電子署名のメリットとデメリットとは？契約を早める効果と導入時に注意したい点を解説

電子署名の仕組みと押印との違い

紙の書類では、印鑑やサインが「確かに本人が作った」ことを示す役割を持ちます。電子署名は、その役割をデータの世界で果たすものです。まずは仕組みと、似た言葉との違いを確認しましょう。

本物だと確かめられる仕組み

電子署名では、署名する人だけが持つデータと、誰でも確かめられるデータの2つを組み合わせて使います。署名するときは前者を使い、受け取った側は後者を使って中身を確かめます。この仕組みによって、誰が署名したのかと、署名した後に1文字でも書き換えられていないかを確認できます。

署名した人が本当にその人かを保証するために、第三者の機関が発行する証明書を使う方法もあります。証明書には有効期限があるため、更新の手続きを忘れないよう管理が必要です。どの方式を使うかで、費用や手続きの重さが変わります。

電子サインやタイムスタンプとの関係

画面に指やマウスで手書きの線を書き込む方法は、電子サインと呼ばれることがあります。手軽に使える一方、それだけでは書き換えられていないことまでは確かめられません。用途に応じて、どこまでの確かさが必要かを考える必要があります。

あわせて使われるのがタイムスタンプです。これは「その時刻にその内容が存在していた」ことを示す記録で、第三者の機関が発行します。署名した時刻をあとから証明したい場合に組み合わせます。契約の種類によって、どこまで必要かは変わります。

電子署名を導入するメリット

電子署名の効果は、はんこを押す手間がなくなることだけではありません。契約にかかる日数や費用、書類の探しやすさにも関わります。3つの角度から利点を整理します。

契約が結ばれるまでの日数を短くできる

紙の契約では、印刷して押印し、郵送して相手の押印を待ち、返送してもらう流れが必要です。往復だけで1週間ほどかかることもあります。電子署名なら、画面上で確認して署名するだけで済むため、その日のうちに完了する場合もあります。

特に、社内の承認が複数の人にまたがる場合に差が出ます。紙を回覧する形だと、誰の手元で止まっているかがわかりません。電子なら今どこまで進んだかを画面で確認でき、止まっている相手に連絡できます。

印刷や郵送にかかる費用を減らせる

紙の契約では、用紙代、インク代、郵送料に加えて、契約書に貼る収入印紙の代金がかかります。電子で作成した契約書には印紙税がかからないという扱いが示されており、金額の大きい契約ほど差が出ます。件数が多い会社ほど、削減できる金額は大きくなります。

費用だけでなく、作業する人の時間も減らせます。印刷して封筒に入れ、郵便局に出すまでの作業がなくなるためです。ただし、電子署名のサービス自体には利用料がかかるため、削減できる額と比べて判断しましょう。

書類の保管と検索が楽になる

紙の契約書は、キャビネットの場所を覚えている人がいないと探せません。年数がたつと保管場所も足りなくなります。データで保管すれば、取引先名や日付から探せるようになり、置き場所の問題もなくなります。

更新期限が近い契約を一覧で確認できる製品もあります。自動で更新される契約を見落として、不要な支払いが続く事態を防ぎやすくなります。誰がいつ書類を見たかの記録が残る点も、管理のうえで役立ちます。監査や取引先からの問い合わせがあったときに、経緯を示しやすくなります。

電子署名のデメリットと注意したい点

便利な一方で、導入前に知っておきたい制約もあります。ここでは3つの注意点を取り上げます。

利用料や証明書の費用がかかる

サービスの多くは、月ごとの基本料に加えて、送信した件数に応じた料金がかかります。使う人数で料金が変わる形もあります。第三者の機関が発行する証明書を使う場合は、その発行料と更新料も必要です。

費用を比べるときは、料金表の金額だけを見ないようにしましょう。保管できる件数に上限があるか、他のシステムとつなぐ場合に追加料金がかかるかも確認します。今かかっている印刷や郵送の費用を書き出しておくと、比べる目安になります。

社内ルールと業務の流れを見直す必要がある

押印の手順が社内規程に書かれている場合、電子で進められるように書き換える必要があります。誰が署名できるのか、どの金額までは部門長の判断でよいのかといった決まりも整理し直します。承認の流れをそのまま電子に置き換えられるとは限りません。

あわせて、契約書の原本をどこに保管し、いつまで残すのかも決めておきましょう。法律で保存期間が定められている書類もあります。判断に迷う場合は、法務の担当者や、契約している専門家に確認する流れを決めておくと安心です。

取引先の理解を得る必要がある

契約は相手があってのものです。取引先が紙での契約を続けたい場合、こちらだけが電子に切り替えることはできません。相手の社内ルールで、電子での契約が認められていないこともあります。

切り替えを進めるときは、どんな仕組みで本人だと確かめているのか、後から内容を確認できるのかを説明できるようにしておきましょう。相手側に利用料がかからない形かどうかも、聞かれることの多い点です。当面は紙と電子の両方に対応できる体制を残す方法もあります。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で電子署名の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

導入前に確かめたい確認項目

効果を出せるかどうかは、自社の契約の内容と、使う人の環境によって変わります。本人確認や改ざん防止の水準と、日々の使い勝手という2つの点から確認しましょう。

必要な本人確認や改ざん防止の水準を決める

契約の種類によって、本人確認や改ざん防止に求められる水準は違います。社内の申請書と、金額の大きい取引契約とでは、同じ水準でなくてもかまいません。すべてを最も重い方式にすると、費用と手続きの負担が大きくなります。

まずは、どの書類にどの方式を使うかを分けて考えましょう。第三者の証明書が必要なもの、メールでの本人確認で足りるもの、という形で整理します。判断に迷う書類があれば、法務の担当者や専門家に確認したうえで社内の基準を決めておきましょう。

日々の使い勝手と業務とのつながりを確かめる

実際に使うのは、契約の担当者だけではありません。承認する上司や、取引先の担当者も操作します。専用のアプリを入れる必要があるか、スマートフォンからでも署名できるかは、進み具合を左右します。

今使っている契約書管理や販売のシステムとつなげられるかも確認しましょう。つなげる仕組みが思ったとおりに動かない場合、製品の仕様、社内のネットワーク設定、つなぐ相手のサービスの制限など、複数の原因が考えられます。止まったときに管理者へ知らせが届くかも聞いておきましょう。

電子署名に対応したサービス

契約や書類の締結を電子的に進める際に候補となるサービスを紹介します。対応できる書類の種類は事前に確認しましょう。

電子署名に関するよくある質問

導入を考えるときによく寄せられる疑問をまとめました。社内で話し合う際の参考にしてください。

Q1： 電子署名した契約書は法的に有効ですか？

電子署名法では、一定の要件を満たす電子署名がされた電子文書は、本人によって作成されたものと推定される旨が定められています。ただし、契約の種類によっては書面が求められる場合もあります。自社が扱う契約について、法務の担当者や専門家に確認しましょう。

Q2： 収入印紙は本当に不要ですか？

電子データとして作成し、そのまま交付する契約書には印紙税がかからないという扱いが示されています。ただし、印刷して紙で渡した場合の扱いは異なります。運用の形によって変わるため、税務の担当者や税理士に確認することが重要です。

Q3： 取引先も同じサービスに契約する必要はありますか？

多くのサービスでは、受け取る側は契約せずにメールのリンクから署名できる形が採られています。ただし、相手側にアカウント登録を求める製品もあります。取引先に負担がかからない形かどうかを、比べる段階で確認しましょう。

Q4： 導入までにどのくらいの期間がかかりますか？

社内規程の見直しや、対象とする契約の整理を含めると、数週間から数か月を見込む例があります。まず社内の申請書から始めて、慣れてから取引先との契約に広げる進め方もあります。取引先への説明の時間も予定に入れておきましょう。

まとめ

電子署名には、契約が結ばれるまでの日数を短くできること、印刷や郵送にかかる費用を減らせること、書類の保管と検索が楽になることという良い点があります。一方で、利用料や証明書の費用、社内ルールの見直し、取引先の理解という課題も伴います。まずは自社の契約を種類ごとに分け、どこまでの確かさが必要かを整理するところから始めましょう。製品を比べたい方は、資料請求を活用してみてください。