マイナンバーで社宅管理業務の在り方は変わる？

社宅家主のマインバーを取得する必要がある

入居者からマイナンバーを取得する以外に、借り上げ社宅のように、個人の貸主から法人が建物を借りる場合、貸主からマイナンバーを取得する必要があります。これは、家賃支払額が年間15万円を超える場合、取得した貸主のマイナンバーを記載した支払調書（法定調書）を税務署に提出するからです。

マイナンバーを取得する際の問題点

家主にはマイナンバーを提出する義務はないため、家主に理解してもらったり、マイナンバーに関する手厚いセキュリティ対策をしたりすることが必要です。

家主からマイナンバーを得るために労力が必要

家主にはマインバーを提出する義務はないため、取得する際には家主に対して、しっかりとした説明が必要です。貸主が高齢者などの場合は「マイナンバーとは何か」という部分から説明する必要もあります。市役所などからマイナンバーの通知が届いていても、気にせず放置している、もしくは廃棄しているケースも考えられます。

しかし、マイナンバーは重要な個人情報のため、第三者が代わりに調べることができません。 マイナンバーが分からない貸主に本人確認と番号確認を行ってもらうとすれば、たった1件でも大変な作業となります。各地方に借上社宅を持っている企業の場合は何倍もの労力が必要となるでしょう。

マイナンバー収集ができず、支払い調書提出の締め切りに遅れてしまうといった事態も想定されます。マイナンバーを教えてもらうためだけに時間を割かれてしまい、本来の業務が滞るなど、悪影響が広がらないうちに対策を検討することをおすすめします。

セキュリティ対策が大変

マイナンバーは個人情報である為、税・行政手続き・社会保障・年金などの公的機関で利用されるだけでなく証券取引や金融資産の口座にも関係します。マイナンバーが流出すると財産や資産にも被害が及ぶでしょう。

社員のマイナンバーを収集することはそれほど苦労しないかもしれません。しかし、社宅を利用する社員や家主全てのマイナンバーを管理するためには、セキュリティーの強化や情報漏えい防止策など、管理体制にも気を配る必要があります。

しかし、ギリギリの人数で社宅管理業務を行なっている企業の場合、新たに人員を割くことが難しく、リスク対策が後回しになってしまうというケースが多々あります。その結果、知らない間に情報漏えいが起きてしまい企業の信頼が失墜する、損害賠償を請求されるというリスクもゼロではありません。社員のマイナンバーを管理すると同時に危機管理意識を高める必要があるのです。

マイナンバーに関する業務負担は社宅代行で解決

ここまで、マイナンバーに関する社宅管理の問題について取り上げてきましたが、この問題を解決するためには、マイナンバー制度にも対応した社宅代行サービスに依頼するという方法があります。

マイナンバー管理に長けたスキルを持っている

社宅管理代行会社の中には、マイナンバー管理に長けた知識と管理システムを持つ会社も少なくありません。中にはマイナンバー管理の専門業者と同等、またはそれ以上のスキルを持つ社宅管理代行会社も存在します。

このようにスキルの長けた社宅代行サービスを利用することで、記載すべきことがらや、内容を漏らさず完璧に管理できます。

業務を圧倒的に効率化させる

社宅代行サービスは社宅管理の約９割の業務を代行する為、税務署に対する書類の作成や提出などの業務がなくなります。また、社宅管理代行会社が現在の大家さんと契約を結んだ上で、企業に転貸する「転貸方式」の場合、社員から集めたマイナンバーの収集や保管、セキュリティ対策も必要ありません。

「転貸方式」は社宅管理代行会社との企業間の契約になりますので、そもそも、支払い調書にマイナンバーを記載する必要がないのです

マイナンバー制度に対応した社宅代行サービスを検討しよう

最低限の人員で社宅管理業務を行なっているという企業や、マイナンバーに関する知識が薄い企業は、情報漏えいや家主とのトラブルを解決することは難しいでしょう。社宅代行サービスではこれらの課題をすべて解決します。

本来の業務に集中しながら、マイナンバーの情報漏えいというリスクも軽減し業務効率化を図れる社宅代行サービスの利用を検討してみましょう。