社宅管理代行サービスとは？内容やメリットを徹底解説！

社宅管理代行サービスとは

社宅管理代行サービスとは自社が行う社宅管理を外部の企業に行ってもらうサービスです。では早速詳しく概要を見ていきましょう。

社宅管理業務を外部委託すること

社宅管理代行サービスとは、主に借り上げ社宅の契約や解約、従業員の入居、退去の管理を中心とした社宅管理業務を自社の代わりに、外部の企業が行うサービスのことです。また、このように自社の業務を外部に委託することをアウトソーシングと呼びます。

社宅の大半を占める借り上げ社宅では、家主が法人だけとは限らず、個人の場合もあり、物件が分散した場合、個々の家主と契約しなければなりません。また、契約時には専門的な知識も必要な為、管理部門内では、煩雑であり、手間もかかる業務として、外部に委託できないかと考えられていました。

ほとんどすべての社宅管理業務を代行できる

社宅管理には入居者や企業、仲介人や管理人、また不動産など多種多様な人や組織が関わってきます。そのため業務内容も、煩雑かつ、業務も膨大です。しかし社宅代行サービスを活用することで社宅管理の約９割の業務を代行できるのです。

社宅管理代行サービスが代行する業務

早速、社宅管理代行サービスが代行する業務を見ていきましょう。

物件の手配

借り上げ社宅の場合、企業が定めている条件をもとに入居者が自ら物件を探してくる必要があります。社宅管理代行サービスでは、そんな物件探しはもちろん、入居者の物件申請まで代行するサービスがあります。

• ■全国の提携不動産会社からの物件情報の提供
• ■社宅管理規定に合致する物件情報の提供
• ■入居者の希望に合致する物件情報の提供
• ■上記物件から選択された物件の下見の手配

入居者との新規契約の手続き

新規契約時には、社宅規定と転勤者の希望に合致する物件の斡旋申し込み、一時金の立替払い、契約書内容の精査・交渉、入居者へ鍵の受け渡し、入居の案内を行います。また、各社によってサービス内容は違うため、物件の下見のセッティングや契約書の捺印代行、賃貸借契約書の保管を行うサービスもあります。

• ■希望物件への申込
• ■契約条件の内容確認
• ■契約書・重要事項説明書への署名・捺印代行
• ■契約書類の回収・保管
• ■鍵の受け渡し
• ■入居のご案内
• ■入室時対応業務
• ■入居者及び家主・管理会社との対応及び折衝

賃料等の支払い業務

賃金の支払いは従業員の給与控除も考慮する必要がある為とても複雑です。しかしながら、賃金や給与にミスがあると法的問題にもなりかねません。サービスを利用することで金銭に関する業務を整理できます。

• ■新規契約時代金の支払
• ■毎月の家賃支払
• ■更新料更新手数料の支払
• ■解約時修繕不足金

契約更新時の手続き

更新契約時には更新条件の精査や更新料、手数料の立て替え払い、更新契約書関連の書類作成、更新契約書の保管、一連の更新スケジュールの管理と実行をおこないます。

• ■更新時期の到来連絡
• ■更新通知の受領
• ■更新条件の精査・交渉
• ■更新料支払い代行
• ■更新契約書作成
• ■新契約書類の署名・捺印
• ■更新契約書類の回収・保管
• ■更新契約書の保管

解約時の手続き

解約時には、解約申し込みの受付、家主に対する解約通知、入居者からのカギの返却、原状回復見積もりの作成、敷金などの清算や回収業務、敷金残高の管理業務、解約に伴う書類の作成と保管などがあります。

• ■解約申込受付
• ■管理会社・家主への解約通知
• ■鍵の返却
• ■原状回復費用の内容精査・交渉
• ■解約精算
• ■敷金残高管理業務
• ■解約書類の作成・提出
• ■解約書類保管

帳票の作成

社宅管理では税務署に提出しなければいけない資料の作成業務があります。正確な資料を作成するためにも、帳票の作成は欠かせない業務でしょう。

• ■入居精算明細
• ■解約精算明細
• ■更新時精算明細
• ■月例支払明細
• ■敷金残高表
• ■月次請求書
• ■返金明細
• ■支払調書の作成

その他の業務

上記で紹介してきた代行業務以外にも、入居者の入れ替えや退出時に発生する手続きやルームチェック、必要に応じてリフォームの手配や補修業務、管理会社の対応や折衝、トラブルや苦情への対応、支払調書の作成など、管理に関するあらゆる業務の代行を行っています。

• ■入居者入替手続き・諸連絡
• ■退室時ルームチェック及びリフォームの手配
• ■社宅担当者様への定期報告
• ■トラブル・苦情の対応

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社宅管理代行サービスのメリット

社宅管理代行サービスについて詳しく紹介してきましたが、ここでは社宅代行サービスのメリットについて紹介していきます。

専門家と全国の不動産ネットワークを活用できる

管理部門の従業員が宅建等の知識を持っていれば別ですが、通常は不動産の賃貸についての専門知識を持っている人は多くありません。そこで専門的知識と、全国の不動産ネットワークをもつ代行サービスを活用することで利益な情報を活用し、正確でかつ迅速な業務管理を実現できるのです。

窓口一つで全て社宅管理業務を完結できる

企業規模が大きくなればなるほど、管理する借り上げ社宅の数も増えます。それを個々に管理したり、契約時期がばらばらであったりすると、管理部門の事務作業は膨大になってしまいます。

全国規模で対応できる社宅管理代行会社に委託できれば、その煩雑な事務処理が一括で済みます。全国どの物件でも、窓口は一つで済み、同一企業内での異動であれば、家賃の相殺等が可能となり、複雑な支払管理業務からも解放されるでしょう。

季節業務を効率的に行える

一般的に人事異動は年度末に集中します。そして企業規模が大きくなると、異動する従業員数も多く発生します。それを全国規模で対応すると、特定の時期に膨大なマンパワーが必要になるでしょう。

外部に委託することで、特定の時期の膨大な事務作業を通常人数で対応できます。コスト削減が必須の現代において、無駄な人員を抱えることや、ワークライフバランスを高めるために、特定の時期に膨大な残業時間が生ずることも避けられます。

コストを削減できる

社宅管理代行では、専門家が不動産や仲介会社と交渉する為、賃貸料金や原状回復費用を適正化するなどのメリットがあります。またそれだけではなく、他の物件も一括して管理することで、損害保険などの安易に行えます。

社宅利用者の利便性や満足度がアップする

不動産情報に詳しい社員はそう多くないでしょう。また、転勤する社員のニーズと、不動産情報をうまくマッチさせるのは大変な作業です。仕方なく社宅を決定すると、社員の満足度は下がる一方でしょう。

社宅管理代行サービス事業者は、転勤の社員のニーズと実際の物件とをマッチングさせる技術に長けており、万が一繁忙期の社宅管理事務遅延によって、「希望日に入居・退去できない」などという入居者と担当者間のトラブルが発生しても、円滑に解決できます。

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社宅管理代行サービスのデメリット

では社宅管理代行サービスのデメリットは何でしょう。早速確認し、サービスを利用する前に対策をしておきましょう。

社宅委託費用がかかる

あたりまえですが、社宅管理代行サービスを利用するためにはコストがかかります。また、利用料の中には作成した帳票の保管料や、振込手数料が含まれます。自社の予算と、一番代行してほしい業務をしっかり洗い出し、自社に合ったサービスを利用しましょう。

セキュリティーが不安

社宅管理代行サービスは外部委託である為、自社情報や従業員の個人情報を受け渡す必要があります。災害やウィルスの影響により、もしものことがあれば情報漏洩にもなりかねません。サービス利用の際は、その企業のコンプライアンスや、セキュリティ内容を確認しましょう。

社宅管理代行サービスの選定ポイント

社宅管理代行サービスは各社でサービス内容が異なるため、自社に合うサービスを見極めることが大切です。 選定ポイントとしてあげられるものの中で重要なことはいくつかあります。

１　分析力と提案力があるか

外部委託するにあたり、コストを重視したい気持ちがあるのはわかりますが、企業によって課題は異なるものですから、自社の現状を把握してくれ、よりよい改善案を提案してくれる業者を選定しましょう。

２　サービス体制が充実しているか

社宅管理業務は、アウトソースする業務が広範囲にまたがるものばかりですので、各分野の専門スタッフが充実している企業にお任せすることが安心につながります。

また、自社の管理物件数や利用社員数といった規模に見合った管理能力があるかどうかは、企業の過去の実績などを調査して照らし合わせることもできます。

３　業務体系がしっかりしているか

社宅代行サービスは、社員の住まいだけでなく、家族の個人情報や財産を預かる業務ですので、守秘義務やコーポレートガバナンスがしっかりした企業に依頼しておくことが一番の安心といえます。セキュリティ対策にもなるでしょう。

社宅管理代行サービスのメリットを理解して導入検討しよう

社宅管理を専門的知識と全国ネットワークを活用することで、迅速かつ正確に業務を行えます。このように業務化することで、社宅管理部門が本来行うべきコア業務に特化することができ、会社の資産である従業員の過ごしやすい環境つくりにも大きく貢献するでしょう。

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