ここに注意！社宅管理代行のよくある失敗例

社宅管理代行サービスの失敗例

企業の社宅管理を一挙に引き受ける社宅管理代行サービスですが、そもそも情報を収集しなかったり、完璧な導入準備をしていなかったことより、利用を失敗している企業もあります。ここではサービス利用の失敗例とその解決方法を紹介していまのすので、是非参考にしてください。

失敗例１　地域ごとの異なる手続きに対応しきれなかった

全国にある社宅の管理を一括で依頼したところ、地域ごとに手続きの仕方が異なり、社宅管理代行サービスでも対応しきれなかったということがあります。

これは、地域ごとに異なる商習慣や不動産業界の地場特性を代行サービス会社が理解していなかったことによって、契約交渉などがうまくいかなかったというケースです。ただでさえ複雑な不動産関連の書類や手続き。

代行サービス企業は専門家とはいえ、まったく把握していないエリアを任されたことで、そのエリアの不動産会社とのネットワークがなく、物件の管理に手間取ってしまうことはあるものです。

【解決方法】こういった失敗を避けるためには、社宅管理代行サービスが持っている実績から、どのようなケースで実績を上げているかを知っておくことが大切です。
地域ごとの手続き方法は、トラブルに対応できるキャパシティーがあるかどうかの判断基準になりますので、社宅代行サービス業者のホームページやパンフレットなどから事前に実績を確認しておき、社宅管理を安心して任せられるかどうかを調べておきましょう。

失敗例２　業者の実績やサポート体制の確認が足りなかった

業者の実績やサポート体制を確認せずに、コストのことばかりを考えて業者選びをしたことで、失敗してしまったというケースです。会社の求めているサービスを整理し、その内容を依頼業者が保証してくれるかどうかを事前に見極めなければ、安心して業者に業務を任せすることはできません。

仮に、コストが一番安い企業を優先しても、サービスやサポート内容が充実していなければ、その後の運営コストが無駄にかさんでしまいます。そういったことになれば、当初の事業計画が破たんしてしまうでしょう。

【解決方法】費用を考えることは重要である一方、社宅管理の項目を細かく分類し、依頼する物件の規模や依頼したいサービスの内容、管理項目なども明確になっているかなど、基本的な内容は必ず押さえておく必要があります。
また、業者が出す見積もりの費用についてもきちんと細かく算出根拠が明示されているかを確認して、疑問点があれば事前につぶしておくことも大切です。

失敗例３　【社宅】という性質を理解していない業者だった

これは社宅管理代行サービス会社にお願いしたのではなく、一般の管理代行業者に社宅の管理を代行したことで生じたトラブルです。社宅の管理の実績はなかったが、不動産の知識がある企業に任せたので大丈夫だと思ってしまったというケースです。

一般の賃貸物件の管理を行う業者にも、社宅管理ができないわけではありませんが、契約交渉や入金の手続き、敷金などの一時預入金の管理、一時的な転勤者への対応といった、社宅管理ならではの専門的な知識がありません。

そのため、入居者と管理者の間にトラブルや、管理会社と企業側で意思疎通が図られず、家主と管理会社の業務遂行が困難になります。

【解決方法】一般的な不動産管理会社ではなく、社宅管理代行サービスを行っている会社にお願いすることで、こういったトラブルを防げます。近年では、社員にとってよりよい住環境の提案や、今の不動産における問題点、改善案のアドバイスなどができる社宅代行企業も少なくありません。
管理業務をお任せするのみではなく、こういった社宅ならではのノウハウをひとまとめにお願いできる業者を見つけることが成功のポイントとなるでしょう。

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社宅管理代行を失敗しないための注意点

失敗例を踏まえて、社宅管理代行を失敗しないために気をつけるべき注意点をご紹介します。

実績があり、安全であるか

サービス提供をおこなってきた実績を見ておくことは重要です。実績がある企業の方が、ない企業に比べ対応力が高く、顧客の悩みや困るポイントなども把握しています。不測の事態が発生しても迅速に対応してくれるでしょう。

サポートが手厚いか

社宅管理を依頼する際は、社宅代行を依頼するまでの経緯などをしっかりヒアリングしてくれるかどうかを見極めましょう。サポート体制を知ることで、その企業がどの程度まで対応可能なのかを把握することができます。不意のトラブルなどにも対応してくれるかどうかで、その後の業務寮が変化してきます。

社宅タイプと業者の得意分野が合致しているか

社友社宅と借り上げ社宅によって、管理項目が異なりますので、どちらに対応しているサービスなのかということを判断する必要があります。

プランに柔軟性があるか

依頼規模によって、社宅管理の費用は増減します。項目によって、費用が明確になっているかなど確認するようにしましょう。必要な管理項目だけ依頼可能など、柔軟に対応してもらえるかどうか選定ポイントになります。

不動産情報を豊富に所有しているか

社宅管理代行サービスでは、入居希望者にあった物件を提供する業務を行うため、不動産情報を豊富に所有しているほうが望ましいでしょう。希望にあった物件を提供することで、社員の満足度も向上します。

社宅代行の注意点を抑え自社に合ったサービスを選定しよう

各社によって、どの企業のサービス内容が適しているのかは、保有する社宅や物件数、エリアによって異なります。契約してから、やっぱりあの業者にお願いしておけばよかったかな、といった後悔をしないためにも、しっかりサービスを見極め選定しましょう。

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