経費精算システムの「クラウド型」と「オンプレミス型」を徹底比較！

経費精算システム　クラウド型 vs オンプレミス型

コストで比較

「クラウドは安い」と言われますが、一概にそうとも限りません。クラウドは人数分の定額制で、月々費用が発生します。長く使えば使うほど、コストが発生します。

これに対し、オンプレミス型は購入（構築・導入）する際にコストが発生するものの、以降は社内の運用保守コスト程度で、ほとんど負担になりません。このため、いつかはオンプレミス型の方がトータルでは低価格になる可能性があります。

とはいえ、オンプレミス型は、障害の際にコストがいきなり跳ね上がることがあり、これは予想が困難です。この点クラウドは一定しており、IT投資コストを見える化ができます。クラウドは初期投資コストの軽減も可能です。ここから見ると、コスト面ではクラウド型に軍配が上がります。

機能で比較

「クラウドは機能が画一的」「オンプレミス型はカスタマイズが自由」と思われがちですが、機能に大きな差はなくなっています。多機能なクラウド製品が多くなり、柔軟なカスタマイズも可能です。

また、クラウドは新機能をすぐに利用できます。オンプレミス型では新しいバージョンを検証したりインストールしたりする作業が求められますが、クラウドは一切不要です。リリースされたその時点から新機能を使うことができ、ここでもクラウドに軍配が上がるでしょう。

操作性で比較

操作性にクラウドとオンプレミスの違いはありません。クラウド型とオンプレミス型というよりは、製品ごとの個性になります。これに関しては、お試し版等をダウンロードしたり、デモンストレーションを見せてもらって確認しましょう。

クラウド型の方がスマートデバイスと相性がよく、導入研修のハードルを低くできる可能性があります。しかし、オンプレミス型でもスマートデバイス対応はありますので、確認してみましょう。

運用面で比較

利用する側ばかりではなく、運用する側の比較も大切です。これはクラウドが圧倒的に優位です。そもそも、クラウドはサービス提供事業者が肩代わりし、運用や保守がほとんど不要です。利用料金にそれが含まれているのです。プロフェッショナルが請け負うため、障害も少なく、可用率も高くなっています。

一方オンプレミス型は、自社内で運用しなければなりません。中小企業では専任者を置くことができず、大きな負担となります。担当者が代われば業務の引き継ぎも必要です。社員からの問い合わせにも対応が必要で、雑務が多くなります。運用面ではクラウド型に軍配が上がります。

開発面で比較

今度は開発側。クラウド型では開発が不要で、即戦力として活用できるところが魅力です。オンプレミス型は構築を外注するにせよ、マネジメントは必要になります。

一般に「クラウドは共同利用だから開発による拡張性が低い」「オンプレミス型は企業のニーズに即した柔軟な開発が可能」と思われています。これに間違いはありませんが、クラウドも柔軟な開発ができるようになっています。オンプレミス型は逆に、手を加えず導入して、カスタマイズを抑える傾向にあります。

以上からすると、どちらともいえません。ただ、導入後、オンプレミス型の方がユーザーのニーズに応えて、即座に変更することが可能です。特に、経費精算やグループウェアなどはユーザーから変更の要求が多いシステムです。社員全員が使っているからです。

導入後のユーザー満足度を重視するのであれば、オンプレミス型に軍配が上がります。

まとめ　～ クラウドが時代の潮流？ ～

以上から見ると、クラウド型が有利といえます。すでにクラウドが時代の潮流となっているのです。ただ、これも企業それぞれです。自社内に強力な開発と運用体制が整っているのであれば、オンプレミス型もお勧めです。慎重に比較してみましょう。