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基幹システムとのデータ連携で請求書業務を効率化。業務フローも改善し、大幅な残業削減を実現しました。

茨城県全域をカバーするトヨタ自動車の販売店として1956年に創業され、新車や中古車の販売及び整備のみならず、昨今ではカーシェアリングや洗濯代行などの事業を展開する茨城トヨペット様。40の店舗分を含めて本社に届く月間350通もの請求書の処理に頭を悩ませていましたが、『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入で、請求書業務を大幅に削減されました。

導入担当者

この事例のポイント

01

月350通の請求書をデジタル化。残業時間を大幅削減

大半の伝票処理が電子処理になったので、印刷する分量を大幅に削減することができました。

02

請求書業務の進捗が可視化され、出張中でも承認可能

スマートフォンで確認できるため、県外出張が多い所属長のところで業務が止まることもなくなりました。

03

膨大な量の請求書・明細書の保管から解放

データはシステム内に保管されますので、あの分厚いファイルからも解放されました。

導入企業プロフィール

社名茨城トヨペット株式会社
業種運輸
部署区分経理・財務
従業員規模750名以上 1,000名未満
事業内容トヨタの新車販売、中古車販売、自動車関連商品販売、自動車の点検・整備・修理業務、レクサス事業ほか

導入前の課題

•月初の2営業日までに入力を終えていなくてはなりません。そのため月初の2日間はどうしても残業時間が増えていました。
•明細などを含めれば月に1000~1200枚ありましたので、運ぶのも一苦労でした。また、請求書の所在確認も大変な時もありました。

導入を決めた理由

•一部電子データで届くものもありますが、印刷してすべて紙ベースで整理し、エクセルをつかって振替伝票を作成していました。
•電帳法やインボイス制度への対応もできました。

導入後の効果

※導入から6ヶ月の成果

約91%の時短になる事を想定。紙の使用量が極端に減りました。

✓経理担当1名が、伝票処理に費やす時間が、月に累計34~35時間程度ありましたが、月3時間ほどに減らせる計算で、約91%の時短になる事を想定しています。
✓過去のデータを検索するのも簡単なので、取引先からの問い合わせにもその場で答えられるようになりました。

活用している主な機能・工夫点

大半の伝票処理が電子処理になった

✓データはシステム内に保管されますので、あの分厚いファイルからも解放されました。
✓PCだけでなく、スマートフォンで確認することもできるので、県外出張が多い所属長のところで業務が止まってしまうこともなくなりました。
✓トヨタの販売店が導入している基幹システム「ai21」にデータを入力します。そして、そのデータを銀行に伝送するまでが一連のフローとなります。

少人数制で、合計で10回ほど説明会を開催しました。

✓午前と午後に分けて、5~6人ずつの少人数制で、合計で10回ほど説明会を開催しました。
✓その後もリモートで説明を重ねて、最初は難しいという反応も少なくありませんでしたが、徐々にではありますが、最近は問い合わせ件数も減少傾向にあります。
✓近い将来、全員が当たり前に使っていけるのではと感じております。

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