メール共有システム

複数メンバーでの効率的で漏れのないメール対応を実現！ WEBCAS mailcenter

複数人での効率的なメール対応を可能にするシステムです。複数の窓口も一元対応可能。テンプレートを使ったメール作成の効率化や品質の向上にも活用できます。レポートを活用した業務改善にも活用可能です。

【メールの一元管理】
代表メールなどに届いた問い合わせメールやWebのフォームから送信されたお問い合わせを、サーバーで一元管理し複数の担当者で管理できます。未対応、編集中、対応済みなどの対応状況別にフォルダ分けされるので、返信漏れや二重対応を防止可能です。

【対応履歴の確認】
対応中の宛先に対する過去の対応内容をワンクリックで表示できます。属人化を防ぎつつ、効率的な顧客対応が可能です。

【テンプレートの作成】
メール作成時に使えるテンプレートを作成できます。誰でも一定の品質を保ったメールを作成可能です。

【承認フローの構築】
最大3段階の承認フローを構築可能です。承認者による差戻し、承認などの操作で、不適切なメールの送信を防げます。

【レポートの作成】
問い合わせ件数や担当者ごとの対応件数など、詳細なレポートを作成できます。CSVで出力し、加工利用や他システムでの活用も可能です。

【上限なしのオペレーター登録】
一般的なメール共有システムは、オペレーターの人数によって課金される料金体系です。本システムはオペレータ数に制限がないため、オペレータの多い企業でも低コストで運用できます。

【オペレータへの連絡機能】
システムのログイン直後のページに、オペレータへの連絡事項を表示できます。

【オペレーターの業務効率化・改善がしたい】
誰も返信していない問い合わせが一目で確認できるため、周りのオペレーターに進捗状況をいちいち確認しなくても業務を進行できます。業務別にメールが仕分けされるため、対応しなければならないメールの見落としもなし。送信前に最大3段階の承認フローも構築できるので、誤送信や内容のミスによる不手際を防止可能です。インターフェースは一般のメールソフトに似た作りとなっているので、操作はすぐに習得できます。

【マネージャーの業務改善がしたい】
どのメールに対して誰が対応しているか、状況をリアルタイムに確認できます。マネージャー側でテンプレートを作っておけば、パート・アルバイトのような即席スタッフでもテンプレートを用いてある程度の品質のメールを作成可能です。件数や問い合わせ内容のレポート化もでき、製品の改善や営業フローの改善にも活用できます。

【個人情報保護管理者の管理業務を改善したい】
会社に届くメールをシステム上で一元管理できるので、個人情報を含むメールを各担当者のPC上に個別で保有させる必要がなくなり、個人情報漏洩リスクを軽減できます。オペレーターごとにメールアドレスなどの個人情報を表示させないなど、権限管理を活用してより高度なセキュリティを保持可能です。操作ログも確認できるためトラブル時にはすぐに対応可能。ログ取得していることをオープンにすれば、個人情報持ち出しの抑止効果も見込めます。