電子帳簿保存法とはどのような法律か
対応を見る前に、何が対象となるのかを押さえておきましょう。区分を理解すると、自社で何をすべきかも整理しやすくなります。
対象となる保存の区分
電子帳簿保存法は、国税に関する帳簿や書類を電子的な形で保存する際の取り扱いを定めた法律です。保存の方法によって、いくつかの区分に分けて整理されています。
電子的にやり取りした取引情報をそのまま保存する区分、紙で受け取った書類を読み取って保存する区分、会計システムなどで作成した帳簿を電子的に保存する区分があります。区分ごとに求められる要件が異なるため、自社の業務がどこに当たるかを最初に確認する必要があります。制度の内容は改正されることがあるため、詳細は国税庁の公表資料や顧問の税理士に確認しながら進めましょう。
対応が求められる背景
取引に関わるやり取りが電子的な手段で行われる場面が広がり、紙を前提とした保存では実態に合わなくなってきました。請求書や領収書を電子ファイルで受け取ることが日常的になっています。
あわせて、紙の保管にかかる場所と手間の負担も課題として挙げられます。必要な書類を探すのに時間がかかる、保管場所が不足するといった状況です。制度への対応を機に、業務の進め方を見直す企業も少なくありません。
区分から見た対応事例
事例では、どの区分から着手したかによって進め方が分かれます。三つに整理して確認します。
電子取引データの保存への対応
電子メールで受け取った請求書、Web上でダウンロードした領収書、電子的なやり取りで交わした注文書などが対象になります。多くの企業がまず向き合う区分です。
事例では、受け取ったファイルをどこに保存するかを定め、社内へ周知する取り組みが語られます。担当者ごとに保存場所が異なると、必要なときに見つけられません。保存先を一か所に決め、ファイル名の付け方を統一する取り決めから始める進め方が採られています。
スキャナ保存への対応
紙で受け取った領収書や請求書を読み取り、電子的な形で保存する区分です。紙の原本を保管する負担を減らせる可能性があります。
事例では、読み取りの担当と時期を定め、業務の流れに組み込む取り組みが語られます。経費精算の申請時に本人が撮影する運用や、経理部門でまとめて処理する運用があります。読み取った内容の確認をどう行うかも、あわせて決めておく必要があります。要件の詳細は制度の定めによるため、対応の可否は税理士に確認しましょう。
電子帳簿等保存への対応
会計システムなどで作成した帳簿や決算関係の書類を、電子的な形のまま保存する区分です。紙に出力して保管する運用からの切り替えにあたります。
この区分では、使用しているシステムが要件を満たすかが確認の中心になります。訂正や削除の履歴を残せるか、必要な項目で検索できるかといった点です。既存のシステムで対応できるかを、提供元に確認したうえで判断しましょう。
対応を進める際の要件の考え方
区分によって細部は異なりますが、共通して意識される考え方があります。二つに整理して確認します。
検索できる状態での保存
保存しているだけでは足りず、必要な書類を取り出せる状態にしておくことが求められます。取引の年月日、金額、取引先といった項目で探せる形が想定されています。
ファイル名にこれらの情報を含める方法や、一覧表を作成して管理する方法もありますが、件数が増えるほど手間がかかります。システムに項目を登録して検索できるようにする構成であれば、この作業を抑えられます。求められる項目や条件の詳細は制度の定めによるため、確認しながら整備しましょう。
改ざんを防ぐ措置
保存した内容が後から変更されていないことを示す仕組みも求められます。時刻に関する情報を付与する方法、訂正や削除の履歴が残るシステムを使う方法、社内で事務処理の規程を定めて運用する方法などが挙げられます。
どの方法を採るかによって、必要なシステムも運用も変わります。規程を定めて運用する方法では、文書の整備と社内への周知が必要です。自社に適する方法の選択は、顧問の税理士や社内の経理担当と相談しながら判断することをおすすめします。
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事例を読み解く際の着眼点
公開されている事例をそのまま自社に当てはめると、想定と異なる結果になることがあります。読む際に確認したい点を二つ挙げます。
対象書類と業務範囲の前提
同じ対応でも、扱う書類の種類と件数によって必要な準備は変わります。請求書だけを対象とした事例と、経費精算の領収書まで含めた事例では、関わる人数も大きく異なります。
自社と比べる際は、対象書類の種類、月あたりの件数、関わる部署を照らし合わせましょう。事例で採用されている方法が、自社の業務量でも回るかを見極める必要があります。前提が大きく異なる事例は、参考にする範囲を限定して読むことが求められます。
運用の定着と社内周知
対応は経理部門だけで完結しません。電子的に受け取った書類を保存する運用では、受け取った本人の行動が関わります。周知が行き届かなければ、これまでどおり印刷して回付される状態が続きます。
事例では、社内向けの手順書を用意した、説明の機会を設けた、保存先を分かりやすい場所に置いたといった取り組みが語られます。何を変えた結果なのかを分けて読むと、自社で必要な準備が見えてきます。定着までに一定の期間を要する点も、計画に織り込んでおきましょう。
文書電子化サービスの選び方
ここまでの内容を踏まえ、サービスを選ぶ際の確認事項を整理します。
対象書類と件数の整理
最初に、どの書類を対象にするのかを決めます。請求書、領収書、契約書、注文書のどこまでを含めるかによって、必要な機能と件数が変わります。
あわせて、月あたりの件数と関わる人数も整理しましょう。件数に応じた料金体系を採るサービスもあり、規模の想定は費用の試算に直結します。紙で保管している過去の書類をどう扱うかも、この段階で方針を決めておくと計画が立てやすくなります。
既存システムとの連携範囲
会計システムやワークフローの仕組みと連携できるかは、業務の流れを左右する要素です。保存したデータを手作業で会計システムへ入力する運用では、負担が残ります。
読み取った内容を仕訳の入力に活用できるか、承認の流れと結び付けられるかも確認点です。連携の方式に加えて、取り込みに失敗した際に気づける仕組みがあるかも確かめておきましょう。判断が難しい部分は情報システム部門に相談しながら進めましょう。
費用とサポート範囲の確認
料金は、利用人数に応じた月額制、処理する件数によるプラン分け、保存容量による課金など、サービスによって考え方が異なります。過去分の取り込みを依頼する場合は、その費用も別に見込む必要があります。
サポートについては、どこまで対応してもらえるのかを具体的に確かめます。操作方法の案内にとどまるのか、運用の設計や社内向けの資料の準備を支援してもらえるのかはサービスごとに差があります。制度改正への対応がどのように提供されるかも、あわせて確認しておきましょう。
電子帳簿保存法への対応に役立つ文書電子化サービス
区分ごとの要件にあわせて検討できる、文書電子化サービスを紹介します。
SmartRead
- AI OCRで自動仕分け,高精度読取り,確認修正機能で作業時間を削減
- 初期費用＆月額システム料不要で、利用料は月額3万円～ ※年払い
- APIやRPAを通して業務システム等に連携でき、データ活用を推進
株式会社Cogent Labsが提供する「SmartRead」は、紙の書類をAIで読み取ってデータ化できるサービスです。請求書や領収書といった帳票の項目を自動で抽出する機能を備えており、電子帳簿保存法のスキャナ保存区分に対応した業務フローの構築に活用できます。
SVF
- 累積導入38,000社以上、国内シェアNo.1の帳票ソフトウェア
- 様々な上位システムと連携、社内に散在する帳票システムの統一化
- オンプレミス・クラウド対応・電子帳簿保存法も対応
ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供する「SVF」は、帳票の作成と電子化を扱う帳票基盤システムです。基幹システムから出力する帳票を電子データとして保存する構成に対応しており、国税関係書類の電子保存に関わる業務にも活用されています。
SmartRead PLUS+
- 信頼性が高く、すぐ活用できるように加工したデータを提供
- 高度なセキュリティ体制！機密性の高い文書でも安心してお任せ
- 特定の書式に限らず、あらゆる形式の文書に対応
株式会社Cogent Labsが提供する「SmartRead PLUS+」は、多様な帳票フォーマットに対応した読み取り機能を備えたAI-OCRサービスです。読み取り結果の確認画面を備えており、データ化した内容を人の目で確認してから保存する運用に対応しています。
AI-OCR「DX Suite」 （さくら情報システム株式会社）
- 手書き、PDF、FAX、写真など、あらゆる書類を高精度でデータ化
- AIが読み取り位置を自動判定し、非定型帳票にも対応
- 国内AI-OCR市場で圧倒的なシェアを獲得
AIよみと～る （NTT東日本株式会社）
- トライアルの結果、導き出された読取制精度96.71％！
- 使いやすい利用者画面！簡単なマウス操作だけで、読取設定が可能
- RPAと組み合わせることで、稼働時間削減も！
電子帳簿保存法への対応に関するよくある質問
対応を検討する担当者から寄せられることの多い質問と回答をまとめました。
- Q1： 何から着手すべきですか？
- まず自社が扱う書類を洗い出し、どの区分に当たるかを整理する作業から始める進め方が一般的です。電子的に受け取っている書類の種類と件数を把握すると、優先順位が見えてきます。区分の判断は顧問の税理士に確認しながら進めましょう。
- Q2： 専用のシステムがなくても対応できますか？
- 保存先とファイル名の付け方を定め、社内規程を整えて運用する方法もあります。ただし件数が増えるほど管理の手間がかかります。件数と関わる人数を踏まえ、手作業で続けられるかを見極めて判断するとよいでしょう。
- Q3： 紙の原本は処分してよいのですか？
- 読み取って保存した場合の原本の扱いは、要件を満たしているかによって判断が分かれます。自己判断で処分せず、顧問の税理士や国税庁の公表資料を確認したうえで、社内規程として方針を定めることをおすすめします。
- Q4： 対応までにどのくらいの期間がかかりますか？
- 対象書類の範囲や既存システムとの連携によって幅があります。保存先とルールを定めるだけであれば短期間で始められる一方、会計システムとの連携や社内展開を伴う場合は準備に時間を要します。決算の時期を避けた計画を立てましょう。
まとめ
電子帳簿保存法への対応事例では、電子取引データの保存、スキャナ保存、電子帳簿等保存という区分ごとに取り組みが分かれます。共通して意識されるのは、検索できる状態で保存することと、改ざんを防ぐ措置を講じることです。事例を読む際は、対象書類の範囲と社内への周知の進め方を確認しましょう。対象書類と件数を整理したうえで、連携範囲や費用を比べ、要件の判断は税理士に確認しながら進めることをおすすめします。
