２種類があり、その種類によって管理する業務内容が変わっていきます。この２種類の概要は以下の通りです。
- ■社有社宅
- 企業が直接保有している社宅
- ■借り上げ社宅
- 一般の賃貸住宅を借り受けて「社宅」として使用する借り上げ社宅
この２つ以外にも他の企業と共用して使用する寮もありますが、ほとんどはこの2種類の社宅が利用されています。では次に、社宅の種類によって業務内容がどう変わるのか早見表で確認してみましょう。
| 【種類別】社宅管理業務 |
企業保有の社宅 |
借り上げ社宅 |
| 入居 |
企業が従業員に物件を指定 |
従業員が企業に社宅利用申請
企業が不動産会社に斡旋依頼
企業が物件の選定 |
| 更新交渉 |
従業員が企業に対して家賃支払い |
企業が不動産会社に対して家賃支払い
企業が従業員に対して給与控除 |
| 入居期限の通知 |
企業から従業員へ通知 |
不動産会社から企業に通知した後
従業員へ通知 |
| 社宅管理人との連絡 |
管理人なし |
企業から不動産会社に連絡 |
| 保守点検と衛星管理 |
企業が行う |
管理人が行う |
| 修理工事の手配 |
企業が行う |
管理人が行う |
社宅管理業務の流れ
社宅管理や種類について紹介してきました。ここでは社宅管理業務の流れを７つのステップに分けて分かりやすく紹介していきます。
上記で述べた通り社宅の種類によって業務内容は異なりますが、大まかな業務内容は「社宅」への入居と退去の管理、火災・災害の予防および建物の保守点検等です。これらの業務内容をどのような流れで行っていくのか早速確認していきましょう。
１ 入居条件の設定と入居希望者審査
従業員本人の入居対象基準、入居条件、入居期間などの諸条件を定めます。
その他、入居者や同居人は配偶者、子供、扶養する父母、祖父母、兄弟姉妹などに制限するのが一般的です。特別な事情がある場合を考慮して、「そのほか会社が認めた者」としておくとよいでしょう。もし、同居家族に変更が生じる場合は会社に報告させます。
２ 社宅の更新交渉
社宅の管理に関しては、業務を担当する部署をはっきりさせておきましょう。
管理業務としては、社宅台帳や備品台帳の記入、管理人の報告に基づき、毎月その管理状況を責任者に報告することなどがあります。同居者の増減や、修理などの状況については、しっかり報告させることが大切です。
３ 入居者や管理人との連絡
入居者に対して契約更新や、入居期限の報告、管理人に対して建物の整備、点検や衛生管理の要望など、入居者や管理人に対して日常的に連絡できるようにしておきましょう。
４ 日常の保守と点検、安全衛生管理
建物や設備を清潔に保ち、入居者の衛生に努めなければならないこと、災害などの際には臨機応変に最善の処置を行い、会社の指示に従って行動しなければならないことなどを定めておきます。
そのほか、同居人に伝染病患者やその疑いがある者が出たときは、会社に届け出をすることも定めておく必要があります。
５ 工事業者の手配や防火対策
修理工事を必要とする場合は、工事業者の手配、防火訓練の実施などの防火対策をしっかり行いましょう。
６ 社宅を移転、廃棄する際の必要事項を作成
社宅を移転または廃止する場合や、会社の都合でほかの社宅へ転居させる可能性も考慮して、必要な事項を定めておきます。
また、転居費用の負担などについても規定しておきます。あらかじめ社宅使用誓約書に「会社の都合により移転する際は、会社の指定する期日までに立ち退くとともに、立ち退き料等を請求することはありません」などの文言を入れておくのもよいでしょう。
当該企業の従業員が利用の条件となりますので、退職すると同時に「社宅」を退去することになります。一定の条件を定めた「社宅管理規程」を定めて入居者と管理しているのが一般的です。
７ 無断退去の際の対処方法考慮しておく
会社を辞め、社宅に家財道具や荷物を残したまま無断退去してしまった従業員がいる場合、勝手にこれらの私物を処分することはできません。
通常は、家族や親族に連絡をして引き取ってもらうなどの方法が考えられます。または、あらかじめ社宅使用誓約書において、家財道具等を「退去期限までに搬出しない場合は会社に随意処分を委ねる」旨の合意を取り付けておくとよいでしょう。
退職手続きをしないままいなくなってしまうような場合に備えて、無断欠勤が○日以上続くと退職扱いになる旨を、就業規則に定めておきます。
入居者を管理する際に必要な社宅管理規定
企業が行う社宅の管理方法を紹介してきました。ここでは、入居者の管理方法について紹介していきます。入居者を管理する際には「社宅管理規程」を作成します。この規定を作成することで、入居者とのトラブルも防止できるでしょう。
以下で社宅管理規程の参考モデルを紹介していきますので、是非参考にしてください。
- 第1条（目的）
- この規定は、会社が所有もしくは会社名義で借り上げた社宅および寮の管理運営に関して定めるものである。
- 第2条（入居資格）
- 社宅および寮を使用できる者は、次の通りとする。ただし、会社が特に必要があると認めた者を入居させることができる。
- 社宅を使用できる者は、扶養家族を有する社員およびその家族(3親等以内の者に限る)とする。
- 寮を使用できる者は、独身の社員および業務上の都合により単身赴任する社員であって自宅から通勤困難な者とする。
- 第3条（管理担当）
- 社宅および寮の管理運営は会社が行う。
- 第4条（入居申し込み）
- 社宅および寮に入居を希望する者は「社宅・寮入居申込書」に必要事項を記載し、所属長を経由して会社に提出しなければならない。
- 第5条（入居手続き）
- 会社は、入居を許可した社員に「入居許可証」をもって通知する。入居の許可を受けた者は、指定の期日内に「社宅・寮入居誓約書」を所属長を経由して会社に提出の上、入居しなければならない。
- 第6条（入居）
- 入居を許可された社員は、申し込んだ入居開始日（会社が指定した日があるときはその日）より2週間以内に入居するものとする。なお、この入居期日を過ぎてもなお入居しないときは、入居の許可を取り消すことがある。
- 第7条（社宅・寮の変更）
- 会社は、施設の管理運営上の事情によって、社宅および寮の入居者に対し、ほかの施設へ移転を求めることがある。入居者はこれを拒むことはできないものとする。この場合の移転費は、会社負担とする。
- 第8条（入居期間）
- 社宅および寮の入居は、入居者が○歳に達したとき、または入居期間が○年に達したときを限度とする。この場合、入居者は必要な手続きを完了の上1か月以内に退去しなければならない。
- 第9条（入居者の異動）
- 入居する家族および同居人に異動があったときは、1か月以内に会社へ届け出なければならない。
- 第10条（長期留守）
- 社宅および寮の入居者は、○日以上の長期にわたり留守をするときは、あらかじめ会社へ届け出なければならない。
- 第11条（使用料）
- 入居者は、間取り、施設維持費用などを勘案し、別に定める使用料を支払うものとする。使用料は、月額で定め、毎月の給与から当月分を控除する。ただし、月の給与計算期間の途中において入居または退去する場合は日割り計算する。
- 第12条（会社の費用負担）
- 会社は、次の費用を負担するものとする。
- 1施設の維持保全のために必要な費用
- 2施設の増改築費用。
- 3そのほか会社が必要と認めた費用
- 第13条（入居者の費用負担）
- 社宅の入居者は、次の費用を負担するものとする。
- 1電気、水道、ガス使用料
- 2施設の清掃等の衛生費および町内費
- 3そのほか施設ごとに定める居住に必要な費用
- 第14条（退去の手続き）
- 入居者は、社宅を立ち退くときは、少なくとも○週間前にその旨を、所属長を経由して○○部長に届け出なければならない。
- 第15条（退去事由）
- 入居者が次のいずれかに該当するときは、定める期限までに家族および同居人とともに退去しなければならない。ただし、特別な事情があると会社が認めるときは、○か月の範囲でその延期を認めることがある。この場合の移転費用は、入居者負担とする。ただし、会社が転勤を命じるときは、別に定める基準で会社が費用を負担する。
- 1退職または解雇されたとき：期限○日
- 2転勤または転居のとき：期限○日
- 3この規定に違反して退去を求められたとき：期限○日
- 4施設の移転、廃止等により転居を求められたとき：期限○日
- 第16条（原状回復）
- 入居者が社宅または寮を退去するときは、原状に回復して明け渡すものとする。
- 第17条（弁償）
- 入居者が不注意など自己の責任で建物および付属設備を破損などしたときは、原状回復に要する費用を居住者が弁償しなければならない。ただし、会社が費用負担を免除したときはこの限りではない。
- 第18条（衛生）
- 入居者は、会社の定める衛生上必要な措置を遵守し、衛生面の保持に努めなければならない。
- 第19条（入居者の義務）
- 入居者は、誠実にこの規則を守り、建物とその設備を大切にし、常に健康的かつ衛生的で住みよい生活環境を作るよう努めるとともに、社宅、寮のほかの居住者、または近隣の人々に迷惑を掛けないように努めなければならない。
- 第20条（禁止事項）
- 入居者は、次に掲げる行為をしてはならない。
- 1施設の付属設備を増改築、模様替えなどをすること
- 2施設の本来の使用目的以外に使用すること
- 3許可なく家族以外の者を宿泊させること
- 4入居の許可を受けた者以外の者を入居させ、または転貸しすること
- 5ペットを飼育すること
- 6施設内に火気や危険物を持ち込むこと
- 7そのほか、施設ごとに定められた入居上の指示に反すること
- 第21条（入居者の責任）
- 入居者は、家族および同居人に対してこの規定を守らせるものとする
- 第22条（罰則）
- この規定に違反した入居者に対しては社宅からの立ち退きを命ずることがある。附則（実施期日）この規定は、平成○○年○月○日より実施する。
社宅管理を効率化する社宅管理代行サービス
社宅管理代行サービスとは、主に借り上げ社宅の契約や解約、従業員の入居、退去の管理を中心とした関連業務について、企業の代わりに処理を担う代行アウトソーシングサービスのことです。
社宅管理業務は、賃貸物件を探すことから、それに伴う業務には専門知識が必要なため、多くの企業で活用されています。サービスには以下の種類があります。
- ■物件の手配
- 物件情報の提供や物件の下見など
- ■新規契約時の手続き
- 物件の申し込みや契約書等の準備、入居者への説明など
- ■賃料等の支払い業務
- 家賃の支払い、更新料、建物修繕費の支払いなど
- ■更新の手続き
- 更新通知の受領や更新書類の作成、回収、保管など
- ■解約時の手続き
- 解約申込受付、解約書類の作成、回収、保管など
- ■帳票作成
- 入居、解約、更新時などの明細管理など
社宅管理代行サービスは上記以外にも様々な業務を代行します。以下の記事で社宅管理代行サービスのメリットについて詳しく紹介していますので、是非参考にしてください。
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社宅代行サービス比較表
早速社宅代行サービスを選定していきましょう。ここでは今回紹介するサービスを一気に比較できる比較表を紹介していますので是非参考にしてください。
| 製品比較表 |
受託企業件数 |
受託管理戸数 |
実績年数 |
イチオシポイント |
| 株式会社タイセイ・ハウジー
|
499社 |
96,052戸 |
25年 |
日本で最初に社宅管理業務代行を開始 |
| 株式会社マイムコミュニティー |
記載なし |
記載なし |
11年 |
各社様のご要望に応じたサービス |
| エヌ・ティ・ティ・ビジネスアソシエ株式会社
|
1370社 |
30,000戸 |
21年 |
社宅に関するリスク管理まで解決 |
| 東京建物不動産販売株式会社 |
88社 |
17,000戸 |
120年 |
社宅・不動産会社全般に対応できる |
| 株式会社ハウスメイトパートナーズ
|
記載なし |
223,958戸 |
40年 |
7万件以上の社宅代行実績 |
| 三井不動産レジデンシャルリース株式会社
|
記載なし |
20,000 戸 |
34年 |
三井不動産グループの強み |
| 大東建託株式会社
|
記載なし |
1,086,927戸 |
35年 |
賃貸入居率97.4％！ |
| 株式会社リロケーション・ジャパン
|
記載なし |
30,000戸 |
34年 |
受託戸数伸び率No.1 |
| 株式会社長谷工ビジネスプロクシー
|
記載なし |
50,000戸 |
６年 |
インターネットを使ったオンラインサービス |
| 司ネットワークサービス株式会社
|
記載なし |
記載なし |
７年 |
貴社に合ったオーダーメイドの社宅管理代行 |
| 株式会社LIXILリアルティ
|
記載なし |
記載なし |
39年 |
従来の不動産賃貸会社系社宅代行にない新サービス |
社宅代行サービスを紹介
早速代行サービスの比較を行っていきましょう。
| 受託企業件数 |
受託管理戸数 |
実績年数 |
| 499社 |
96,052戸 |
25年 |
株式会社タイセイ・ハウジーは受託企業数業界No.１の実績を持つ社宅代行サービスです。WEB上で、『新規』『解約』『入替』『引越』『情報変更』の申請や、データ、システム連携が可能な独自のシステム「ＡＮＳＷＥＲ ＷＥＢシステム」を活用し、お客様のパートナーという立場から社宅管理業務の総合的なサービスを提供します。
| 受託企業件数 |
受託管理戸数 |
実績年数 |
| 掲載なし |
掲載なし |
11年 |
株式会社マイムコミュニティーはカスタマイズが可能な代行プラン『CREPS』・転貸プラン『CREPS＋』を用意しているため、それぞれに形態にあったサービスを受けることができ、日本全国、海外対応もしている為幅広い法人企業に対応できます。また災害などの緊急事態の対応も手厚くなされているのです。
| 受託企業件数 |
受託管理戸数 |
実績年数 |
| 1370社 |
30,000戸 |
21年 |
エヌ・ティ・ティ・ビジネスアソシエ株式会社はNTTビジネスアソシエの転貸方式を採用することにより、企業にとっての貸主は弊社一本となり、稼動の大幅削減はもちろん、社宅業務に関わるリスク回避が可能となります。転貸方式のメリットには業務作業の簡潔化、借主責務である敷金償還請求権や火災等の有事対応等も自社での管理が必要なくなります。
| 受託企業件数 |
受託管理戸数 |
実績年数 |
| 88社 |
17,000戸 |
120年 |
東京建物不動産販売株式会社は全国に3000戸以上の物件を保有する物件情報提供力、企業様に合わせたフローや報告書を作成するなどといった企業の業務軽減追及力、社員様と密に連絡をとり、転居をサポートする社員、企業の満足度追及力が長けています。多様なWebシステムも利用している為、業務効率化にも大きく貢献します。
| 受託企業件数 |
受託管理戸数 |
実績年数 |
| 記載なし |
223,958戸 |
40年 |
株式会社ハウスメイトパートナーズは、7万件以上の社宅代行実績を支えるサポート力が強い社宅代行サービスのプロフェッショナルです。社宅候補物件のご紹介・契約→更新→解約という一連の管理・運営はもとより、引越会社あっせんサービス・家具家電レンタル等のオプションで、最上質の満足を実現します。
| 受託企業件数 |
受託管理戸数 |
実績年数 |
| 記載なし |
20,000 戸 |
34年 |
三井不動産レジデンシャルリース株式会社は、業務クオリティを追求した、フルアウトソーシング・サービスフローです。三井不動産レジデンシャルリースは1986年の設立以来、賃貸住宅の運営専門会社として培ったノウハウを最大限に活かして、貴社借上社宅管理業務の問題を解決します。
| 受託企業件数 |
受託管理戸数 |
実績年数 |
| 記載なし |
1,086,927戸 |
35年 |
大東建託株式会社は社宅選定から入居後の対応、そして解約の手続きまで、手間やコストがかかる社宅管理業務。当社では賃貸事業で培ったノウハウを活かし、社宅管理業務をトータルでサポートします。仲介手数料の割引、更新料・更新手数料不要、鍵交換費用不要、原状回復工事費用定額制によるコストダウンや、業務委託手数料を低く設定できる為、コストも大幅に削減できます。
| 受託企業件数 |
受託管理戸数 |
実績年数 |
| 記載なし |
30,000戸 |
34年 |
株式会社リロケーション・ジャパンは業界最後発ながら年間受託戸数伸び率NO１。リロのアウトソーシングサービスは貴社社宅業務の９５％以上を削減。単なる業務代行では無く、社有社宅管理・運営・コンサルティングから借上住宅制度のコンサルティングまで、企業内で発生する社宅にまつわる問題を「まるごと」解決致します。
| 受託企業件数 |
受託管理戸数 |
実績年数 |
| 記載なし |
50,000戸 |
6年 |
株式会社長谷工ビジネスプロクシーは「社宅管理業務ゼロ」のベーシックなレギュラープラン、社宅管理業務ゼロ」に加えて、「原状回復費ゼロ」なゼロプラン、賃貸借契約を貸主様と長谷工ビジネスプロクシーで締結し、企業様に転貸する転貸プランがあり、社宅管理代行の委託企業様には、インターネットを使ったオンラインサービスを提供している為、申請から承認まで、web化で社内業務の効率アップが図れます。
| 受託企業件数 |
受託管理戸数 |
実績年数 |
| 記載なし |
記載なし |
7年 |
司ネットワークサービス株式会社は希望に合った社宅管理代行プランのカスタマイズにより、大幅な経費削減が可能です。貴社の社宅管理に関するお困りごとをヒアリングし、貴社に最適なプランをご提供致します。また入居時のお手伝いと、退室時のお手伝いのみで月額費用は無料。
従来の不動産賃貸系社宅代行にない、新しいサービスを提供
従来の不動産賃貸系社宅代行にない、新しいサービスを提供 の比較ポイント
- 全部・丸ごと LIXILリアルティ社宅代行にお任せ！
- 専門知識と経験豊富なプロスタッフ集団がご対応します！
- 不動産業界の垣根を越えたマルチブランドネットワーク
| 受託企業件数 |
受託管理戸数 |
実績年数 |
| 記載なし |
記載なし |
39年 |
株式会社LIXILリアルティは株式会社LIXILリアルティ『ValueOne』は、従来の不動産賃貸系社宅代行にない、新サービスをお届けする社宅管理代行のアウトソーシングです。ノウハウは企業ニーズから生まれ、社宅業務のコスト削減、敷金返還率の向上、社宅・物件情報提供で企業様へ貢献します。
自社とマッチした社宅管理代行サービスの選定ポイント
自社とマッチした社宅管理代行サービスを見つけるためにどのようなポイントを見ていけばよいのでしょうか。見るべきポイントをご紹介します。
実績があり、安全であるか
サービス提供をおこなってきた実績を見ておくことは重要です。実績がある企業の方が、ない企業に比べ対応力が高く、顧客の悩みや困るポイントなども把握しています。不測の事態が発生しても迅速に対応してくれるでしょう。
サービスメニューが豊富であるか
どんな業務を委託できるのかチェックしましょう。自社が求めている条件を満たしてくれるようなメニューを用意している企業を選ぶことが必要です。また、カスタマイズも可能かどうかなどの柔軟性にも注目すると良いでしょう。
近年では社宅のアウトソーシングだけではなく、引っ越しや転勤までサポートしたり、コンサルタントとして不動産業務も請け負う会社が増えています。社宅代行以外でも自社に必要な業務を補えるサービスを提供しているのか確認しましょう。
サポートは手厚いか
社宅管理では不動産や従業員、管理者、入居者など様々な人と会社が関わってきます。そのため、迅速な対応やトラブルが起きた際の解決方法など手厚いサポートは必須でしょう。
社宅管理を効率化し過ごしやすい社宅を構築しよう！
社宅管理は様々な人や組織が関わり、複雑な業務です。社宅管理代行を導入することで、担当する人事や労務の社宅管理業務を効率化するとともに、企業の資産である従業員が少しでも過ごしやすい社宅を提供できますサービスの検討をしてみましょう。
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