債権管理システムとは？主な機能と特徴を解説

債権管理システムとは

まず債権とは何かを説明します。債権とは、ある人や法人（債権者）が特定の人や法人に、特定の物や金銭を請求できる権利のことです。 したがって債権管理システムは、取引における債権を管理するシステムです。取引先や案件、科目、部門等の債権を把握します。

債権管理システムの機能

債権管理システムは取引における債権を管理するシステムです。システムの細かい機能は以下のとおりです。

• ●売掛金等の管理・消込機能
• ●受取手形のてん末管理機能
• ●債権回収の支援、書類作成機能

これらの機能について、詳しくみていきましょう。

売掛金等の管理・消込機能

業務で最も多く発生する債権として、売掛金があります。売掛金は発生と支払いが繰り返し行われるという特徴があります。個々の売掛金と入金が対応していないと、現状が把握できなくなりがちです。

債権管理システムの主要な機能として、取引ごとに発生した債権と入金をひも付ける機能があります。入金があった際、取引先ごとの売掛の一覧からマッチング、消込が可能です。さらに、銀行のFBデータと連動し、突合を自動的に行う機能を持つシステムが搭載されているため、取引先ごとの売掛金の滞留状況を把握することが容易になります。

受取手形のてん末管理機能

企業で利用される債権の形態として、ほかに受取手形、小切手があります。債権管理システムでは、受取手形に関する情報も入力でき、個々の手形の取立てや銀行割引、裏書譲渡などの「てん末」を辿れます。手形取引で最も大きなリスクとなる、不渡による未回収を防ぐために役立つのです。

債権回収の支援、書類作成機能

確実な債権回収は、キャッシュフロー改善にとって極めて重要なポイントです。滞留する売掛金の回収のためには、支払期限を過ぎた債権額の確定、そして未払いの状況に合わせて請求書、督促等の手立てを打っていく必要があります。

債権管理システムでは、支払期限を過ぎた債権について注意喚起が表示されるため、回収時期を見逃しません。また、取引先に送付する書類発行機能も搭載されており、請求書や督促状の作成、印刷までの業務をシームレスに行えます。

債権管理システムのメリット

債権管理システムの機能を理解したところで、導入するメリットが何か気になるのではないでしょうか。債権管理システムをメリットは以下の３点になります。ミスが減るだけではなく作業効率があがるため、内容をしっかりとおさえておきましょう。

• ●一括管理ができる
• ●回収の効率が上がる
• ●ミスが減る

一括管理ができる

取引先ごとに購入日や入金が異なったり、入金が分割で行われたりすると、管理が手間になります。また支店や支社によって債権の回収が異なることで、財政状況が悪化し、非効率的な体制になってしまいます。 債権管理システムを導入することで売掛金や入金が一括になるため、管理がスムーズです。

回収の効率が上がる

債権管理システムを利用することで、債権回収の効率が上がります。 効率化することで、支払いの遅延状況がすぐに表示され、回収に必要な書類がすばやく作成が可能です。未回収金が発生した場合でもシステムに従って対応できるため、未回収債権を早期に解決できます。

ミスが減る

債権管理システムで一括管理をすることで、手作業だったデータ入力や金額の計算などの作業が自動化できるため、人的ミスが減らせます。 債権管理は金銭のやり取りであるため、1度のミスで会社全体の信用問題につながってしまいます。作業の精度や効率をあげるためにシステムを導入するとよいでしょう。

債権管理システム導入のメリットについては、以下の記事で詳しく解説しているので、よろしければご覧ください。

債権管理システムのデメリット

債権管理システムのデメリットは、システムの導入に時間を要することと、コストがかかることです。しかし適切に導入できれば便利なシステムとなります。

導入に時間がかかる

新たな債権・債務管理システムを導入すると、社員が慣れるまでに時間がかかります。 システムを導入して、使い方を社員へレクチャーするようにしましょう。

費用がかかる

システムを導入すると、初期費用や月額費用がかかります。社内でどのような機能が必要かどうかを話し合い、費用対効果が合っているか検討しましょう。

おすすめしたい債権管理システム

債権管理システムを導入することでさまざまな取引が一元管理できて、効率化できます。請求の自動化が可能な製品が多くありますが、月額料金や他の会計システムと連携が可能かどうかなど細かい機能が異なります。

おすすめの債権管理システムを比較

債権管理システムは、業務効率化や財務改善に期待ができるツールですが、会社規模や業態に合わせたさまざまな製品があります。 特徴や機能についてよく確認をしつつ、口コミ（レビュー）チェックの活用が有効です。

債権管理システムを選ぶ際のポイント

債権管理システムの製品を紹介しましたが、どのような基準で選べばいいか迷ってしまうのではないでしょうか。選ぶときのポイントは次の3点になります。 必要な機能や、他の会計システムとの連携が可能なのかを視野に入れながら選びましょう。

システムの利用者を想定する

債権管理システムによって設定や使い勝手が異なるため、担当者のスキルの想定が必要です。担当者の簿記や経理の知識のレベルに合わせて、細かい設定か簡単な操作で使えるものなのかをチェックしましょう。

導入までの工程にどれぐらいかかるか

債権管理システムを選んだあと、すぐに使いたいと思っていても、製品によっては数か月かかる場合があります。 また社員へのレクチャーが必要になるため、それも含めた導入工程を検討しておきましょう。

既存システムと連携ができるか

システム間の連携が可能か確認しましょう。特にグループ会社が多い企業は、債権管理データの共有範囲を細かく設定できるかどうかも検討するとよいです。 連携機能が可能な場合、仕訳データを会計管理システムに出力できたり、入金消込を自動化したりできます。

債権管理システムについて、どういった製品があるのか興味がある方はITトレンド内掲載製品の資料請求ランキングをご覧いただけます。よろしければ製品比較の参考にしてください。

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債権管理システムの機能を知って導入を検討しよう

債権管理の機能を紹介しましたが、債権管理システムは、債権のデータを同時に、一括して管理することに大きな意義があります。

債権管理システムは、財務安全性の高い経営を行うという会社の重要課題に、確かなソリューションを提供するツールであるといえるでしょう。ぜひシステムの導入を検討してみてください。