ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■入金消込の方式別
- ■連携先別
- ■回収業務の支援別
債権管理システムの乗り換え直後に起こりうること
債権管理システムの乗り換えで影響が出やすいのは、日々の入金消込です。旧システムで積み上げてきた設定が新システムに引き継がれないと、自動で消し込めていた入金を手作業で確認する場面が増える可能性があります。
振込名義と取引先の紐付けが途切れる
銀行の入金明細には、取引先名ではなく、振込を行った人や会社のカナ名義が記載されます。親会社がまとめて振り込む場合や、名義が略称になっている場合など、名義と取引先名が一致しないケースがあります。
旧システムでは、こうした名義と取引先の対応関係を登録や学習で蓄積している場合があります。この対応表を移せないと、乗り換え直後は名義の確認作業が増えるため、書き出しの可否と形式を事前に確認しておきましょう。書き出せない場合は、旧システムの画面から主な名義だけでも一覧にしておくと、移行後の確認作業を減らせます。
消込ルールの違いで手作業が増える
入金消込の方式には、金額と名義が一致したものを消し込むルール型や、過去の消込結果から候補を提示する方式などがあります。振込手数料を差し引いた入金や、複数の請求をまとめた入金をどう扱うかも、製品によって設定方法が異なります。
旧システムで自動化していた処理パターンを一覧にし、新システムでも同様に処理できるか確認することが大切です。対応が難しい場合は、手作業が必要な件数を見積もり、切り替え直後の人員を手厚く配置しておくと安心でしょう。
移すべき債権データと移さなくてよいデータ
債権管理システムの乗り換えでは、すべての履歴を移すと作業量が膨らみます。回収業務を続けるために必要なデータと、参照用に保管すれば足りるデータを分けて、移行の範囲を決めましょう。
売掛金の未回収残高と請求明細
新システムに必ず移すのは、基準日時点で入金されていない売掛金の残高です。取引先ごとの合計額だけでなく、請求書単位の明細と入金予定日まで移すと、移行後も請求書ごとに消し込みや督促ができます。
移行後は、取引先別の残高合計が会計帳簿の売掛金残高と一致するかを確認します。一部だけ入金された請求や、過入金として預かっている金額など、例外的な状態の債権は個別に一覧にして、移し方を決めておきましょう。
与信限度額と督促の履歴
取引先ごとの与信限度額や支払条件は、受注の可否を判断する材料になるため、移行の対象に含めます。与信を見直した日付や根拠も残っていれば、あわせて移すか、別の資料として保管しておくとよいでしょう。
支払が遅れている取引先への督促の履歴も、回収を続けるうえで欠かせない情報です。いつ誰がどのような連絡をしたかが途切れると、取引先に同じ内容を重ねて連絡してしまう可能性があるため、未回収の債権に関する履歴は優先して移しましょう。
消込済みの過去データの置き場所
すでに入金が済んで消し込まれた過去の債権は、新システムに移さず、旧システムから書き出したデータとして保管する方法もあります。移行の作業量を抑えられる一方で、過去の取引を調べる際に二つの場所を確認する必要があります。
取引先から過去の入金について問い合わせを受けたときや、監査で確認を求められたときに、すぐに取り出せる保管方法を決めておきましょう。旧システムの解約後にデータを閲覧できる期間も、契約前に確認が必要です。
請求から入金までの連携を組み直す
債権管理システムは、請求データを受け取り、入金明細と照合し、結果を会計に渡すという流れの中間に位置します。乗り換えでは、前後のシステムとのつなぎ方を一つずつ確認し、データの流れを組み直しましょう。
販売管理・請求書発行システムとの連携
請求データを販売管理システムや請求書発行システムから受け取っている場合は、新システムが同じ項目を取り込めるかを確認します。請求番号や取引先コードの桁数、税率ごとの金額の持ち方が違うと、取り込みの際に変換の作業が発生します。
取引先コードを新システムで付け直す場合は、販売管理システム側のコードとの対応表を用意しておくことが大切です。連携のテストは、実際の請求データを使い、件数と金額が一致するかで確かめましょう。
銀行の入金明細の取り込み方法
入金明細の取り込みには、インターネットバンキングからファイルを書き出して読み込む方法や、銀行とのAPI連携（システム同士を直接つなぐ仕組み）で自動取得する方法があります。取引のある銀行ごとに、新システムで使える方法を確認しましょう。
自動取得の場合は、銀行側の利用申し込みや設定が別途必要になることがあります。取り込みに失敗した際に通知されるか、手動で取り込み直せるかも確認しておくと、入金の確認漏れを防ぎやすくなります。
バーチャル口座を使っている場合の扱い
取引先ごとに専用の振込先口座を割り当てるバーチャル口座を使っていると、名義に頼らず入金元を特定できます。乗り換えでは、現在の口座番号を新システムに登録し直せるか、銀行との契約はそのまま使えるかを確認します。
振込先口座が変わる場合は、取引先に請求書の振込先変更を案内する必要があり、旧口座への入金もしばらく続くことが考えられます。旧口座の入金を確認する期間と担当者を決めておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で債権・債務管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
月末をまたがない債権管理の切り替え計画
取引先の支払日は月末などに集まりやすいため、切り替えの日程は入金の少ない時期に設定するのが無難です。月の途中で切り替えると、同じ月の入金が新旧のシステムに分かれ、残高の確認に手間がかかります。
新旧で同じ入金を消し込む並行期間
切り替え直後の一定期間は、同じ入金明細を新旧両方のシステムで消し込み、結果を比べる方法があります。消し込まれた請求や残った差額が一致すれば、新システムの設定が旧システムと同等に機能していると判断できます。
結果が一致しない場合は、名義の対応表やルールの設定漏れが考えられます。原因を一つずつ修正し、差異がなくなってから旧システムでの消し込みを止めると、移行後の誤った消し込みを抑えられます。並行期間は担当者の負担が増えるため、期間と人員をあらかじめ確保しておきましょう。
売掛金残高と会計帳簿の照合
並行期間の最後には、新システムの売掛金残高と会計帳簿の残高が一致しているかを確認します。会計ソフトへ連携された仕訳についても、勘定科目や取引先の対応づけが正しいかを見ておきましょう。
月次決算の前に照合を終えられるよう、日程に余裕を持たせることが大切です。照合の結果と修正内容を記録しておけば、監査や後任者への引き継ぎの際に、移行が正しく行われたことを説明する資料として使えます。
乗り換えを機に債権の回収業務を見直す
債権管理システムの乗り換えは、消込の効率化だけでなく、回収が遅れている債権への対応を見直すきっかけにもなります。新システムの機能を活かせるよう、回収業務の進め方も整理しましょう。
滞留債権の見える化と督促の分担
入金予定日を過ぎた債権を経過日数ごとに一覧にする年齢表を定期的に確認すれば、回収が遅れている取引先を早期に把握できます。乗り換え先では、年齢表の出力形式も確認しておきましょう。
督促を経理部門だけで行うのか、営業担当者も取引先への連絡を担うのか、役割を決めておくことが大切です。担当者と対応期限をルールとして明文化すれば、人員が替わっても督促が途切れにくくなります。
営業部門との回収状況の共有
営業担当者が取引先の入金状況を知らないまま次の受注を進めると、未回収の債権が増える可能性があります。新システムでは、営業部門向けの閲覧権限や入金遅延の通知機能の有無を確認しましょう。
ただし、閲覧範囲を広げすぎると、担当外の取引先情報まで見えてしまうおそれがあります。担当する取引先に閲覧範囲を絞るなど、情報共有と適切な管理を両立する設定が重要です。
消込方式と連携先で比べる債権管理製品の一覧
入金消込の方式や、請求データ・会計との連携先の違いがわかるよう、この記事で紹介する製品をまとめました。旧システムで自動化できていた消込パターンと照らし合わせて確認してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| 楽楽債権管理 | 請求先と振込依頼人が異なる入金にも対応。消込ルールの設定で属人化を防ぐ |
| バクラク債権管理 | ルールベースの自動照合に加え、名義の表記揺れや初回取引の入金はAIが消込候補を提案 |
| 請求管理ロボ | 請求書の作成・送付から入金消込、催促までを自動化。バーチャル口座やカード決済も活用可能 |
| V-ONEクラウド | 異なる名義やおまとめ入金、振込手数料も学習して照合。残高年齢表をワンボタンで出力 |
| Lecto | メール・SMS・IVRで督促を自動配信し、回収進捗と未回収債権をダッシュボードで分析 |
消込精度を保って乗り換えやすい債権管理製品
旧システムの自動消込を再現できるか、督促や滞留債権の管理まで対応しているかに注目し、入金・回収業務の乗り換え先を紹介します。
楽楽債権管理
- 入金データの取込＆請求データとの照合を自動化！
- 柔軟な設定で、金額の過不足や個別ケースもラクに消込対応
- 消込・仕訳データも自動で作成し、シームレスな連携を実現！
株式会社ラクスが提供する「楽楽債権管理」は、入金データと請求データの照合・消込から仕訳データの作成までを一元化する債権管理システムです。複数の銀行から入金データを自動取得し、まとめて消込処理を行います。入金の過不足や複数の請求書へのまとめ入金、請求先と振込依頼人が異なるケースにも個別消込で対応するため、旧システムで扱っていた例外処理も再現しやすいでしょう。顧客ごとに誤差許容金額や消込ルールを設定できるほか、消込・仕訳データをCSVで出力し、会計ソフトとの連携にも活用可能です。
バクラク債権管理
- 自動照合などAIを活用した入金消込機能で債権管理業務がラクラク
- 未入金債権の督促メールや取引先へのリマインドメールも半自動化
- 柔軟に入金仕訳・売上仕訳も作成可能！スムーズな会計業務が実現
株式会社LayerXが提供する「バクラク債権管理」は、入金消込や督促、仕訳など債権管理の業務をまとめて効率化するサービスです。ルールベースの自動照合に加えて、振込人名義の表記揺れや初めての取引先からの入金には、AIが対応する請求の候補を提案します。名義の対応表を移しきれない乗り換え直後でも、手作業での確認を減らしやすい点が特徴です。支払期日を超えた債権への督促メールの自動送信や、取引先別の債権年齢表の確認、会計ソフトに対応したCSV出力にも対応しています。
請求管理ロボ
- クレカや口座振替と連携、自動で入金管理・消込ができて時短に
- SFAや会計システムとシームレスに連携、面倒な転記作業なし
- 請求書作成〜債権管理まで一気通貫、部署間のやりとりもスムーズ
株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「請求管理ロボ」は、請求書の作成・送付から集金、入金消込、催促までを自動化する請求管理システムです。請求情報と入金情報は自動で照合され、バーチャル口座やクレジットカード決済、口座振替を活用すると入金元の特定をさらに効率化できます。未収金への催促メールの自動送信や、マネーフォワードクラウド会計、freee会計、弥生会計などに対応した取込用データの出力も可能です。請求書発行と債権管理を一つのシステムにまとめ直したい場合の選択肢です。
V-ONEクラウド
- 消込作業を大幅に削減！機械学習による高い照合率
- クレジットや口座振替などのBtoC決済管理にも対応
- メーカーや卸売業特有の検収データ照合にも対応
株式会社アール・アンド・エー・シーが提供する「V-ONEクラウド」は、入金消込と債権管理の効率化に特化したシステムです。取引先ごとに照合ロジックを調整でき、独自の学習機能によって異なる名義での振込やおまとめ入金、振込手数料の差額も学習しながら照合します。複数の金融機関・口座の取引明細を自動で取得できるほか、残高年齢表や滞留一覧表をワンボタンで出力し、回収や滞留の状況を営業部門にメールやチャットで通知することも可能です。提供形態はクラウドとオンプレミスから選べます。
Lecto （Lecto株式会社）
- メール・SMS・IVRで督促を自動配信
- 債務者情報と督促状況の一元管理・可視化
- ダッシュボードで回収進捗と未回収債権を分析。
まとめ
債権管理システムの乗り換えでは、振込名義の対応表や消込ルールを引き継げるかを確認し、売掛金の残高は締め日で区切って移すことが大切です。請求データや入金明細との連携を組み直し、並行期間で消込結果と残高を照合してから旧システムを止めましょう。債権・債務管理システムは消込の方式や連携先が製品ごとに異なります。資料請求で複数の製品を比べ、自社の入金パターンにあう乗り換え先を選んでください。
