電子署名アプリとは？できることや選び方、おすすめ製品を比較

電子署名アプリとは

電子署名アプリとは、電子文書に対して本人が承認したことを示す電子署名を付与し、文書の改ざん確認や署名者の確認を支援するアプリです。契約や承認の流れを電子化したい企業で活用されています。

電子文書に署名を付与する

電子署名アプリでは、PDFや電子データに署名情報を付与できます。紙に印刷して押印する手間を減らし、パソコンやスマートフォンから手続きを進めやすくなります。

取引先や従業員が離れた場所にいても、オンライン上で署名依頼や確認を進められる点が特徴です。

本人性と改ざんを確認しやすくする

電子署名は、誰が署名したのか、署名後に文書が変更されていないかを確認するために使われます。電子署名及び認証業務に関する法律では、一定の要件を満たす電子署名が行われた電磁的記録について、真正に成立したものと推定する旨が定められています。

参考：電子署名及び認証業務に関する法律｜e-Gov法令検索

電子契約システムとの違い

電子契約システムは、契約書の作成から送信、締結、保管までを広く支援する仕組みです。一方、電子署名アプリは、文書に署名を付与し、真正性を確認しやすくする機能に焦点を当てる場合があります。

契約業務全体を効率化したい場合は電子契約システム、署名や証明を重視したい場合は電子署名アプリを比較するとよいでしょう。

電子署名アプリでできること

電子署名アプリは、署名の付与だけでなく、署名依頼や進捗確認、文書保管、タイムスタンプ連携などに対応する製品もあります。自社の業務範囲にあわせて必要な機能を確認しましょう。

署名依頼をオンラインで送る

契約書や申請書を相手に送付し、オンライン上で署名を依頼できます。郵送や対面での押印が不要になり、社外とのやり取りを進めやすくなります。

依頼先のメールアドレスや署名順を設定できる製品なら、複数名の承認が必要な文書にも対応しやすいでしょう。

署名状況を確認する

電子署名アプリでは、誰が署名済みで、誰の確認が残っているかを画面上で確認できます。進捗が見えにくい紙の回覧と比べ、催促や確認のタイミングを判断しやすくなります。

法務部門や総務部門で複数案件を扱う場合、一覧で状況を把握できる機能が役立ちます。

署名済み文書を保管する

署名が完了した文書をクラウド上や社内環境に保管できます。検索機能や権限設定があれば、必要な文書を探しやすく、閲覧できる人も制御しやすくなります。

電子取引データの保存に関係する文書を扱う場合は、電子帳簿保存法の要件も確認しておきましょう。

参考：電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁

タイムスタンプと連携する

タイムスタンプは、ある時刻に文書が存在し、その後変更されていないことを示すために使われます。電子署名と組み合わせることで、文書の信頼性を補強しやすくなります。

契約書や申請書、医療関連文書など、証跡を重視する業務では確認したい機能です。

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電子署名アプリが向いている利用シーン

電子署名アプリは、署名や承認のために紙を印刷し、郵送や保管を行っている業務と相性があります。ここでは、導入を検討しやすい代表的な利用シーンを整理します。

契約締結を早めたい場合

取引基本契約書や秘密保持契約書など、社外との契約に時間がかかっている場合に適しています。署名依頼から完了までをオンライン化することで、郵送待ちや押印待ちの時間を減らせます。

ただし、取引先の運用ルールによっては紙が必要なケースもあります。事前に相手先の対応可否を確認しましょう。

社内承認を電子化したい場合

稟議書や申請書、同意書などの社内文書にも活用できます。署名や承認の履歴が残るため、後から経緯を確認しやすくなります。

人事や総務、法務など、複数部署が文書を扱う企業では、文書管理の標準化にもつながります。

スマートフォンで署名したい場合

外出中の営業担当者や在宅勤務の従業員が多い企業では、スマートフォン対応が便利です。パソコンを開けない状況でも、署名依頼の確認や承認を進められます。

画面サイズが小さいため、署名箇所の見やすさや操作ミスを防ぐ設計も比較しましょう。

証跡を残したい場合

いつ、誰が、どの文書に署名したのかを残したい場合にも向いています。署名履歴や操作ログを確認できれば、内部統制や監査対応の資料として活用しやすくなります。

ログの保存期間や出力形式は製品ごとに異なるため、社内規程にあうか確認が必要です。

電子署名アプリの比較ポイント

電子署名アプリを選ぶ際は、署名方式や対応文書、セキュリティ、既存システムとの連携を比較しましょう。価格だけで選ぶと、運用開始後に必要な機能が不足する場合があります。

比較項目	確認する内容
署名方式	メール認証や電子証明書、タイムスタンプ連携などに対応するか
対応文書	契約書や申請書、同意書など自社の対象文書に使えるか
管理機能	署名状況や文書検索、操作ログ、権限設定を確認できるか
連携性	文書管理やワークフローなど既存システムと連携できるか

署名方式が自社にあうか

まず確認したいのは、署名方式が自社の業務にあうかです。メール認証で手軽に使えるものもあれば、電子証明書を用いて本人性を高めるものもあります。

重要契約や公的手続きに近い文書を扱う場合は、求められる証明レベルを確認したうえで選びましょう。

対象文書に対応できるか

契約書や申請書、同意書、医療関連文書など、電子署名を使いたい文書は企業によって異なります。対応できるファイル形式や署名欄の設定方法を確認してください。

大量の文書を扱う場合は、テンプレート機能や一括送信機能があると運用しやすくなります。

セキュリティを確認できるか

電子署名アプリでは、契約情報や個人情報を扱うことがあります。通信の暗号化やアクセス権限、操作ログ、管理者設定などを確認しましょう。

社外とのやり取りが多い場合は、相手先の本人確認方法や通知の仕組みも重要です。

既存システムと連携できるか

文書管理システムやワークフローシステム、顧客管理システムと連携できると、二重入力を減らしやすくなります。契約書の作成から保管までを一連の流れで管理したい場合に有効です。

連携方法は、標準機能や外部連携、開発が必要な連携に分かれます。導入前に費用と工数を確認しましょう。

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▶幅広い文書の署名に使える電子署名アプリ

ここからは、ITトレンドに掲載されている電子署名アプリを紹介します。契約書や同意書など、幅広い文書に電子署名を使いたい場合は、署名依頼のしやすさや相手先の操作性を重視しましょう。社外とのやり取りが多い企業では、相手が迷わず署名できるかも重要です。

▶タイムスタンプを重視する電子署名アプリ

文書の存在時刻や改ざん有無の確認を重視する場合は、タイムスタンプに対応する製品が候補です。電子契約や電子取引データの保存で証跡を整えたい企業は、保存要件との関係も確認しましょう。

▶医療関連文書向けの電子署名アプリ

医療関連文書では、一般的な契約書とは異なる運用要件が求められる場合があります。電子処方箋や医療機関向けシステムとの関係を確認し、対象業務にあう製品を選びましょう。

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電子署名のアプリ利用に関するFAQ

電子署名アプリを検討する際は、法的な扱いやスマートフォン利用、無料ツールとの違いに不安をもつ方もいます。よくある疑問を整理し、導入前の確認に役立てましょう。

Q１：電子署名アプリはスマートフォンでも使えますか？

スマートフォンに対応する製品であれば利用できます。外出中や在宅勤務中でも署名依頼を確認し、承認を進めやすくなります。ただし、文書の表示や署名欄の操作性は製品ごとに異なるため、事前に画面の見やすさを確認しましょう。

Q２：無料の電子署名アプリでも十分ですか？

利用件数が少なく、社内確認や簡易な同意書に使う範囲であれば候補になります。一方で、重要契約や監査対応、権限管理、ログ管理を重視する場合は、有料製品も比較しましょう。将来的な利用拡大を考えると、管理機能の差が重要になります。

Q３：電子署名と電子印鑑は同じですか？

同じ意味で使われることもありますが、役割は異なります。電子印鑑は印影画像を電子文書に押す仕組みを指す場合があります。電子署名は、本人性や改ざん確認を支援する仕組みとして使われる点が特徴です。

Q４：取引先が使ったことがなくても導入できますか？

導入は可能ですが、相手先の理解が必要です。署名方法や確認手順を案内できる製品を選ぶと、取引先の負担を減らしやすくなります。重要な取引先には、事前に電子署名での締結可否を確認しておくと安心です。

Q５：導入前に確認すべき社内ルールは何ですか？

確認すべき主な内容は、電子署名を使う文書の範囲や承認者、保存場所、閲覧権限、紙との使い分けです。法務部門や経理部門、情報システム部門と連携し、運用ルールを決めてから製品を比較しましょう。

まとめ

電子署名アプリは、紙への押印や郵送を前提とした署名業務を電子化し、契約や承認の流れを効率化するためのツールです。署名方式や対象文書、セキュリティ、既存システムとの連携を確認すると、自社にあう製品を選びやすくなります。複数製品を比較したい方は、ITトレンドで電子署名アプリの資料請求を活用してください。