ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■支払業務の対応範囲別
- 請求書の受領から支払まで一元管理：マネーフォワード クラウド債務支払、freee支出管理 Fullプラン
- 支払予定と債務残高の管理：OBIC7会計情報システム（債務管理・債権管理）
- 支払手形の決済予定まで管理：OBIC7会計情報システム（債務管理・債権管理）
- ■連携先別
- 会計ソフトへの仕訳連携：マネーフォワード クラウド債務支払
- 発注・受領請求書データのAPI連携：マネーフォワード クラウド債務支払
債務管理システムの乗り換えで影響を受ける支払業務
債務管理システムは、請求書の受領から承認、支払予定の作成、振込までをつなぐ仕組みです。乗り換えではどの業務が一時的に止まる可能性があるかを先に把握し、支払日までに処理を終えられる段取りを組みましょう。
支払予定表と資金繰りへの影響
債務管理システムが作る支払予定表は、経理部門だけでなく財務担当者が資金繰りを組む材料にもなっています。乗り換えの途中で支払予定が新旧のシステムに分かれると、月末にいくら出金するのかを一つの画面で確認できなくなるおそれがあります。
そのため、切り替え月だけは新旧の支払予定を一つの表に合算して共有するなど、資金繰りの確認方法を決めておくことが大切です。財務担当者にも乗り換えの日程を早めに伝えておきましょう。大口の支払が集中する月を避けて切り替え時期を決めると、資金繰りへの影響をさらに小さくできます。
振込データの作成と銀行への送信
債務管理システムには、支払予定から銀行に送る総合振込データを作成する機能があります。乗り換え先でも同じ形式のデータを出力できるか、インターネットバンキングへの取り込み手順が変わらないかを確認しましょう。
振込データの形式や項目の並びが変わると、銀行側で取り込みエラーになる場合があります。初回の支払より前に、件数を絞った形でデータを作成し、取り込みまでの流れを試しておくと安心です。振込元の口座や依頼人名の設定も、このときにあわせて確認しましょう。
請求書の受領と承認ルート
請求書をシステム上で受け取り、上長の承認を経て支払に回している場合は、承認ルートの移し替えも必要です。部署ごとの承認者や金額による承認段階の設定は、旧システムの画面を見ながら一覧にしておきましょう。
また、乗り換えの前後で届いた請求書をどちらのシステムで処理するかも決めておきます。基準日を設けて「この日以降に受け取った請求書は新システムで処理する」と社内と仕入先に周知すると、処理漏れを防ぎやすくなります。
仕入先マスタと支払条件を新システム向けに整える
乗り換えで最も手間がかかりやすいのが、仕入先ごとの口座情報や支払条件の移行です。旧システムのデータをそのまま移さず、使っていない取引先や古い情報を整理してから登録しましょう。
振込先口座と支払条件の棚卸し
仕入先マスタには、振込先の銀行口座、締め日と支払日の組み合わせ、振込手数料の負担区分などが登録されています。何年も取引のない仕入先や、口座変更の連絡が反映されていない情報が残っていないかを確認しましょう。
整理した仕入先マスタは、CSVなどで書き出して新システムに取り込む方法がよく使われます。取り込み後は件数だけでなく、口座番号や支払日の設定を抜き取りで照合し、振込先の誤りがないことを確かめます。
インボイス登録番号と取引先情報の照合
インボイス制度のもとでは、受け取った請求書が適格請求書かどうかを判断するため、仕入先の登録番号を管理しておく必要があります。旧システムで登録番号を管理していた場合は、番号の項目も漏れなく移行しましょう。
乗り換えを機に、国税庁の公表サイトで登録状況を確認し直す方法もあります。登録番号の照合機能の有無は製品によって異なるため、確認作業をどこまでシステムに任せられるかも乗り換え先を選ぶ際に確かめておきましょう。
手形・でんさいや相殺の扱い
支払手段に手形や電子記録債権（でんさい）を使っている場合は、支払期日や決済日の管理を新システムでどう行うかを確認します。旧システムで管理していた未決済分の一覧は、移行の対象から外さないよう注意しましょう。
また、同じ取引先に売掛金と買掛金がある場合に、相殺して差額だけを支払う運用をしている企業もあります。相殺の処理を新システムで行えるのか、会計ソフト側で処理するのかを決めておくと、移行後に担当者が迷わず処理できます。
未払残高はどの時点の数字を移すか
債務管理システムの乗り換えでは、すべての取引履歴を移すよりも、締め日時点の未払残高を正しく移すことが重要です。会計帳簿の残高と一致させられる時点を選び、移行の基準日を決めましょう。
締め日で区切る残高の移行
移行の基準日は、月末などの締め日にそろえると、会計帳簿の買掛金残高と照合しやすくなります。基準日時点で支払が済んでいない請求を、仕入先ごと、支払予定日ごとに新システムへ登録するのが基本的な方法です。
登録が終わったら、仕入先別の残高合計と会計帳簿の買掛金残高が一致するかを確認します。差額が出た場合は、旧システムで処理途中だった請求や、すでに支払済みなのに未払のまま残っている請求がないかを調べましょう。原因を記録しておくと、監査で残高の根拠を説明する際にも役立ちます。
過去の支払履歴と証憑の保存先
支払が済んだ過去の取引は、新システムに移さず、旧システムから書き出したデータとして保管する方法もあります。ただし、税務調査や監査で問われた際に、すぐに取り出せる状態で保存しておく必要があります。
電子で受け取った請求書は、電子帳簿保存法の電子取引データとして保存要件を満たす形で保管しなければなりません。旧システムの解約でデータが閲覧できなくなる前に、保存先と検索の方法を決めておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で債権・債務管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
債務管理システムを切り替える月の支払サイクル
切り替え月は、新旧のシステムを並行して動かし、支払の結果を照合する期間です。一度の支払サイクルを無事に終えてから旧システムを止めると、支払漏れや二重払いのリスクを抑えられます。
新旧で作った振込データの照合
切り替え月の支払では、旧システムと新システムの両方で振込データを作成し、件数と金額、振込先が一致するかを比べる方法があります。差異が出た場合は、マスタの登録誤りや支払条件の設定違いが原因となっていることが考えられます。
実際に銀行へ送るのはどちらか一方のデータだけにし、二重に送信しないよう担当者を明確にしておきましょう。照合結果は記録に残し、次回以降に同じ差異が出ないよう設定を修正します。並行期間は１回の支払サイクルを目安に、差異がなくなるまで延ばすかを判断しましょう。
初回支払後の仕訳と残高の確認
新システムで支払を終えたら、会計ソフトに連携された仕訳が正しいかを確認します。勘定科目や部門、取引先の対応づけが旧システムと変わっていないか、仕訳の件数と金額が支払実績と一致しているかを見ましょう。
あわせて、支払後の買掛金残高が会計帳簿と一致しているかも確かめます。初回は経理担当者が複数人で確認し、問題がなければ旧システムを参照専用に切り替えるなど、段階的に停止すると安全です。
会計ソフトや購買管理との連携範囲を決める
債務管理システムは、前工程の購買管理や後工程の会計ソフトとつながってはじめて手入力を減らせます。乗り換えでは、どこからどこまでを自動連携にするかを決めてから、乗り換え先の候補を絞りましょう。
会計ソフトへの仕訳連携の方式
会計ソフトとの連携には、API（システム同士をつなぐ仕組み）で自動送信する方式や、CSVファイルを出力して取り込む方式があります。現在の会計ソフトと乗り換え先がどの方式でつながるかを、提供会社に確認しましょう。
連携エラーが起きた場合に、どの仕訳が送られていないかを画面で確認できるかも重要です。エラーの通知方法や再送の手順まで確認しておくと、月次決算の遅れを防ぎやすくなります。
購買・発注データの取り込み
購買管理システムで発注や検収を記録している場合は、そのデータを債務管理システムに取り込めると、請求書との照合を効率化できます。発注金額と請求金額の差異を確認する作業を、どこまで自動化が可能かを確かめましょう。
ただし、連携の範囲を広げるほど設定やテストの工数も増えます。乗り換えの時点では会計連携だけを先に整え、購買データとの連携は運用が安定してから追加するなど、段階的に進める方法も検討するとよいでしょう。連携の優先順位は、手入力の件数が多い業務から決めると効果を確かめやすくなります。
支払を止めずに移行しやすい債務管理製品の一覧
請求書の受領から支払、会計処理までのどこを新システムに任せられるかという観点で、この記事で紹介する製品を一覧にしました。乗り換え先を絞り込む際の比較に使ってください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| マネーフォワード クラウド債務支払 | 請求書の受領・電子化から承認、支払、会計処理までを一元管理。適格請求書の判定も自動化 |
| freee支出管理 Fullプラン | 請求書の支払申請から承認、振込までを一連で処理。OCRで日付・金額を自動入力 |
| OBIC7会計情報システム（債務管理・債権管理） | 買掛金・未払金の支払予定や債務残高を管理。手形の決済予定の管理にも対応 |
締め日起点の乗り換えを支える債務管理製品
支払予定や未払残高、会計への仕訳連携を新しいシステムでどう扱えるかに注目し、支払側の乗り換え先として検討しやすい製品を紹介します。
マネーフォワード クラウド債務支払
- 請求書データの保存・入力・適格請求書判定の自動化
- 申請 / 承認のハンコリレーを電子化してテレワークに対応
- 請求書の受取と開封 / 保管 / 入力をBPOで
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド債務支払」は、受け取った請求書の電子化から承認、支払処理、会計処理までを一元管理できる債務管理システムです。メールで届いた請求書データを自動で保存し、AI OCRで支払先や支払金額の入力を自動化します。登録番号を国税庁の公表サイトのデータベースと照合し、適格請求書かどうかを判定する機能も搭載しています。乗り換えを機に仕入先の登録番号を確認し直したい企業や、紙の請求書の受領・データ化をBPOで任せたい企業の候補です。
freee支出管理 Fullプラン
- ルールに基づき、会社の支出を自動で制御
- 高精度OCRによる自動明細取得で入力ミスや計算ミスを大幅削減！
- 作業量69%削減！データやマスタの連携で経理担当者の業務効率化
フリー株式会社が提供する「freee支出管理 Fullプラン」は、経費申請や請求書の支払申請から承認、振込までを一連で扱える支出管理サービスです。申請と承認を経た支払は振込まで自動で完了するため、振込データを手作業で作る工程を減らせます。OCRによる日付・金額の自動入力や、決済上限金額の制御、振込時のAIチェックにも対応しています。承認ルートの移し替えとあわせて、事前申請から支払までの流れを組み直したい場合に比較しておきたい製品です。
OBIC7会計情報システム（債務管理・債権管理）
- 単体会計から連結会計、債権・債務や原価管理まで一貫サポート
- 豊富な業務系システムと業界ソリューションとの連携で全社最適化
- スキャナ保存など先進技術を採用。制度改正にもタイムリーに対応
株式会社オービックが提供する「OBIC7会計情報システム（債務管理・債権管理）」は、財務会計を中心に債権・債務や原価管理まで一貫して扱える会計情報システムです。債務・支払管理では、買掛金・未払金などの債務情報を集約し、支払予定、支払、消込、債務残高の管理を担います。手形管理では、受取手形・支払手形の登録から決済予定の管理まで行えるため、未決済の手形を含めて移行したい企業の選択肢です。対象従業員規模は100名以上とされています。
まとめ
債務管理システムの乗り換えは、支払日と締め日から逆算し、仕入先マスタの整理、未払残高の移行、切り替え月の照合という順で進めると、支払を止めずに切り替えられます。振込データの形式やインボイス登録番号、電子帳簿保存法への対応も、移行前に確認しておきましょう。債権・債務管理システムは支払業務の対応範囲や連携先が製品ごとに異なります。資料請求で複数の製品を比べ、自社の支払業務にあう乗り換え先を選んでください。
